Quais São Os Métodos De Arquivamento Seguro?

Empresas de todos os portes precisam investir em um arquivamento seguro, a fim de garantir que toda e qualquer informação necessária para o andamento dos negócios esteja sempre à mão.

É sabido que o arquivamento em pastas e papel está obsoleto e, hoje, existem diversas opções que permitem a aplicação de um sistema paperless e de diversos softwares que auxiliam ao guardar documentos.

Conhecendo um pouco mais sobre cada um desses sistemas, se torna mais simples garantir que haja não só segurança em seu processo de arquivamento, mas também praticidade e a obtenção de melhores resultados na empresa.

Arquivamento seguro – sistema paperless

O primeiro passo a ser tomado para garantir um arquivamento seguro é a adoção de um sistema paperless.

Um sistema desse tipo têm como função abolir ou minimizar o uso de papel de uma empresa, estimulando o acesso a opções mais tecnológicas e que facilitam o dia a dia de trabalho.

Além disso, sem o uso de papéis em grande volume, as empresas economizam mais, especialmente no que diz respeito à impressão e tinta.

Adotando esse sistema em uma empresa, se torna muito mais simples garantir que serviços voltados para uma boa gestão documental, que inclui naturalmente uma maior segurança para os arquivos, sejam adquiridos.

Confira mais sobre eles.

Serviços tecnológicos de gestão documental

Através do sistema paperless é possível ter acesso a uma infinidade de softwares e sistemas que visam otimizar a gestão documental de qualquer empresa. É possível citar:

  • Guarda de documentos
  • Software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
  • Digitalização de documentos
  • ECM (Enterprise Content Management ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial)
  • Desenvolvimento de software voltado para a gestão de documentos
  • Software Workflow (fluxo de trabalho) / BPM (Business Process Management ou Gerenciamento de processos de negócio)

Juntos, todos esses serviços cuidam do começo ao fim do processo de negócios e documentos de uma empresa – usando a chamada inteligência documental.

O GED, por exemplo, permite que a empresa consiga manter a gestão de informações da empresa constantemente atualizada e monitorada, enquanto o ECM trabalha para otimizar o que entra e sai do arquivamento de conteúdos.

É ideal trabalhar com mais de um deles de uma só vez para garantir segurança de verdade, uma vez que eles se complementam e permitem que haja o acesso às mais diversas vantagens do sistema paperless.

Vantagens do sistema paperless

A primeira vantagem do sistema paperless é justamente a que está sendo buscada: segurança.

Todos os sistemas e softwares usados para arquivar documentos de forma digital funcionam apenas sob permissão e reduzem ao máximo o acesso a qualquer tipo de usuário mal-intencionado, dentro ou fora da organização.

Além disso, seu sistema de backup permite que os documentos sejam recuperados caso qualquer dano ocorra no sistema.

Porém, além da segurança, conta-se com uma rentabilidade maior, uma vez que toda e qualquer informação necessária para que haja a otimização de um serviço é facilmente encontrada, sem ruídos na comunicação.

Isso também é possível uma vez que o sistema paperless minimiza a perda ou o dano de documentos essenciais para o rendimento empresarial.

Finalmente, pode-se citar uma maior praticidade e agilidade em cumprir tarefas, uma vez que a organização promovida pela gestão de documentos permite que eles estejam sempre no mesmo lugar.

Rentabilidade e agilidade- Arquivamento

Empresas de qualquer nicho precisam se modernizar e garantir que seus serviços sejam otimizados a fim de gerarem soluções para seu público.

Garantindo rentabilidade e agilidade através dos métodos e dicas acima citados, é certo que você poderá fazê-lo dia após dia, conquistando, além disso, o arquivamento seguro que busca!

 

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