Digitalização de documentos acadêmicos para Instituições de Ensino Superior

A digitalização de documentos acadêmicos para instituições de ensino superior é uma ferramenta revolucionária que deve ser adotada por qualquer instituição. Seja ela particular ou pública e que ofereça qualquer tipo de curso.

Hoje em dia está se tornando cada vez mais popular entre as instituições – e entre as empresas também – optar por documentos digitalizados. Isso porque, obviamente, é muito mais prático e compacto.

No entanto, ainda há instituições com metodologias ultrapassadas e com pensamentos errôneos sobre a digitalização de qualquer tipo de documento.

Esse artigo visa mostrar todos os pontos positivos sobre o assunto e esclarecer as principais questões sobre a digitalização. Além de mostrar como algo que parece tão simples pode ajudar tanto.

Há a necessidade da digitalização de documentos acadêmicos para instituições de ensino superior

Será que há a necessidade digitalização de documentos acadêmicos para instituições de ensino superior? A resposta é bem simples: com toda a certeza!

Instituições de ensino geram um valor enorme de papéis que nem sempre são necessários. É claro que ainda há situações onde o papel é indispensável (pelo menos por enquanto) como as provas.

No entanto, há diversos documentos que podem se manter apenas digitalizados sem que isso afete a organização (muito pelo contrário, a tendência é otimizar a gestão).

Por exemplo, logo no primeiro semestre são requeridos a cópia de vários documentos (RG, CPF, Título de eleitor, comprovante de residência, dentre outros).

Ao decorrer dos anos, mais diversos documentos começam a aparecer. O exemplo de apenas um cenário já é possível para elucidar o volume de papéis: o Trabalho de Conclusão de Curso (TCC).

Cada sala tem, em média, 20 alunos. Cada um desses alunos faz um trabalho com cerca de 50 páginas. Supondo que a faculdade tenha 10 cursos, isso já dá um volume de 10.000 folhas por semestre (para apenas 1 tipo de trabalho).

A digitalização de documentos acadêmicos para instituições de ensino superior não é necessária somente pelos dados dos alunos, mas por toda a documentação interna, que também não é pouca.

Como a gestão é beneficiada

A palavra “gestão” é muito conhecida dentro das empresas, principalmente das multinacionais. Entretanto, é preciso entender que qualquer tipo de ambiente de trabalho necessita de uma boa estratégia de gestão.

A seção de organização de documentos também precisa, mas poucos tomam consciência disso.

Todos os documentos devem estar o mais organizado possível, facilitando encontrar qualquer tipo de informação (mesmo que seja algum documento do 20 ou 30 anos atrás).

A digitalização de documentos acadêmicos para instituições de ensino superior também evita a perda de documentos e o acúmulo desnecessário de papel (assim como a diminuição da impressão).

A tendência é que os famosos “Arquivos” deixam de existir e sejam substituídos por versões digitais.

Muitas pessoas têm medo desse tipo de armazenamento, mas ele é seguro e, além disso, é possível recuperar os documentos na Nuvem a qualquer momento ou em caso de perda.

O Grupo Gerenciar tem a solução

Para digitalizar todos esses documentos não é nada, nada fácil. O volume é muito grande e tudo deve ser devidamente organizado para que, de fato, os arquivos fiquem acessíveis.

Fazer isso sem a ajuda de profissionais é complicado, pois o trabalho é muito grande e talvez não seja tão eficiente. Isso porque a digitalização não é tão simples quanto parece.

O Grupo Gerenciar é uma empresa que presta, com excelência, esse tipo de serviço. Além de digitalizar todos os documentos, estes também são organizados de forma personalizada.

Para mais informações sobre a digitalização de documentos acadêmicos para instituições de ensino superior, o site do Grupo Gerenciar mostra todos os serviços e a forma de contato.

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