Como Funciona o Arquivamento de Documentos?

Você sabe como funciona o arquivamento de documentos? Essa é um dos aspectos mais importantes da gestão empresarial. Paradoxalmente, ainda é um dos assuntos mais negligenciados tanto por pequenas quanto por grandes empresas.

Existem diversas formas de arquivamento, sendo as duas principais o arquivo físico e o arquivo digital. Além disso, é crescente o número de pessoas que optam pelo arquivamento na nuvem, pelas vantagens que ele pode trazer.

Neste artigo, você vai aprender um pouco sobre como funcionam as principais formas de arquivamento de documentos. O foco aqui é entender qual das três formas de arquivamento é ideal para a sua empresa.

Arquivo físico

 

• Custo: alto
• Eficiência: baixa

 

O arquivo físico foi, durante muito tempo, a única alternativa para o arquivamento de documentos. Todo mundo já viu, em alguma obra de ficção, uma sala imensa, cheia de armários cujas gavetas são separadas por letra ou número.

Isso é um arquivo físico. Ele foi muito importante no contexto histórico, pois manter os arquivos todos em um único lugar, separados numa lógica alfabética ou por data, auxiliava em sua consulta. É mais ou menos o princípio da biblioteca.

Porém, hoje em dia, percebe-se que os arquivos físicos decorrem em vários problemas. Primeiro, para arquivar um grande volume de documentos, é necessário reservar um espaço unicamente para isso, excluindo-o da produção.

Além disso, a indexação dos arquivos físicos é limitada ao espaço onde ele se encontra. Isso decorre no fato que, invariavelmente, são necessários alguns minutos para encontrar um arquivo nas gavetas. Por fim, o papel é muito sensível ao tempo.

 

Arquivo digital

 

• Custo: médio
• Eficiência: média

 

O arquivo digital é a evolução óbvia do arquivo físico para o mundo da computação. A ideia é usar um disco rígido – de preferência dedicado – para o armazenamento dos documentos da empresa.

As vantagens do arquivo digital sobre o físico são inúmeras. O espaço necessário no meio físico para armazenar um HD é menor do que o necessário para um armário. Além disso, um HD tem uma capacidade maior que as gavetas.

Outro custo que é reduzido no meio digital é o de impressão. O papel, por mais que pareça barato, torna-se um custo altíssimo ao longo dos anos e aumento de clientes. Além disso, é uma alternativa mais ecológica.

Outra grande vantagem do meio digital sobre o físico é a indexação. A indexação no meio digital, através de mecanismos de busca e da possibilidade de subdivisão infinita das pastas no computador.

Além disso, o meio digital facilita os backups, aumentando consideravelmente a segurança no arquivamento de documentos. As chances de perder um arquivo digital são muito menores do que a do papel, que pode rasgar, queimar ou molhar.

 

Arquivo na nuvem

• Custo: baixo
• Eficiência: excelente

O arquivamento em nuvem, apesar de ainda pouco difundido, é o próximo passo no arquivamento de documentos. O conceito do arquivamento em nuvem vai um pouco além de simplesmente um backup externo dos arquivos digitais.

Hoje em dia, empresas especializadas oferecem serviços de arquivamento digital para empresas, onde o cliente pode escolher as especificações do serviço e a forma de indexação. O Grupo Gerenciar é um ótimo exemplo de empresa dedicada.

Além disso, contratar os serviços dessas empresas te permite um controle melhor dos documentos. Além de todas as vantagens que há em ter uma clareza maior nos registros e informações gerados na sua empresa.

Por fim, o arquivamento de documentos na nuvem é a alternativa mais segura. Isso porque seu arquivo pode ser salvo em diversos servidores ao redor do mundo, que são dedicados na preservação das máquinas – possuem risco mínimo de acidentes.