O Que É Arquivo Digital?

Os arquivos digitais estão em toda parte. Das fotos armazenadas nos smartphones aos filmes transmitidos pelas plataformas de streaming, dos documentos que armazenam na nuvem, a maioria das pessoas está interagindo com algum tipo de arquivo digital diversas vezes ao longo do dia.

Mas o que é um arquivo digital exatamente? E por que são tão importantes? Quem pretende implementar uma solução de gerenciamento de ativos digitais para a empresa ou no dia a dia, deve ter uma sólida compreensão do que são e o papel que eles desempenham na tomada de uma decisão informada.

Nos termos mais simples, um ativo digital é o conteúdo armazenado digitalmente. Isso pode significar imagens, fotos, vídeos, arquivos contendo texto, planilhas ou decks de slides, etc.

Definição de arquivo digital – constante mudança

Novos formatos digitais estão surgindo constantemente – MP3s eram desconhecidos antes dos anos 90, por exemplo -, então a definição de um ativo digital está sempre em expansão.

Em vez de uma lista definitiva de formatos de arquivo que se qualificam como um arquivo digital, um ativo digital pode ser qualquer conteúdo, em qualquer formato, armazenado digitalmente e que agregue valor à empresa (ou ao usuário ou consumidor.

Para ficar um pouco mais específico, um arquivo digital pode ser definido como “uma coleção de dados binários que são independentes, identificáveis ​​de forma única e têm um valor”.

Dados binários são a única forma de dados que podem ser entendidos e executados diretamente por um computador; portanto, esse é o recurso que define um arquivo digital.

Benefícios dos arquivos digitais

Todos os arquivos digitais fornecem valor, mas nem todos os ativos digitais são avaliados igualmente. De fato, alguns são insubstituíveis, com um valor que excede em muito o custo de sua criação.

Neste quesito entram os ativos digitais impossíveis de recriar, como fotos ou vídeos de eventos únicos na vida. Esses ativos são mais valiosos para uma empresa ou um indivíduo do que ativos que podem levar tempo para serem recriados, mas, com algum tempo e esforço, podem ser replicados.

Hoje, as empresas dependem fortemente de arquivos digitais para influenciar o comportamento de compra e criar reconhecimento da marca.

Os ativos digitais fornecem uma representação visual de seus produtos ou serviços e permitem que a empresa se conecte e envolva seu público-alvo por meio de uma vasta gama de canais e mídias.

Práticas recomendadas para gerenciar arquivos digitais

Por serem identificáveis ​​exclusivamente por definição, os ativos digitais também são pesquisáveis ​​e detectáveis ​​- mas somente com um sistema eficiente de gerenciamento para arquivo digital o processo pode ser mais eficaz.

Embora a maioria das pessoas tenha desenvolvido algum tipo de sistema para armazenar e gerenciar esses arquivos, os sistemas básicos de pastas de arquivos antigos não são mais adequados para organizar o vasto número de documentos que a maioria das empresas gerencia hoje.

A maioria das empresas está investindo tempo, dinheiro e outros recursos substanciais na criação de arquivos digitais. No entanto, a única maneira de extrair valor contínuo desses ativos é garantir que os membros da equipe possam localizar rápida e facilmente o que precisam.

Se a empresa está perdendo um tempo valioso para encontrar ativos digitais importantes ou se a equipe está lutando para gerenciar seu volume crescente de arquivos com permissões e formatos variados, é hora de considerar uma solução mais robusta.

O Grupo Gerenciar é uma empresa de tecnologia com soluções voltadas para processos de negócios em gestão documental. O objetivo é ajudar as empresas a guardar suas informações e a recuperá-la de forma segura e rápida sempre que possível. Para saber mais basta entrar em contato e solicitar um orçamento!