FALE CONOSCO
FALE CONOSCO
FALE CONOSCO
FALE CONOSCO

5 dicas de como manusear melhor os documentos da minha empresa

Como manusear melhor os documentos
08 fev 2019
Arquivamento, Arquivar, Documentos, Ged Contabil, Ged Contabilidade, GED Coopetativa de credito, GED Hospitais, Ged nas nuvens, GED/ECM, Gestão documental, Organização, Terceirização de documentos
Nenhum comentário

Avatar for Grupo Gerenciar Grupo Gerenciar

Depois de um dia intenso de trabalho, olhar para a mesa e perceber a quantidade de documentos e pastas desordenadas causa certa angústia para a maioria dos profissionais.

A dificuldade de encontrar um documento importante, ou perder algo que não deveria ser perdido, pode ser um verdadeiro pesadelo. A organização e a indexação dos documentos para a empresa devem ser prioridade para que haja o bom fluxo de trabalho.

Pensando em melhorar o dia a dia dos profissionais e a maneira como eles se relacionam com os papeis, vamos dar dicas de como manusear melhor os documentos. Confira!

Como manusear melhor os documentos: 5 dicas

1. Organize os documentos, deixe junto o que tem que estar junto, e separado o que deve está separado

Gerenciar documentos vai muito além de guardá-los em uma pasta, gaveta ou armário. Esta ação é a última diante de todas as outras etapas importantes dentro deste processo. A palavra organização deve ser a primeira a nortear a maneira como sua empresa se relaciona com os documentos.

Todos os documentos produzidos seguem um tema e um propósito, e estas informações são essenciais para que a organização seja lógica e de fácil manuseio quando for preciso. Portanto, todos os memorandos, relatórios, ofícios, avaliações e demais demandas precisam ser separadas segundo os seus assuntos gerais. Este é um dos princípios mais básicos da arquivologia.

2. Coloque uma regra de procura, Data, Tipo Documental e urgência

Uma vez que os documentos estão separados seguindo seus temas correlatos, o passo seguinte é organizar por critérios específicos. O tipo de padrão que será adotado deve estar de acordo com as necessidades da empresa, por isso, conhecer bem o fluxo de trabalho ajuda a separar melhor. Então, propõe-se que, de uma maneira lógica, haja regras segundo o tipo de documento, urgência, data ou qualquer outro parâmetro facilitador para o seu trabalho.

3. Limpe os documentos, nada de sujeira ou poeira, e armazene em uma pasta ou saquinho plástico

Não dê chance para que as traças, cupins e outros insetos destruam os seus documentos, uma vez que trabalhos inteiros podem ser perdidos, sem chances de recuperação. E não são somente os vetores que colocam em risco a integridades dos documentos: manusear de maneira incorreta os documentos também é um grande vilão. Aqueles que têm o hábito de fazer refeições diante dos documentos correm sempre o risco de vê-los respingados e danificados.

Antes de guardar, é necessário se certificar que eles estão limpos e em perfeito estado. Esta é uma responsabilidade que não pode ser tida por menos. Deste modo, o ideal é armazenar em pastas resistentes ou mesmo dentro de saquinhos plásticos. Assim, a integridade do documento pode ser mantida.

4. Use o sistema GED Gerenciar

Para não se perder ou para não perder um documento importante em meio a tantas caixas e pastas, opte por utilizar um sistema de gestão especializado. O GED Gerenciar proporciona facilidade e eficiência na busca de documentos da empresa, além de ganho de tempo, agilidade e aproveitamento do espaço físico. Portanto, se é possível contar com um auxílio profissional nesta etapa, não se pode incorrer na negligência e na falta de responsabilidade com o arquivamento dos documentos.

5. Armazene em pastas separadas, da mesma forma que separou o documento físico

Os princípios e critérios de organização dos documentos em ferramentas digitais seguem os mesmos daqueles abordados nos documentos físicos. Una os documentos semelhantes.

Além disso, tenha regras lógicas e personalizadas para a empresa segundo a procura, proximidade de data, tipos de documentos e urgências. Mesmo em pastas separadas virtuais, a organização permanece sendo o principal norteador da gestão de documentos.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

Recommended Posts

Powered by  GDPR Cookie Compliance
Visão geral da privacidade

Cookies e Sua Privacidade

Este site usa cookies para que possamos oferecer a melhor experiência de usuário possível. Quando você visitar qualquer site da web, pode armazenar ou recuperar informações em seu navegador, principalmente na forma de cookies. Esta informação pode ser sobre você, suas preferências ou o dispositivo e é usado principalmente para fazer funcionar o site como você espera que ele. A informação não costuma identificá-lo diretamente, mas pode dar-lhe uma experiência web mais personalizada.

Porque nós respeitamos seu direito à privacidade, você pode optar por não permitir alguns tipos de cookies. Clique nas categorias ao lado para saber mais e mudar as nossas configurações padrão. No entanto, alguns tipos de bloqueio de cookies pode afetar sua experiência no site e os serviços que são capazes de oferecer.