Deterioração de documentos: como evitar?

Desde a criação dos sistemas de escrita, o ser humano documenta suas ações e acontecimentos, transmitindo informações e conhecimento para as novas gerações ao longo da história.

Recentemente com o surgimento dos documentos digitais em meio as inovações tecnológicas das últimas décadas, vem permitindo a redução do uso de impressão de documentos físicos, estabelecendo conceitos mais sustentáveis na criação e no armazenamento de registros.

Apesar de todas essas mudanças, ainda há uma grande preocupação em relação à preservação dos documentos físicos presentes, uma vez que estes possuem prazos de guarda estabelecidas por lei e são utilizados para fins de comprovação.

Neste contexto é importante ressaltar que a integridade e a autenticidade dos documentos físicos e digitais precisam ser garantidas. No caso dos documentos em papel é importante se atentar que com o passar do tempo, através de vários fatores, estes sofrem com o processo de desgaste físico, onde as informações neles registradas são perdidas e o valor jurídico e comprobatório desses arquivos são comprometidas.

Fatores que contribuem para a deterioração de documentos físicos

Ao contrário do que costumamos pensar, armazenar papéis e documentos necessita cuidados especiais que previnam a deterioração. Com o tempo, dependendo da maneira como estiverem acondicionados os papéis podem rasgar, esfarelar e até desaparecer por completo, ocasionando problemas em situações específicos no qual esses documentos demandem ser apresentados.

Os fatores que contribuem para a deterioração de documentos em papel são:

• Umidade e temperatura;
• Radiações luminosas;
• Poeira e poluição atmosférica;
• Ataques biológicos (insetos e microrganismos);
• Catástrofes (enchentes, incêndios);
• Manuseio e acondicionamento inadequados;

A deterioração dos documentos pode ser controlada ou reduzida adotando-se medidas preventivas capazes de prolongar a vida dos documentos e assegurar o acesso às informações neles contidas. Desta forma, o planejamento da preservação, não deve ser considerado como um elemento novo, mas como um item das atividades e responsabilidades da Organização.

Como preservar seu acervo documental da deterioração?

Para prevenir ou reduzir a deterioração do seu acervo documental é necessário tomar medidas no ambiente de guarda, acondicionamento e manuseio dos documentos. Tratam-se de medidas de longo prazo, pois o acervo demanda de cuidados ininterruptos. Confira algumas dicas para a preservação dos documentos da sua empresa:

Ambiente de Guarda Seguro

O local de armazenamento dos documentos deve ser limpo, prevenindo a proliferação de microrganismos que provocam danos tanto aos documentos quanto à saúde dos colaboradores. Além disso, nestes locais deve-se restringir o consumo de alimentos e bebidas. Restos de comida e migalhas atraem roedores e insetos que atacam os documentos, além do risco de derramar líquidos e manchar documentos ou danificar equipamentos.

De igual modo, deve-se evitar o hábito de fumar nos espaços de trabalho onde circulam documentos e nos espaços destinados à guarda de arquivos, pois além da questão da segurança relacionados a possíveis sinistros, os resíduos químicos da fumaça também liberam substâncias que aceleram o processo de degradação dos documentos.

Índices de temperatura elevados e umidade também devem ser levados em consideração, pois são seriamente prejudiciais aos documentos. Esses fatores intensificam processos químicos de deterioração, além de permitir a proliferação de pragas (insetos) e o ataque de microrganismos (fungos e bactérias). Da mesma forma, ambientes muito secos, por sua vez, determinam a perda da umidade do papel, tornando-o quebradiço e frágil.

Acondicionamento Adequado

Para decidir a melhor forma de acondicionamento é essencial considerar o tamanho e o tipo de documento, o espaço disponível, os custos e o tempo de guarda. Pode-se optar por diversos modelos de caixas, envelopes, pastas, etc. É recomendado usar opções de embalagens de tamanho maior que o documento para não dobra-lo ou amassá-lo.

Jamais utilize elásticos pois podem danificar a embalagem e os documentos ali envolvidos. Ao usar pastas dê prioridade as com prendedores e hastes plásticas. Não acondicione documentos acima da capacidade da pasta ou caixa. Os documentos devem ser acondicionados de maneira correta e conter a identificação do conteúdo.

Manuseio Correto

Ao manusear documentos é preciso que as mãos estejam limpas pois os dedos podem estar sujos, manchando o papel. Além da gordura natural presente nas mãos que também prejudica o documento ao longo do tempo.

O manuseio inadequado pode provocar dobras e rasgos nos documentos. Evite dobrar documentos, pois o espaço no qual ele é dobrado resulta em uma área frágil que pode se romper e rasgar com facilidade.

Também é fundamental evitar o uso de grampeador e clipes de metal, pois além das perfurações produzidas, os grampos e clipes de metal enferrujam rapidamente. Dê preferência a clipes plásticos ou cubra os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato.

Não use fitas adesivas ou colas plásticas diretamente sobre os documentos, pois a cola desse material perde a aderência rapidamente, resultando em manchas de difícil remoção.

Digitalização de documentos

Por fim, é seriamente aconselhável digitalizar o seu acervo. Ainda que não elimine a necessidade de guardar alguns arquivos físicos, essa estratégia resulta em maior segurança no processo de gestão documental, evitando o manuseio frequente e desnecessário dos arquivos físicos. Deste modo é possível garantir que as informações poderão ser recuperadas a qualquer momento. Assim em caso de dano aos originais, a digitalização é uma precaução.

Armazenamento seguro de documentos no Grupo Gerenciar

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