Arquivo Digital: é uma Boa Opção Para Investir?

O arquivo digital é uma solução online para a o armazenamento de documentos para empresas. Ele vem a cada dia cavando a sepultura dos arquivos físicos de uma vez por todas. Porém, muitas dúvidas ainda o circundam.

Existe uma certa tendência em empresas tradicionais de buscarem sempre manter os processos em casa. Isso se agrava ainda mais quando estamos falando do meio digital, pois ele é considerado uma alternativa insegura para investir.

Pois bem, este artigo busca encerrar essas inseguranças de uma vez por todas. Você vai entender tudo o que precisa sobre o arquivo digital e por que você deveria abandonar o papel no banheiro.

Arquivo físico: uma solução datada

O arquivo físico foi, durante muito tempo, a única alternativa para os registros de documentos e informações gerados pela empresa. A ideia é simples: concentrar em um espaço único todos os papéis que, por algum motivo, não podem ser descartados.

Porém, o arquivo físico implica vários problemas estruturais. Primeiro, que é necessário um espaço físico dedicado a manter esses documentos. Isso significa que você precisa alugar uma sala onde não será possível produzir.

Além disso, imprimir um volume muito grande de papel também tem um custo atrelado. O papel, a tinta e os equipamentos necessários para tal não são gratuitos. Mesmo que pareça um custo baixo, a longo prazo ele se torna significativo.

Por fim, temos o problema da forma como esses arquivos devem ser armazenados. Como eles serão indexados? Por data? Por ordem alfabética? Como tornar a consulta desses documentos mais rápida? Pensando nisso, muitas empresas migraram para o arquivo digital.

O arquivo digital

O arquivo digital é, de forma simplificada, a versão digital do arquivo físico. Porém, isso é uma simplificação grosseira, pois deixa de lado todas as vantagens atreladas ao modelo.

Primeiramente, se estamos falando em arquivos digitais, reduzimos o custo de armazenamento. Um HD externo de 1 TB consegue armazenar em si um volume de informação maior do que o da Biblioteca Nacional.

Além disso, a consulta desses arquivos é muito mais rápida, pois os processos de busca e indexação desses arquivos pode ser feito de forma mais orgânica, nomeando os documentos da forma desejada.

Mas não para por aí, além do arquivo digital, existe a solução de contratar uma empresa especializada no gerenciamento eletrônico de documentos para auxiliar no processo. Pensando nisso, apresentamos para você o Grupo Gerenciar.

Vantagens de contratar o grupo gerenciar

• Preço

Se um arquivo digital na casa já tem uma grande vantagem sobre o físico, manter suas informações na nuvem torna os processos ainda mais baratos. Isso porque a contratação de um arquivo digital reduz todos os custos para um.

O Grupo Gerenciar está sempre buscando alternativas para otimizar seus próprios processos e, dessa forma, diminuir os custos de contratação. Se você contratar um de seus serviços, você reduz os custos de compra de equipamento e manutenção para zero.

• Praticidade

Contratar o Grupo Gerenciar torna o manuseio de seus documentos mais fácil do que nunca. Isso porque todos os seus documentos estarão a um clique de distância, podendo ser consultados de qualquer lugar a qualquer momento.

Além disso, você terá total liberdade de escolher a melhor forma de indexar esses documentos, tornando muito mais fácil consultá-los quando necessário. Tendo o controle nas suas mãos, seu tempo pode ser gasto na produção, sem se preocupar em manter registros.

• Segurança

Muitas pessoas acreditam que os arquivos armazenados em nuvem são menos seguros do que tê-los em casa. Tendo acesso aos servidores do Grupo Gerenciar, seus arquivos estarão sujeitos às medidas de segurança mais recentes do mercado.