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Como reduzir custos na sua empresa terceirizando a guarda física de documentos?

terceirização da guarda física de documentos - pilha de documentos
21 maio 2019
Arquivamento, Arquivar, Documentos, Gestão documental, Organização, Terceirização de documentos
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No dia a dia de uma empresa, é muito comum que, ao fim de uma jornada de trabalho, as mesas e os armários dos setores estejam envolvidos em diversos papeis e documentos. Eles são o resultado de todas as decisões, métricas, relatórios, notas, contratos e diversos outros tipos de materiais. Da sua organização e segurança depende o bom fluxo de atividades e decisões da empresa. Por isso, a guarda física deles por uma empresa terceirizada é uma boa estratégia para se reduzir custos.

Terceirização da guarda física de documentos e produtividade de pessoal

A gestão dos documentos está diretamente relacionada à produtividade dos colaboradores e de toda a empresa no geral. Em razão da melhora do fluxo e do espaço, há a potencialização de resultados, o que contribui positivamente para o crescimento e desenvolvimento da empresa. Pilhas e pilhas de papéis estocados dentro de uma sala atrapalham não só a locomoção de pessoal, mas o conforto para as análises e discussões importantes.

A melhora na produtividade garante maior desenvolvimento econômico, principalmente para aquelas empresas que têm uma grande estrutura burocrática. Administrar e armazenar todos estes papéis por sua própria conta leva a muitas dificuldades na hora de tomar decisões, das mais simples às mais importantes. Por isso, a terceirização do armazenamento dos documentos se apresenta com uma excelente opção na administração deste processo.

Segurança no armazenamento

A redução dos custos acontece também porque seus documentos ficam ainda mais seguros. Não é preciso se preocupar com a produção e o armazenamento de cópias de segurança para os documentos, uma vez que a empresa terceirizada conta com profissionais experientes e destacados para fazer a guarda em todo o momento deles. Todo o parque de boxes e galpões são continuamente monitorados e os profissionais podem orientar na hora de fazer consultas aos documentos.

Prevenção de desastres

Há ainda que considerar como economia o fato de que terceirizar a guarda física dos documentos possa ser uma forma de se prevenir contra possíveis desastres. Uma empresa deve estar preocupada com o controle de incêndios, inundações ou a ação de vetores como cupins, ratos e baratas. Quando algo relativo a isto acontece, a perda de informação pode ser inestimável. Para não incorrer nestes riscos, retirá-los da empresa e guardá-los em um local especializado é uma estratégia eficiente e segura.

A segurança garante a continuidade dos negócios, uma vez que estes espaços terceirizados contam com toda a tecnologia disponível para a prevenção de desastres e com profissionais treinados para estes tipos de casos. Os boxes são protegidos por sistemas avançados e vigiados 24 horas através de câmeras e por seguranças que cobrem o espaço. Ao menor sinal de ameaça, soluções podem ser tomadas com rapidez e segurança.

Espaço, comodidade e produtividade

Com os espaços internos mais livres para a circulação e a organização de mesas e armários, o trabalho ganha em fluidez. Pode parecer algo sem relevância para muitos, mas a comodidade do profissional leva a melhora de sua produtividade.

Por não ter que desviar de caixas e pilhas de papeis, por poder visualizar todos os seus processos e administrar estrategicamente o seu dia, a empresa ganha com boas soluções e economia. Afinal, são menos profissionais afastados por questões de saúde e mais felizes e satisfeitos por estar ali.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

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