FALE CONOSCO
FALE CONOSCO
FALE CONOSCO
FALE CONOSCO

4 vantagens de se ter a digitalização de documentos

Digitalização de Documentos
30 jan 2020
Digitalização
Nenhum comentário

Avatar for Grupo Gerenciar Grupo Gerenciar

Você já pensou nas vantagens de se ter a digitalização de documentos? Com a popularização dos computadores caseiros na década de 1970, digitalizar e armazenar documentos virtualmente tornou-se uma alternativa viável. Porém, muitas dúvidas ainda circundam o tema.

O arquivamento de documentos é um aspecto frequentemente negligenciado tanto por pequenas quanto grandes empresas. Os gestores não costumam entender o custo a importância de uma boa gestão documental, o que gera muitas situações complicadas no dia a dia organizacional.

Pensando nisso, vamos apresentar 4 vantagens de se ter a digitalização de documentos. A ideia aqui é apresentar o conceito paperless e como ele pode beneficiar sua empresa.

Digitalização de Documentos

Custo

Faça as contas: quanto você gasta, em média, para manter um arquivo físico na empresa? Quanto maior a empresa e o número de clientes, maior o volume de papel gerado. Isso gera, invariavelmente, a necessidade de separar uma sala.

Isso significa que há um espaço que está sendo pago e não gera nenhuma produtividade. Além disso, tem o custo atrelado do papel, da impressão, das tintas e equipamentos, que não são baratos e escalam com o tempo.

Aí entra o conceito de paperless, literalmente “sem papel”, que busca diminuir o uso do material dentro de escritórios. Ao transformar seus documentos em arquivos digitais, você:

  • Pode acessá-las a qualquer momento
  • Tem total controle do acesso às informações
  • Contribui para a preservação ambiental

Indexação

A indexação de arquivos é, provavelmente, a maior Vantagens de se Ter a Digitalização de Documentos. Ela permite que você possa separar seus documentos de forma muito mais eficiente do que no meio físico, através de subdivisões de pasta e nomes.

Isso permite, por exemplo, que você consiga consultar um documento de forma muito mais rápida e eficiente. O tempo é o recurso mais escasso dentro de uma empresa, e perder tempo procurando documentos tem impede de produzir como deveria.

Segurança

Pelas leis brasileiras, uma empresa deve guardar uma nota fiscal por pelo menos cinco anos após a negociação. Isso significa que, durante cinco anos, você deve manter as notas emitidas por você intactas e integrais.

Porém, o papel é um produto que resiste muito pouco ao tempo. Um incêndio ou alagamento é o suficiente para destruir boa parte de um arquivo, principalmente pelo acúmulo de todos os papéis num lugar só.

O meio digital serve como uma barreira de segurança a mais para esse tipo de acidente. Claro, um HD ou uma série de computadores tem tanto risco de acidentes quanto o papel, mas é aí que entra a nuvem.

Além das vantagens de se ter a digitalização de documentos, a transformação desses em arquivos na nuvem é a barreira final de segurança da informação. Dessa forma, o arquivo estará armazenado em um servidor dedicado, com baixos riscos de acidentes e manutenção constante.

Hoje em dia, existem empresas, como o Grupo Gerenciar, que permitem que você contrate seus serviços e utilize de servidores dedicados para armazenar seus documentos. Isso facilita não só o armazenamento, mas todo o gerenciamento de conteúdo.

4 Vantagens de se Ter a Digitalização de Documentos

Gerenciamento de conteúdo

Mas afinal, o que é gerenciamento de conteúdo? Esse é um termo que passou a ser utilizado nos últimos anos para se referir às soluções digitais na produção, armazenamento e consulta de informações organizacionais.

Através do gerenciamento de conteúdo, você pode ter acesso não apenas aos documentos, mas a qualquer informação gerada por sua empresa, no momento que você considerar necessário. O Grupo Gerenciar possui atendimento especializado em gerenciamento de conteúdo empresarial.

Portanto, a digitalização de documentos, acima de tudo, permite que você tenha acesso às informações necessárias para sua empresa no momento e onde quiser.

Recommended Posts

Deixe um comentário

Powered by  GDPR Cookie Compliance
Visão geral da privacidade

Cookies e Sua Privacidade

Este site usa cookies para que possamos oferecer a melhor experiência de usuário possível. Quando você visitar qualquer site da web, pode armazenar ou recuperar informações em seu navegador, principalmente na forma de cookies. Esta informação pode ser sobre você, suas preferências ou o dispositivo e é usado principalmente para fazer funcionar o site como você espera que ele. A informação não costuma identificá-lo diretamente, mas pode dar-lhe uma experiência web mais personalizada.

Porque nós respeitamos seu direito à privacidade, você pode optar por não permitir alguns tipos de cookies. Clique nas categorias ao lado para saber mais e mudar as nossas configurações padrão. No entanto, alguns tipos de bloqueio de cookies pode afetar sua experiência no site e os serviços que são capazes de oferecer.