Gestão e Digitalização de Prontuário Médico: mais agilidade para clínicas e hospitais

Além de não ser ecologicamente sustentável, o papel praticamente não faz mais sentido em diversos contextos. Hoje é quase tudo digital. Com o avanço da tecnologia, a escolha por reduzir papéis em rotinas administrativas é motivada não só por razões ecológicas, mas por alguns fatores como, por exemplo, a redução de custos e a facilidade no acesso e organização das informações.

Com a enorme quantidade de documentos emitidos diariamente, como prontuários médicos e relatórios de exames realizados é possível entender a necessidade urgente de uma boa gestão documental no contexto das instituições médicas como clínicas e hospitais.

Lei nº 13.787 e suas exigências

Em 27 de dezembro de 2018, uma nova lei entrou em vigor instituindo novos parâmetros referentes à documentação digital voltada à área da saúde. Trata-se da Lei nº 13.787, que designa regulamentações a respeito da digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente. Esta lei junta-se à Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre a Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e que tem como objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade. Ambas serão responsáveis pelos novos regimentos referentes à documentação hospitalar.

A nova lei dispõe de sete artigos que constituem a possibilidade de eliminação do prontuário médico, em papel, desde que ele seja digitalizado e que este processo assegure a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento original. Além disso um processo de certificação digital emitido na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito deverá ser estabelecido com foco em segurança da informação.

De acordo com o artigo nº 6, os documentos originais poderão ser destruídos após a sua digitalização se decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro e após análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, especificamente criada para essa finalidade. Contudo, os documentos de valor histórico, assim identificados pela comissão, serão preservados de acordo com o disposto na legislação arquivística.

No entanto, ainda existe algumas questões em relação ao aprofundando de detalhes e padronizações referentes aos artigos apresentados na lei 13.787, porém existe uma grande oportunidade para as instituições hospitalares avaliarem o atual estágio do processo de digitalização e se prepararem estruturalmente para as mudanças.

Quais são os benefícios da gestão e digitalização de prontuário médico?

• Melhor atendimento ao paciente;
• Agilidade no acesso das informações com segurança, agilidade e facilidade;
• Eficiência nas tomadas de decisões assistenciais e administrativas;
• Economia de tempo e dinheiro;
• Possibilidade de compartilhamento dos documentos;
• Armazenamento dos arquivos em Nuvem, o que possibilita redução de espaço físico e permite o seu acesso de qualquer lugar;
• Redução do manuseio e desgaste do documento em papel;
• Agilidade na recuperação das informações;
• Segurança ao acessar e manusear as informações;
• Redução de gastos com o uso de papel e diminuição de impressão de cópias aplicando assim o conceito paperless;
• Redução de problemas relacionados ao uso do prontuário em papel como perdas e extravios;
• Padronização de processos;
• Segurança nas informações com auditoria de todas as ações de cada usuário;
• Agilização de processos com a criação de fluxos inteligentes (workflow) de aprovação entre departamentos;
• E muito mais.

A solução ideal

É importante encontrar uma solução ideal que atenda às exigências e políticas de segurança de dados da sua empresa, a Gerenciar é uma empresa que oferece a gestão completa para seus documentos, digitalização, sistema informatizado para a guarda, armazenamento e o manuseio de prontuário médico de paciente. Através de um estudo realizado com os colaboradores responsáveis pelo arquivo, criamos um Manual de Gestão Documental (MGD) específico para cada instituição médica. O Grupo Gerenciar conta com um software próprio de Gestão Eletrônica de Documentos – GED, possibilitando assim uma customização para que a sua demanda seja sempre atendida.

O Grupo Gerenciar está sempre buscando soluções para não apenas se adequar a legislação, mas também garantir a segurança, a agilidade no acesso às informações e desenvolver ganhos de produtividade para a sua instituição hospitalar.

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