Confira a maneira simples de indexar documentos digitais

Dentro de uma empresa, a organização dos documentos é fundamental para otimizar o acesso e a recuperação aos dados. Indexar documentos digitais significa organizá-los através de índices em um sistema.

Este processo é indispensável para evitar que se perca tempo procurando um determinado documento em diversas pastas, tornando possível o seu acesso digitando o nome ou algum dado relacionado a ele, no campo de pesquisa.

O GED (Gerenciamento eletrônico de documentos) consiste numa forma segura e prática de gerenciar arquivos de empresas de pequeno, médio e grande porte, sem a necessidade de instalação de softwares.

Ele oferece organização de documentos sua e localização totalmente on-line. Quer saber mais? Continue lendo este artigo!

 

Porque indexar documentos digitais

A indexação de documentos, sejam eles físicos ou digitais, é um dos passos mais importantes na criação de um arquivo. Ela permite que todos os funcionários que, futuramente, irão acessar a base de dados de uma empresa tenham agilidade no processo e busca e recuperação de documentos como:

• Prontuários;
• Notas fiscais;
• Relatórios de vendas;
• Certidões diversas.

Através da criação correta e eficiente de índices é possível localizar a ficha de um colaborador, aluno ou paciente, por exemplo, por entradas diversas, como:

• Nome;
• Data de nascimento;
• RG;
• Data de ingresso.

O sistema de indexação também deve se adequar de acordo com as necessidades de cada tipo de corporação. Assim, os resultados das buscas serão obtidos em consonância com objetivos dos administradores, ou seja, atendendo aos propósitos da empresa.

Por exemplo, numa empresa voltada para a educação, os dados serão arquivados em torno dos alunos e de seus resultados. Já numa organização orientada para o setor de vendas, os documentos devem ser arquivados de modo a demonstrar a evolução das vendas e saída dos produtos.

Os principais benefícios de um sistema adequado de indexação de documentos digitais

A organização adequada de documentos, através da indexação, é capaz de garantir benefícios que são o diferencial das empresas bem sucedidas no mercado tão competitivo e acirrado, como o atual.

Para se diferenciar é necessário adotar soluções que torne o negócio eficiente do ponto de vista gerencial e integrado, dentro da visão de organização 4.0. Este conceito pressupõe que as empresas adotam ferramentas que agilizam os processos de todos os seus departamentos.

Entre as vantagens da adoção deste tipo de metodologia podemos destacar:

• Maior agilidade na gestão de dados;
• Maior respaldo para tomadas de decisão;
• Diminuição de custos com impressão e armazenamento físico.
• Aumento da lucratividade

Vantagens de utilizar o GED para indexar documentos digitais

O GED é o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que proporciona armazenamento e organização de dados. A opção de GED on-line, ou seja, com armazenamento em nuvem, dispensa a instalação de softwares e atende às necessidades das empresas dentro do conceito de cloud computing (computação em nuvem)

Assim, as informações da sua empresa estará a salvo de possíveis ameaças ou danos em dispositivos físicos e, ao mesmo tempo, continuarão disponíveis para eventuais consultas de forma rápida e eficiente, pois estarão em uma rede e não em um computador ou local específico.

Conclusão

Agora você já sabe como indexar documentos digitais, quais os motivos para adotar um sistema on-line para gerenciar arquivos e suas vantagens para otimizar a administração de sua empresa e maximizar seus lucros. Para conhecer todos os nossos serviços de gerenciamento de documento, acesse nosso site.