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Por que a organização de documentos é essencial para obras civis?

Por que a organização de documentos é essencial para obras civis?
13 maio 2019
Arquivamento, Arquivar, Arquivo Digital, Digitalização, Documentos, GED/ECM, Gestão documental, Organização, Software, Tecnologia, Terceirização de documentos, Workflow
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Cada vez mais as empresas estão se dando conta da importância da gestão documental. No caso do setor de construção, a organização de documentos é essencial nas obras civis.

Seja para garantir que determinado reparo foi feito ou até para provar custos, é primordial que empreendimentos deste setor organizem suas informações. Um cuidado maior com isso garante a ausência de dores de cabeça burocráticas.

Planejamento de obras

Uma obra, independente do tamanho, envolve certo planejamento. São vários passos que precisam ser seguidos para que o resultado final seja satisfatório. Em casos de obras públicas, antes de tudo são feitos estudos de viabilidade econômica e técnica, por exemplo. Depois o plano se estende bastante.

Verificado o tamanho do orçamento e a possibilidade da obra ser feita, os seguintes fatores são considerados:

  • operação e logística;
  • prazos e cronograma;
  • gestão ambiental;
  • controle de orçamento e muito mais.

Canteiro de obras

Mesmo quando o primeiro montante de cimento chega ao local da obra, a documentação continua sendo importante. Além do trabalho braçal, obras de médio e grande porte geralmente continuam com uma parte administrativa no canteiro.

No local são feitas, por exemplo, a gestão da qualidade dos produtos e serviços e gestão de pessoas. Além disso, é preciso realizar o controle da segurança, verificar processos e etc.

Circulação de informações

O vai e vem de pessoas, carrinhos de mão e massa corrida também representa um vai e vem de informações. Neste caso, a organização de documentos será essencial para que tudo esteja, inclusive, dentro dos cronogramas estabelecidos.

Garantir que tudo está sendo documentado e acompanhado é a chave para que não ocorram atrasos ou até mesmo que orçamentos sejam estourados. E quando a gestão documental está aliada à tecnologia, com digitalizações, indexações e salvamentos em nuvem, o trabalho fica ainda mais seguro.

Uma gestão documental eficiente evita retrabalhos, dá segurança para as ações dos funcionários e protege até mesmo juridicamente as empresa.

A gestão de documentos nas obras evita grandes transtornos

Um caso recente ocorrido em São Paulo é bastante emblemático para lembrar porque a organização de documentos é essencial para obras civis. Em 15 de novembro de 2018, um viaduto na Zona Oeste da cidade cedeu dois metros.

Para tentar verificar a causa do problema, engenheiros da Prefeitura foram atrás do projeto original da construção. Foi descoberto, então, que o documento estava em uma pilha de papel em um galpão da cidade. Foram 12 dias até que o projeto fosse encontrado no meio da papelada desorganizada.

O caso por si só demonstra a importância de realizar uma gestão documental profissional. Manter as informações registradas e indexadas facilita o rastreamento e pode dar respostas rápidas.

A ação rápida é importante em casos mais leves até outros mais graves como o ocorrido em São Paulo. Como as obras envolvem vidas humanas, é preciso ter responsabilidade em todos os processos.

Gerenciar atuando na gestão documental de sua obra

A organização de documentos é um negócio muito sério e se não for feito corretamente, pode acarretar em sérios problemas. Por isso é importante, neste sentido, contar com uma empresa com know-how.

A Gerenciar possui tecnologia para realizar a gestão eletrônica das informações e conta com profissionais qualificados para cuidar de qualquer demanda do ramo.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

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