GED ECM: Qual é a Melhor Opção

Você já ouviu falar de GED ECM? Ambos são termos muito utilizados no ramo empresarial, principalmente ligado à tecnologia. Ainda assim, não são poucas as dúvidas que surgem quando falamos sobre um ou outro.

Os dois termos se referem a coisas muito próximas, são soluções tecnológicas para problemas empresariais, ligados ao fluxo de informações. Porém, a depender do serviço que você está contratando, pode haver diferenças nas abordagens.

Nesse texto, você irá se familiarizar com os conceitos GED ECM, e terá uma base melhor na hora de escolher a melhor opção para a sua empresa.

Mas afinal, o que é GED?

GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos – termo criado na década de 1990 para se referir às tecnologias que nasciam relacionadas à gestão de documentos. Basicamente, são processos e serviços que auxiliam no armazenamento e utilização desses registros.

Hoje em dia, o GED contribuiu para a diminuição de custos em locação e funcionários em diversas empresas. Isso porque a solução contribui para que as empresas possam terceirizar o serviço de gerenciamento sem perder o controle das suas informações.

Certo, e quanto ao ECM?

ECM é a sigla em inglês para Enterprise Content Management. A sigla surgiu nos tempos mais recentes quase como sinônimo de GED. A diferença, porém, está no foco que cada um dá ao processo.

Enquanto o GED se refere especificamente às soluções tecnológicas envolvidas na gestão de documentos, o ECM está ligado a todo o planejamento e às estratégias envolvidas nele. Além disso, o termo “content” é mais amplo que “documento”, sendo usado generalizadamente.

GED ECM são, hoje em dia, muito usados como sinônimos. Alguns ainda dizem que o ECM seria a evolução do GED, levando em consideração toda a gama de estratégias envolvidas e não apenas a tecnologia.

A seguir, vamos comentar um pouco sobre qual a melhor opção para a sua empresa. Lembrando, claro, que a conversa com o prestador de serviços de Gestão de Documentos e Conteúdo Empresarial sempre será melhor em tirar suas dúvidas.

GED ou ECM?

• Influxo de informações

Aqui, não estamos no referindo a documentos. O influxo de informações é o quanto de material útil para a empresa como um todo é gerado dentro das equipes. Isso inclui soluções para problemas semelhantes ou focos em projetos específicos.

Nesse caso, procurar por ECM talvez seja sua melhor opção. Isso porque o mais relevante é que haja a consciência, dentro das equipes, dos processos que ocorrem nas demais.

• Tamanho da empresa

Pequeno, médio ou grande porte? Isso vai influenciar na hora de escolher entre um ou outro. Uma empresa de grande porte tem muito mais dificuldade em compartilhar informações que uma de pequeno porte.

Considerando o fato que as empresas que vendem seus serviços como GED costumam ser mais baratas que as que os oferecem como ECM, talvez o primeiro, nesse caso, seja a melhor opção.

• Não se preocupe com nomenclaturas

Como dito anteriormente, os dois termos são amplamente usados como sinônimos, e podem ser facilmente intercambiáveis. O GED passou a ser utilizados nos anos 1990, enquanto o ECM surgiu no início dos anos 2000.

O que define a qualidade do serviço não é o nome, mas sim a integridade das pessoas que o oferecem e sua afinidade com as propostas dele. Foque menos no GED ECM e mais no que a empresa lhe ofereceu.

No fim das contas, o que deve ser levado em conta não é a sigla, e sim os serviços específicos para as suas necessidades. Avalie as propostas da empresa que você está contratando e escolha baseado nisso.