Qual é a Importância da Automação da Gestão Documental?

Você já se perguntou qual é a importância automação da gestão documental? Se não, faça a análise de quanto tempo você gasta na sua empresa só no gerenciamento documental. Saber automatizar os processos mecânicos é parte importante da gestão empresarial.

Independente da área que sua empresa atua, processos de rotina e tarefas repetitivas, principalmente ligadas à gestão de documentos, estão sempre presentes. É importante que os funcionários percam o mínimo de tempo possível com registros.

Neste artigo, vamos falar um pouco sobre o conceito de gestão documental. Depois disso, vamos comentar sobre a importância da automação dos processos ligados à criação e conceito de registros, levando em conta o conceito de indústria 4.0.

A gestão documentos: o que é?

 

Antes de entrarmos de cabeça na automação da gestão documental, é importante darmos dois passos para trás e discutirmos a gestão de documentos em si. Por mais que seja um conceito importante, é muito comum empresas iniciantes negligenciarem seus registros.

Quando falamos de gestão ou gerenciamento de documentos, referimo-nos a todos os processos que envolvem a criação, a indexação e o armazenamento dos registros da empresa. Isso inclui os registros de trabalho, notas fiscais, custo e armazenamento etc.

 

Por que a gestão documental é importante?

 

Empresas iniciantes no mercado raramente têm a visão, logo de início, que deverão utilizar de seus recursos para armazenar os documentos. Mais ainda: que devem tornar as consultas nesses registros as mais rápidas e eficientes possíveis, sem atrapalhar outros processos.

É aí que entra a automação da gestão documental. O objetivo dela é fazer com que todo processo de indexação, armazenamento e consulta dos registros da empresa não tome tempo de outras tarefas mais importantes (e rentáveis).

 

Automação da gestão de documentos

 

Quantos clientes você atende por dia? Qual o volume de trabalho gerado por seus funcionários em um mês? Quanto, em média, você gasta de espaço no escritório para armazenar esses registros? Poucos pensam nisso, mas a gestão documental é custosa.

Pois bem, agora imagine quanto tempo, espaço e recursos você poderia economizar, se tornasse todos esses processos automáticos e quão simples possam ser. Agora você entende a importância da automação da gestão documental.

Mas esse é só o primeiro passo. Ao compreender a importância de agilizar os processos de gestão de registros, ainda é necessário entender como, quando e onde aplicar mudanças no sentido de facilitá-la.

 

 

• Digitalização

 

O primeiro passo, claro, é tirar o maior número possível de registros do papel. Por mais importante que tenha sido no passado, armazenar informação no meio físico hoje em dia é, no mínimo, retrógrado.

Isso porque espaço para armazenamento custa dinheiro. Em um ano, qual o volume de registros gerado pela empresa? Agora, quanto você gastaria com salas e móveis para manter um arquivo físico? Além disso, manter um acervo eletrônico facilita a indexação.

• Indexação

 

O segundo passo para automatizar a gestão de registros é entender como o meio digital facilita a indexação. No meio digital, com o uso de palavras-chave e hashtags, encontrar os registros necessários são mais práticos do que no meio físico.

Você deve estar pensando que, por mais benefícios que isso vá trazer a longo prazo, a transição para o meio digital ainda é custosa, certo? Pois bem, agora vamos apresentar o conceito de software de gestão.

 

• Software de gestão

 

Um software de gestão é uma ferramenta, normalmente contratada de uma empresa terceirizada, cujo objetivo é a gestão dos registros produzidos na casa. Dessa forma, a automação da gestão documental é feita por uma empresa especializada, que busca atender as especificidades do seu negócio.