Gestão documental nas cooperativas de crédito

Um dos fundamentos da gestão é a organização e o bom funcionamento. Quando pensamos em uma empresa como uma cooperativa de crédito, onde os arquivos e documentos são essenciais, esses princípios se tornam ainda mais importantes. As soluções corretas de gerenciamento de documentos permitem que essas instituições capturem e extraiam facilmente informações vitais de qualquer arquivo, seja ele físico ou digital.

A importância da gestão documental

Organizar os documentos em um local adequado é essencial para aumentar sua vida útil, além de mantê-los seguros, já que as cooperativas de crédito armazenam informações importantes tanto da própria empresa quanto de clientes. Por isso, todo cuidado é imprescindível para evitar que os registros sejam perdidos.

A gestão documental é importante, pois faz parte da gestão administrativa como um todo e busca garantir não apenas a eficácia no desenvolvimento das atividades, como também fortalecer a organização.

Além disso, as soluções de gerenciamento documental têm se mostrado eficazes em instituições financeiras e cooperativas de crédito em todo o país. Com essa estratégia, as cooperativas podem experimentar:

  • Redução nos custos de preparação de documentos com melhor extração de dados em tempo real;
  • Redução na sobrecarga de verificação com lotes automáticos e custos de licença reduzidos;
  • Utilização do mesmo fluxo de trabalho e regras de negócios para captura eletrônica de documentos;
  • Risco seguro, compatível e reduzido com um ambiente de captura padrão para todas as fontes de entrada.

Soluções de gestão documental para beneficiar sua cooperativa

Uma estratégia de gestão de documentos eficaz pode proporcionar vários benefícios para sua empresa, tais como:

Ciclos Acelerados de Processamento de Documentos

As soluções de gerenciamento de documentos podem acelerar o ciclo de processamento de documentos, otimizando a disponibilidade de fundos por meio da digitalização combinada de vários tipos de documentos, da extração de informações ou da indexação automatizada de documento. Uma cooperativa é uma instituição com rápida evolução e necessita de um sistema ágil e eficiente.

Atendimento ao cliente de primeira linha

Para as cooperativas de crédito, as soluções de gerenciamento de documentos oferecem um grande benefício, pois podem ajudar a resolver com rapidez e precisão as consultas de informações valiosas contidas nos documentos de clientes. Isso porque o próprio sistema possui seus mecanismos de indexação.

Melhoria da tomada de decisões

O gerenciamento de documentos permite que você obtenha uma visão mais completa e precisa da atividade do cliente. Isso significa relatórios mais completos e oportunos por sistemas de recebimento de dados e menos exceções.

Etapas da gestão documental

Captura de documentos de qualquer origem

A captura de documentos está relacionada ao processo de digitalização de documentos. Para isso, são utilizados equipamentos de alta tecnologia (scanners de alta produção, computadores, microfilmadora eletrônica, entre outros) e mão de obra qualificada e especializada para que toda a operação seja realizada com a máxima eficiência e sem danos à documentação.

Dentro desse processo, utiliza-se a indexação, um sistema que utiliza palavras-chaves relacionadas ao documento a fim de facilitar seu rastreamento posterior. Os termos são adicionados aos metadados do documento, como número do pedido ou número do cliente, que facilitam a localização desses documentos.

Captura de documentos em papel

A captura de documentos em papel é feita por meio de escaneamento. Um software ligado a ele possui a capacidade de tratar aspectos importantes desse processo, como a retenção, o processamento, a validação e o gerenciamento de todo o conteúdo gerado.

Além de otimizar essa captura, fazendo com que documentos em papel tenham uma versão digital, o processo de indexação é feito automaticamente. Isso facilita a organização e o acesso quando necessário.

Captura de relatórios gerados pelo sistema

Sistemas de negócios geram relatórios, que contêm informações importantes desde níveis de estoque em um depósito até tendências de vendas. Um sistema de gerenciamento de documentos oferece a capacidade de capturar esses dados gerados pelo sistema automaticamente. Com isso, é mais prático disponibilizá-los para seus gerentes e equipes de vendas mais rapidamente.

