A importância da gestão de documentos no âmbito jurídico

O fenômeno da globalização afetou diretamente o ambiente jurídico, especialmente na questão do fluxo elevado de informações e da necessidade de um acesso a elas cada vez mais dinâmico. Este conjunto de fatores fez com que a gestão de documentos ganhasse uma nova forma no âmbito jurídico.

Isso se deve propriamente ao advento da tecnologia, ainda que escritórios de advocacia e órgãos jurídicos lidem com frequência com um grande volume de documentos físicos, o que reforça a necessidade de uma gestão correta e efetiva. Por este motivo, a gestão de documentos se faz necessária para tornar os processos mais eficazes, sem que haja erros que comprometam a saúde da atividade.

Como a gestão de documentos facilita o trabalho?

A informação possui enorme relevância no cenário das decisões jurídicas. E a organização documental, seja física ou digital, é imprescindível para estudos de casos ou provas judiciais. Mas como ela se aplica no dia a dia dos escritórios?

Mapeamento dos processos

Em primeiro lugar, a gestão de documentos favorece o mapeamento dos processos, otimizando o trabalho no escritório. Desta forma, é possível checar os prazos e os clientes, separar os processos por tipo jurídico (cível, penal, administrativo, etc), entre outras possibilidades.

Categorização

Complementando a atividade anterior, é possível classificar os documentos pelos critérios relevantes a serem estabelecidos. Ou seja, a partir dessa divisão no espaço físico, torna-se muito mais simples buscar uma informação e também preservar o documento físico.

A tecnologia como aliada na gestão documental

Na era da informação, os documentos digitais já são uma realidade e já são usados tão corriqueiramente quanto o físico. Existem softwares e hardwares específicos que trabalham com todo o processo de armazenamento, localização e gerenciamento das versões digitais dos documentos. Neste cenário, a tecnologia é uma aliada valiosa para ganhar tempo e eficiência através da digitalização destes documentos, processo conhecido como Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Na transposição do físico para o digital, são muitos os fatores que precisam ser levados em conta para que a organização se transforme em um bom gerenciamento. Em geral, é preciso separar cada documento conforme os contratos, descrever a documentação, classificar os documentos de acordo com sua data e, por fim, a digitalização.

A importância de um bom gestor

A expertise do profissional desta área, demanda que ele saiba quais documentos precisam ser armazenados, como guardá-los adequadamente e por quanto tempo ele precisa ser preservado. Com o advento das novas tecnologias, é claro que este profissional também precisa ser treinado em relação aos processos que facilitem a rotina e aumentam a produtividade.

Gerenciar documentações jurídicas é uma tarefa extremamente complexa, que exige entendimento jurídico e agilidade para que a organização não perca nenhum documento.

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