Como Elaborar Uma Consultoria Documental

Quando o negócio está crescendo, as informações são criadas em um ritmo acelerado. Documentos podem ser trabalhosos para gerenciar e isso deixa a empresa exposta a todos os tipos de riscos. Por isso a consultoria documental e a escolha dos processos apropriados são extremamente importantes.

É sempre desejável sistema que impeça a duplicação, garanta que todos os documentos estejam em conformidade com os regulamentos relevantes e acessíveis aos funcionários da empresa.

Muitos empreendedores sequer sabem que precisam de um sistema de gerenciamento de documentos, mas ele é parte vital de qualquer operação.

Consultoria documental – como elaborar de forma correta

Documentos e dados são a base de qualquer negócio, tornando o sistema de gerenciamento de documentos ainda mais importante.

No entanto, nem todo sistema de gerenciamento de documentos é criado da mesma forma; portanto, e é sempre uma boa ideia avaliar seus requisitos e alinhá-los com a solução apropriada. Para isso algumas dicas úteis são:

1.    Analisar as necessidades individuais do negócio

Embora toda organização lida com documentos e registros como parte central de sua rotina diária, nem toda empresa o faz da mesma maneira. Por exemplo, algumas empresas, como as que operam nos setores jurídicos ou de saúde, precisam cumprir os regulamentos específicos do setor.

É por isso que é imperativo levar em conta o setor e os desafios específicos que ele enfrenta. É importante que a consultoria documental esteja preparada para avaliar e adaptar e alinhar-se às necessidades exclusivas de conformidade, segurança e administração de cada empresa.

Tradicionalmente, o gerenciamento de documentos tomava a forma de arquivos contendo enormes gavetas de arquivos armazenados no local.

No entanto, à medida que a força de trabalho se torna cada vez mais móvel, graças ao aumento de smartphones e outros dispositivos conectados à Internet, agora é necessário implementar um sistema que possa acomodar usuários que trabalham fora do local também.

Ao realizar uma consultoria documental esse é um fator que deve ser analisado.

Os funcionários devem poder acessar os arquivos necessários para o trabalho, independentemente de onde estejam. Isso permite, por exemplo, que a equipe inicie o dia de trabalho enquanto estiver em casa ou até mesmo no trânsito.

Além disso, os poderosos recursos de colaboração também permitem que as pessoas sejam coautoras de documentos em tempo real e até iniciam chamadas de vídeo na mesma janela.

2.    Priorizar a segurança de dados

A segurança e proteção dos dados deve ser prioridade em qualquer empresa e por isso deve estar presente na consultoria documental. É preciso certificar-se de que qualquer processo de armazenamento ofereça segurança rigorosa usando padrões e protocolos líderes do setor e reconhecidos globalmente.

3.    Colocar em prática as mudanças

O próximo estágio é determinar quais processos de negócios se beneficiam com as ferramentas e quais estão em pleno funcionamento e não devem ser alterados.

Para gerenciar efetivamente as mudanças, uma organização deve ser ágil. Os gargalos da análise documental podem incluir a incapacidade de localizar dados desatualizados que expõem a empresa a não conformidade ou risco de perda de informações.

Como o Grupo Gerenciar pode ajudar

O Grupo Gerenciar é uma empresa de tecnologia com soluções voltadas para processos de negócios em gestão documental.

Tem como principal objetivo auxiliar as empresas a guardar suas informações e a recuperá-la de forma segura e rápida sempre que possível no conceito paperless, isto é, com o propósito de reduzir ao máximo o uso do papel. Para saber mais sobre consultoria documental basta acessar o site!