Armazenamento Central de Documentos

Os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos precisam ter um armazenamento central de documentos. Isso é crucial para gerenciar e reter documentos que possuam origens diversas.

Acesso Central

Atualmente, o acesso imediato a documentos é essencial em qualquer lugar. Afinal, eles são usados para tomar decisões todos os dias. Um sistema de gerenciamento de documentos permite que funcionários designados acessem documentos onde quer que estejam. Isso pode ser feito no local ou utilizando armazenamento de documentos baseado em nuvem.

Documento de Segurança

A segurança do documento é tão importante quanto o acesso central. Um sistema de gerenciamento de documentos oferece segurança em duas formas principais.

A primeira é incorporar o controle de versão. Para alguns documentos, você vai precisar da capacidade de fazer revisões realizando marcações. Em alguns casos, é necessário reverter essas revisões caso algum erro seja cometido, o que significa acompanhar quais alterações foram feitas e quando.

A segunda forma está relacionada aos sistemas de gerenciamento de documentos que incluem permissões para que você possa controlar o acesso. Isso significa que você determina quem pode ter acesso a determinados documentos e definir permissões de usuário para criar, revisar, visualizar, rotear ou excluir documentos.

Recuperação e Distribuição de Documentos

Os sistemas de gerenciamento de documentos precisam incluir recuperação e distribuição de documentos. Isso é importante para garantir que você possa utilizar e compartilhar seus documentos.

Recuperação de Documentos

Os sistemas de gerenciamento de documentos precisam de um mecanismo de recuperação rápido e ágil para que o acesso a essas informações não seja comprometido.

Isso é possível graças aos sistemas que fornecem os recursos de pesquisa para recuperar um documento em qualquer pesquisa de palavras-chave. Usar as teclas de índice certas garante que você poderá recuperar um documento.

Distribuição de documentos

A distribuição de documentos é um componente essencial de qualquer sistema de gestão desses dados. É a maneira que você pode utilizar para enviar documentos para clientes, fornecedores e até funcionários. Além disso, os sistemas de gerenciamento oferecem a capacidade de distribuir documentos da maneira que você precisar, como por e-mail.

Automação de Processos e Workflow

Workflow é um termo inglês que significa fluxo de trabalho. Está relacionado à automação dos processos em qualquer negócio, em que informações, tarefas e documentos seguem uma hierarquia pré-determinada de acordo com regras estabelecidas, a fim de que cada colaborador receba esses arquivos de forma ordenada e organizada. Atualmente, grande parte de qualquer workflow é sistematizada pela tecnologia da informação (TI).

Um sistema de gerenciamento de documentos eficiente permite automatizar processos manuais e fluxos de trabalho, e os atuais sistemas de documentos precisam ser capazes de processar conteúdo comercial digital, incluindo fluxos de trabalho.

Integrar seu sistema de gerenciamento de documentos ao seu ERP é outra ótima maneira de automatizar fluxos de trabalho. Quando um pedido é originado no seu ERP, ele pode acionar um fluxo de trabalho no sistema de gerenciamento de documentos. Esse fluxo de trabalho levará o pedido por meio de um processo de aprovação e será processado automaticamente.

Por que contar com a consultoria de uma empresa?

Para que a cooperativa de crédito tenha a gestão mais adequada de seus documentos, é essencial que esse processo seja feito com segurança e organização. Isso é obtido com administração especializada e gerenciamento qualificado feito com um sistema capaz de atender às demandas.

Por isso, é essencial contar com o serviço de uma consultoria especializada, capaz de fazer a análise criteriosa de conteúdos que serão arquivados. Isso garante o armazenamento ideal e a gestão mais eficiente de documentos.

A fim de oferecer mais segurança, uma consultoria em gestão documental também é capaz de realizar o gerenciamento adequado de seus documentos, com organização e controle. Além disso, uma empresa com essa especialização possui serviços de custódia, que mantém toda a documentação protegida.

Gestão de documentos: uma solução inteligente

Assim, para que cooperativas de crédito possam ter mais segurança e tranquilidade na hora de gerir seus documentos, é importante contratar uma gestão especializada. É uma maneira inteligente de organizar e gerenciar arquivos e informações essenciais para gestores e clientes.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira as nossas soluções. Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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