5 dicas para otimizar gestão de documentos no RH

O departamento de RH não costuma receber a devida atenção que merece, dado à falta de reconhecimento dos gestores diante da importância de tal setor dentro da empresa.

Além de recrutar, avaliar currículos, efetivar ou demitir, estão as outras funções que andam lado a lado com todo o funcionamento da empresa. Ele ajuda a organizar a companhia e os seus funcionários, trabalhando com pilhas de documentos inestimáveis, que, se extraviados, podem causar um rombo gigantesco na empresa junto a ações trabalhistas.

Para ajudar a coordenar esse departamento tão estratégico, elaboramos um pequeno guia com 5 dicas para otimizar a gestão de documentos no RH. Assim, você garante que terá acesso a todas as informações que precisa no momento em que são requisitadas. Confira!

5 dicas para otimizar a gestão de documentos no RH

1. Crie um workflow

O fluxo de trabalho é um conceito que vem ganhando espaço no mundo corporativo por ser uma das maneiras mais eficientes de se manter o controle em um setor. Trata-se de criar regras e passos a serem seguidos por toda a equipe.

Para a gestão de documentos no RH, pense em tudo que deve ser feito quando um funcionário solicita por antecipar as férias. Em um ambiente ideal, é necessário preencher um formulário específico e encaminhar para o departamento de recursos humanos, que irá analisar o pedido, dar entrada e repassar ao gestor responsável pela empresa. Esse é um exemplo de workflow.

Quando o formulário preenchido com as razões do pedido, data de saída, data de retorno, remuneração durante o período e outros dados é entregue ao RH, ele saberá o que fazer exatamente e como arquivar esse documento para consultas futuras. Caso perca o rastro dos documentos, basta consultar o workflow para descobrir o paradeiro dos mesmos.

2. Estabeleça a comunicação

Esse é outro ponto importante para qualquer departamento: a comunicação. Sem ela, é impossível manter uma companhia coesa e perseguindo os mesmos ideais. Dentro na gestão de documentos do RH não é diferente.

Dependendo do tamanho do seu negócio, há mais de um funcionário responsável por arquivar documentos e gerenciá-los. Para que toda a equipe saiba exatamente como localizar cada dado, é importante estimular e aprimorar a comunicação entre os mesmos, seja através de palestras, cursos ou até mesmo softwares específicos para essa função.

3. Preste atenção na segurança

Nem todos os funcionários devem ter acesso ao RH. Lembre-se: essa é uma área estratégica e importante da empresa. Documentos extraviados ou danificados podem significar graves problemas e entraves legais para a companhia no futuro. Por isso a gestão de documentos no RH é tão importante.

Defina quais pessoas são autorizadas a acessar os documentos e garanta que apenas elas possam consultá-los. As estratégias são inúmeras, e a tecnologia avança rapidamente para trazer soluções cada vez mais aperfeiçoadas.

4. Foque na transformação digital do RH

Muitas companhias que buscam crescer e se destacar no mercado já estão entrando de cabeça nessas práticas. Trata-se de digitalizar todas as informações importantes e documentos essenciais, tornando a gestão de documentos no RH eficiente e a consulta simples e fácil para os colaboradores que deles necessitam.

1. Defina quais documentos são os mais importantes;
2. Crie um workflow para digitalizá-los corretamente;
3. Conheça um software de gestão de documentos eficientes.

5. Invista em um sistema GED – Gestão de documentos no RH

Os sistemas de Gerenciamento Eletrônicos de Documentos (GEDs) são os grandes protagonistas na transformação digital. Como citado, são eles que irão coordenar e gerenciar todas as informações do RH na tela do computador.

Em uma interface única, coesa e atualizada em tempo real, todos os setores da empresa que necessitam de documentos serão interligados, garantindo a facilidade no acesso, armazenamento e busca de arquivos.

O GED do Grupo Gerenciar é um software especializado que atua garantindo total segurança e integridade das informações mais importantes da sua empresa, permitindo que estejam sempre disponíveis e de fácil acesso para o pessoal autorizado. Garantindo o gerenciamento das informações do seu RH de ponta a ponta.

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