Como classificar os tipos de documentos

Saber como classificar os tipos de documentos de uma empresa pode facilitar muito sua organização e, consequentemente, otimizar os resultados de empresas de todos os tamanhos.

A classificação usada por cada empresa varia bastante a depender de seus serviços mas, em geral, existem padrões que podem auxiliá-la na hora de manter cada dado onde ele deveria estar.

Para conhecer esses padrões é preciso compreender um pouco mais sobre as formas de organizar documentos de uma empresa.

Classificar os tipos de documentos – organização

Até mesmo para utilizar os padrões de classificação pré-existentes de documentos é preciso trabalhar com sistemas que permitam agilidade e os melhores resultados possíveis de categorização.

Por isso, os dias de usar papéis na empresa devem ficar para trás – especialmente tendo em vista que existem, hoje, tantas opções tecnológicas e mais versáteis do que essa.

Especialmente empresas que estão começando agora já devem se focar em fazê-lo apostando diretamente em um arquivamento organizado e completo, que otimize seus processos e evite problemas a curto prazo.

  • A melhor forma de fazer isso é através do sistema paperless, um sistema que reduz ao máximo a quantidade de papel usada nas empresas e, com isso, permite que seja possível otimizar seus resultados.

Ou seja, até mesmo na hora de

Tipos de documentos

Existem 4 principais formas de se classificar documentos: por espécie, gênero / formato, assunto e relevância.

O primeiro classifica os documentos a partir da origem das informações contidas nele, podendo ser combinado com outros métodos para gerar um resultado ainda melhor.

Já o segundo leva em conta o formato ou gênero documento. Por exemplo, documentos em vídeo são armazenados junto a outros documentos em vídeo, papéis são guardados junto com papéis, etc…

O terceiro usa o assunto dos documentos para categorizá-los. Temas semelhantes são armazenados juntos e permitem que uma informação qualquer seja encontrada com mais facilidade, especialmente se combinada com outros tipos de classificação.

Finalmente, a classificação por relevância colocar temas mais importantes em primeiro plano e os menos relevantes no final.

  • É preciso ficar atento ao escolher esse tipo de classificação, pois a relevância de determinadas informações pode mudar a qualquer momento.

Conhecendo todos os tipos de classificação, é hora de conhecer as vantagens de usar um sistema que assegure.

Segurança em primeiro lugar

Ao analisar as necessidades de sua empresa e escolher o tipo de classificação que mais a contempla, é chegada a hora de garantir que essa organização se mantenha segura.

Isso é impossível de ser feito ao utilizar-se de papel, uma vez que ele é um formato de documento que se perde com tempo (além de poder sofrer danos a qualquer momento) tornando essencial o uso do sistema paperless.

  • Ao apostar nesse sistema, pode-se contar com serviços como o software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), a digitalização de documentos e o ECM (Enterprise Content Management ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial) para garantir sua segurança.

  • Além disso, é possível contar com o desenvolvimento de software voltado para a gestão de documentos e com um bom software Workflow.

e funciona perfeitamente junto com um bom BPM (Business Process Management ou Gerenciamento de processos de negócio).

Com essas opções em mãos, além de classificar os tipos de documentos, você os armazena digitalmente e garante a eles não só toda a segurança possível, mas também uma excelente gestão documental para otimizar os resultados da sua empresa!

Isso é muito difícil de se garantir em se tratando do uso do papel sem auxilio de sistema voltado para a gestão documental, visto que este formato de documento se deteriora com o passar do tempo e pode se perder facilmente pela falta de monitoramento durante o manuseio. Dessa forma sistemas com conceito paperless nas empresas se mostra essencial.

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