Como prover segurança e confiança no setor Contábil em 5 passos

O setor contábil nas empresas exerce função fundamental e executa atividades obrigatórias, acessórias e promoção de informações gerenciais relevantes para a alta gestão. Essas informações são a base para o processo de tomada de decisão e, por isso, deve haver total integridade em seu sistema de gerenciamento.

Nós do Grupo Gerenciar entendemos que o setor contábil deve ter um cenário propício ao desenvolvimento das atividades empresariais, por isso, preparamos este artigo em que abordaremos os 5 passos para prover segurança e confiança no setor contábil da sua empresa.

1 — Métodos de garantia de segurança

Será considerado um ambiente seguro para os documentos de uma área, setor ou toda empresa, aquele que protege e restringe o seu acesso, tornando-o acessível somente às pessoas que estejam devidamente autorizadas. Além da autorização, é preciso que seja registrada todas as informações relacionadas a cada acesso, como o nome de quem acessou, data e hora de acesso, se foi realizado em meio físico ou digital, etc.

Isso é fundamental para o setor contábil, pois essa área é responsável por registrar todas as informações financeiras e patrimoniais da empresa, ou seja, uma área com informações sensíveis e sigilosas.

2 — Responsabilidade sobre o documento

O setor contábil produz e acessa muitos documentos, de modo que, em inúmeros casos é necessário realizar a segmentação de responsabilidade sobre cada documento.

Essa abordagem de responsabilidade sobre o documento possibilita um ambiente de maior segurança e confiança, pois há descentralização sobre cada natureza de informação e documento.

Para que isso seja possível, é importante que a empresa adote um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos — GED, de modo que essa plataforma registre todas as movimentações responsáveis sobre cada documento.

3 — Sistema totalmente adaptado à necessidade

As atividades do setor contábil apresentam muitas peculiaridades e, por essa razão, todos os sistemas devem ser totalmente adaptados para cada uma das suas necessidades, principalmente o GED, para que, assim, tenha formas de prover e promover segurança e confiança das informações e atividades dessa área.

Além disso, um sistema que atenda a todas as necessidades do setor contábil permite que toda a empresa tenha operações e resultados cada vez melhores estruturados, sempre com foco no seu modelo de negócio.

4 — Sistema GED atualizado

Como dito no tópico 2, um sistema GED é essencial para o bom desempenho em segurança e confiança com foco no setor contábil. Porém, para que essa plataforma tenha êxito na sua proposta, é necessário que esteja sempre atualizada, pois a cada versão disponibilizada são implementados recursos de melhorias e correções de falhas.

5 — Agilidade no acesso à informação

As informações são o elemento base para a gestão dos empreendimentos, assim, seu acesso deve ocorrer de forma ágil e efetiva, poupando tempo, recursos físicos e de pessoal. No ambiente do setor contábil, essa agilidade de acesso à informação é primordial, pois a área é responsável por fornecer informações de grande relevância para vários setores da organização e órgãos fiscalizadores.

Nesse contexto, adotar um sistema GED proporciona o grande benefício de agilidade no acesso às informações, com presteza e confiabilidade. No entanto, para que essa agilidade seja atingida, é preciso indexar os documentos de forma adequada, para que, assim, ao realizar uma busca você obtenha o resultado dos registros que realmente necessita visualizar e manipular.

Acesse este outro artigo para saber mais desse tema: Saiba como um sistema GED otimiza a busca de documentos nas empresas.

Assim, ao seguir os 5 passos citados nesse artigo, certamente, você terá um ambiente adequado à promoção de segurança e confiança no setor contábil da sua empresa.

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