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Como Manter a Boa Organização e Armazenamento de Documentos

Como Manter a Boa Organização e Armazenamento de Documentos
10 jan 2020
Organização
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A organização e armazenamento de documentos é um dos elementos mais importantes para a saúde empresarial. Porém, ao mesmo tempo, é uma das mais complexas e caras. Saber como indexar seus documentos é um importante diferencial para uma empresa.

Atualmente, o grande desafio das empresas de pequeno e médio porte é entender o que é importante ou não na hora de escolher o que armazenar e por quanto tempo. Claro, a forma de armazenamento não é menos preocupante.

Neste artigo, você vai entender melhor sobre a organização e armazenamento de documentos no mundo digital. Principalmente explicando como o ambiente digital pode lhe ajudar a indexar seus registros.

Qual é o maior desafio em organizar documentos?

Essa é uma pergunta importante, e não tem apenas uma resposta. O primeiro desafio de uma empresa na hora de gerenciar seus documentos é saber onde armazená-los. Por muito tempo, as pessoas armazenavam seus documentos em arquivos físicos.

Você já deve ter visto, em um filme ou série de TV, uma sala cheia de armários. Isso é um arquivo físico. A ideia de colocar todos os arquivos em um lugar físico foi, por muito tempo, vantajosa.

Mas o arquivo físico decorre em um problema grave: o espaço. Manter a organização e armazenamento de documentos em um espaço físico requer recursos. Quanto maior for o número de arquivos a serem indexados, maior o espaço necessário.

Outro grande desafio é saber de que forma separar os arquivos. As maneiras mais comuns são por ordem alfabética ou numérica, normalmente baseada na data. Porém, isso deixa de lado o tipo de arquivo e sua necessidade imediata ou não.

A solução digital e terceirização

Quanto mais se passam os anos, mais vantajoso se torna o armazenamento digital de documentos. Isso se dá, principalmente, pelo quão mais barato é o arquivo digital em relação ao físico.

Além disso, armazenar os documentos digitalmente facilitam a indexação, afinal, uma pasta no computador não necessita de espaço predeterminado. Porém, sobra ainda o desafio de se manter uma equipe para organizar os arquivos.

É aí que entra a contratação de uma empresa especializada. Terceirizar o trabalho, nesse caso, ajuda a manter uma coerência fiscal – contratando menos funcionários – e a ter uma equipe dedicada para lhe atender a qualquer momento.

Vantagens de contratar uma empresa especializada

  • Atendimento especializado

Manter uma equipe dentro da empresa para manter os arquivos é uma alternativa muito cara. Isso porque os funcionários devem ser treinados e gerenciados para que o trabalho flua corretamente.

Uma empresa especializada em organização e armazenamento de documentos já possui uma equipe treinada em atender diversos clientes. Além disso, possui suporte especializado e pode atender suas necessidades de forma personalizada.

  • Segurança

Quando falamos sobre terceirizar o serviço de organizar e armazenar registros empresariais, é comum as pessoas pensarem que isso compromete a segurança empresarial. Porém, a realidade é bem o contrário. Isso pode-se resumir em uma palavra: servidores.

Mesmo que todos os arquivos da empresa estejam em um HD ou rede interna, as chances de acidente são altas. Incêndios, roubos, algum funcionário que os exclui sem querer etc. Sempre há a possibilidade de perda.

Contratando o serviço de uma empresa especializada diminui as chances de acidente. Isso porque a distribuição dos arquivos em diversos servidores dificulta as chances de perda.

  • Solução ecológica

É um fato: o papel está fora de moda. A digitalização dos arquivos, pelo menos aqueles que podem ser digitalizados, é uma solução mais ecológica e prática. Além disso, contribui para a integridade dos arquivos, porque o papel é um material frágil e altamente inflamável.

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