Prejuízos da falta de gestão de documentos

03 jan 2020

Gestão documental

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Grupo Gerenciar

A falta de gestão de documentos pode colocar a empresa ou organização em problemas legais. Embora a segurança seja um problema permanente, os avanços no software e nas novas práticas de gerenciamento podem ajudar a evitar falhas críticas.

Ao não organizar e arquivar os documentos corretamente, ou investir no tipo errado de software, os documentos poderão estar em risco de violações de segurança física e digital.

E os prejuízos são extensos, podendo afetar a produtividade, os lucros entre outros quesitos.

Falta de gestão de documentos – Prejuízos reais

Alguns dos prejuízos causados pela falta de gestão de documentos são:

1. Perda de credibilidade

Não conseguir fornecer documentação para a gerência ou os acionistas da organização porque foram perdidas, pode gerar perda de credibilidade e confiança e é um dos prejuízos da falta de gestão de documentos.

Por outro lado, ao ter os documentos armazenados com segurança em um sistema baseado em nuvem, poderá compartilhá-los com os acionistas apropriados imediatamente mediante solicitação e aumentar a credibilidade.

2. Várias versões

As empresas que não possuem um hub centralizado para as versões finais dos seus documentos, correm o risco de perder o controle das revisões. Não há nada pior do que enviar uma versão antiga de um documento para os membros do conselho imediatamente antes de uma reunião importante.

Mesmo uma agenda desatualizada pode gerar estragos. É útil manter “pastas de arquivo morto” para versões antigas, poder comunicar de maneira fácil sobre atualizações e evitar o envio de documentos em andamento por e-mail.

3. Dano físico

O cenário de pesadelo de um escritório em chamas é possível. Os documentos físicos podem ser perdidos ou destruídos fisicamente de várias maneiras (mesmo uma mancha de café pode ser devastadora) e é um dos mais perigosos prejuízos da falta de gestão de documentos.

Embora seja aconselhável ter uma cópia física de documentos importantes como backup, não é recomendado que esse seja escolhido como sistema de armazenamento primário.

4. Questões de produtividade e colaboração

Obviamente, vasculhar documentos leva um tempo valioso, mas também pode atrasar processos ou projetos importantes. Mesmo quando se encontra os documentos em questão, pode ser mais difícil enviá-los a todas as pessoas que precisam.

Ao manter versões atualizadas de todos os documentos em um sistema de armazenamento em nuvem, é mais fácil compartilhá-lo imediatamente e não há a necessidade de perder tempo realizando estas buscas.

5. Problemas com acessibilidade

Ter um sistema baseado em nuvem permite todos acessem os documentos de qualquer lugar. Ao manter documentos em arquivos físicos, em bancos de dados auto hospedados ou em contas de e-mail pessoais e pastas locais selecionadas, isso não acontece.

Como nem todos os colaboradores trabalham no mesmo escritório, sem hospedagem na nuvem, eles acabam sendo forçados a selecionar alguém para receber todas as atualizações e rastrear todos os documentos. Com o sistema baseado em nuvem todos tem acesso de maneira fácil e simplificada.

Elimine os problemas causados pela falta de gestão de documentos

É importante que a empresa tenha backups para todos os documentos principais. Embora vários backups sejam um recurso explícito dos sistemas de armazenamento em nuvem, também é desejável ter um método de backup que possa ser controlado diretamente.

Pode ser uma cópia impressa, uma cópia salva em um disco rígido especial ou uma cópia arquivada na forma de um e-mail. Mas é importante se lembrar de que nenhum desses métodos é suficiente para o tipo de acessibilidade e segurança necessária em uma era digital que muda rapidamente.

Fazer o esforço inicial de mudar para um sistema digitalizado e baseado em nuvem pode proteger e transformar o fluxo de trabalho da empresa.

A Gerenciar pode ajudar as empresas a solucionar a falta de gestão de documentos de maneira fácil e efetiva. Basta entrar em contato e saber mais sobre as possibilidades.

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1. Perda de credibilidade

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3. Dano físico

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