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Por Quanto Tempo Devo Guardar Documentos Empresarias?

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28 fev 2020
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Uma das primeiras preocupações que se tem ao abrir um negócio, é saber qual documentação deve ser guardada e a classificação de notas, documentos oficias. Guardar documentos empresariais é uma das bases para uma empresa se manter em segurança.

As datas de arquivamento, tipos de arquivos e sua relevância dentro da empresa, são os aspectos que ajudam a organização, caso seja preciso de alguma coisa com caráter oficial e comprobatório.

O tempo e tipos de documentos para guardar

  • Documentos fiscais:

– Notas fiscais – Prazo de cinco anos.

– Nota fiscal de saída – Prazo de dez anos

– IRPJ – Prazo de dez anos

– DAMEF – Prazo de dez anos

– IPI/IPVA/ISSQN/ITR/IPTU/ITBI – Prazo de cinco anos

– LALUR – Prazo de dez anos, a partir do último registro

– DAMEF – Prazo de cinco anos

  • Documentos trabalhistas e previdenciários:

– Documentos previdenciários – Prazo de dez anos

– Documentos trabalhistas – Prazo de cinco anos

– Contrato de trabalho – Prazo indeterminado

– Recolhimento do PIS – Prazo de dez anos

– FGTS – Prazo de cinco anos

Por Quanto Tempo Devo Guardar Documentos Empresarias

Cuidados de formas de armazenar os documentos

É dever de toda empresa, grande ou pequena, a atenção ao tempo para guardar os documentos empresariais. Quanto mais tempo demorar para estruturar o arquivamento, mais chances de riscos são esperadas.

Portanto, desde o início do seu empreendimento, invista e organize a documentação de maneira prática e funcional. Não deixe para depois, ou ache que sozinho pode administrar tudo.

Guardar a documentação no período correto, faz com que se tenha mais confiança e segurança nas ações empresariais. Caso sejam pedidas notas e comprovantes, a não comprovação pelo Fisco, faz com que você pague novamente um tributo.

Então, não espere ter prejuízo, ter que pagar uma multa de até 20% do que foi arrecado, pela falta de responsabilidade. Isso para o mundo empresarial, pode levar a falência, ou perda de parcerias importantes.

Tenha uma planilha com as datas de quanto tempos documentos são válidos, e permita o acesso dos seus colaboradores. Tudo fica mais fácil, se mais pessoas da equipe estiverem cientes de como funciona a gestão.

Mostre para os seus funcionários, que a parte administrativa e de acervo fiscal da empresa é de fundamental importância, que em transações, recebimento e saída de arquivos, físicos ou digitais, sejam sempre checados.

Caso falte experiência para desenvolver essa atividade, você pode contratar uma empresa para fazer a GED da sua marca. Todo o sistema de notas e comprovantes devem ser automatizados e atualizados diariamente, pelos responsáveis por esse trabalho.

Portanto, faça reuniões mensais para analisar o que está arquivado em sua empresa, a validade dos documentos, marcar as datas certas para fazer a limpeza do sistema dessa logística do empreendimento.

Não é fácil fazer isso sem experiência, por isso, contamos com o auxílio de software de GED atualizados para desempenhar essas ações. Introduza um programa de atividades do gênero na sua companhia.

O empreendimento vai caminhar na legalidade e sem o risco do seu nome entrar na chamada “malha fina” e até você ter a infelicidade de perder o seu investimento por esse tipo de falha.

Não basta ter um bom serviço e atendimento, se na hora de fechar as contas, tudo fica confuso e se perde. Tudo funciona em cadeia em um negócio, e portanto, tudo deve andar em um equilíbrio certo.

Aprenda a guardar documentos empresariais e facilite a sua vida e o andamento da sua empresa. Tenha sempre segurança e responsabilidade.

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