Gerenciamento de documentos: Conheça as melhores práticas

O gerenciamento de documentos consiste em um conjunto de práticas para garantir o gerenciamento de documentos e a preservação adequada das informações que fazem parte de uma instituição. Como sabemos, todo ambiente corporativo gera uma quantidade considerável de arquivos.

Organizá-los de maneira eficiente pode trazer grandes benefícios para a sua empresa, como agilidade na localização de registros, segurança jurídica e redução de custos.

Para que isso aconteça, entretanto, é necessário estimular boas práticas administrativas, algo inerente a qualquer processo de uma gestão verdadeiramente assertiva. Mesmo em menor escala, ainda há negligência do empresariado em torno da gestão de documentos, o que traz sérios riscos para qualquer negócio.

Melhores práticas para o gerenciamento de documentos da sua empresa

Para que a gestão de documentos realmente facilite a vida da sua empresa, nós vamos te mostrar as melhores práticas para o gerenciamento de documentos da sua empresa com eficiência. Confira:

Digitalização dos documentos

Os avanços tecnológicos revolucionaram as rotinas de praticamente todos os serviços, inclusive na gestão de documentos. Neste contexto, a digitalização de documentos passou a ser uma das melhores práticas deste tipo de gestão.

Além de dinamizar o acesso a essas informações (ao alcance de uma simples pesquisa em um software), a gestão eletrônica de documentos ainda reduz a utilização de papel, contribuindo para o meio ambiente e para o seu bolso, já que as impressões de cópias envolvem custos. No entanto, é preciso destacar que a prática não substitui a existência do espaço físico, tema do próximo tópico.

Tenha um espaço organizado

Como a digitalização de documentos não substitui o documento original físico, o mínimo que sua empresa precisa dispor é de um espaço exclusivo e organizado, com padrões de armazenagem bem definidos.

Há situações, por exemplo, em que você precisa consultar e apresentar informações documentais para agentes fiscalizadores. Mas se o seu espaço de arquivo se assemelhar a um depósito, com pilhas de documentos simplesmente jogados, você corre risco de perder tempo e dinheiro.

É preciso estabelecer critérios, com prateleiras bem identificadas e separação inteligente através de categorias e subcategorias.

Uma outra opção, que têm se mostrado bastante viável é a terceirização da guarda dos documentos físicos, onde uma empresa especializada armazena os arquivos, aplicando conforme o contrato firmado entre ambas, todo o tratamento arquivístico definido pela gestão dos documentos.

Atenção para a temporalidade dos documentos

Uma boa gestão de documentos também engloba a temporalidade deles, ou seja, o período em que é obrigatório armazená-lo em meio físico. Extratos bancários, por exemplo, devem ser guardados por cinco anos. Já os documentos que comprovam quitações com a Previdência precisam ser guardados por 30 anos.

Um serviço bastante requisitado pelas empresas é a criação de um plano de classificação e a tabela de temporalidade. Este material que garante a segurança jurídica para a eliminação dos documentos não vigentes pode ser desenvolvido tanto por uma empresa especializada como o Grupo Gerenciar, como pela consultoria de um profissional arquivista, juntamente com os departamentos responsáveis pelo documento, considerando além da legislação específica para cada documento, também as pendências legais e judiciais envolvendo os registros.

Políticas de uso

Também é fundamental ter processos bem definidos quanto ao uso e transporte de documentos. Ou seja, o acesso a determinados arquivos deve estar diretamente ligado à hierarquia estabelecida na organização.

Isso é ainda mais fácil de ser controlado no meio digital, onde é possível criar níveis de acesso desde um colaborador comum até o líder da empresa. Isso trará segurança em termos de desaparecimentos ou deteriorações de documentos.

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