Entenda o que é gestão de documentos

Você sabe o que é gestão de documentos? É um termo relativamente conhecido, mas ainda geram dúvidas em empresários de pequeno e médio porte. Saber como gerenciar esses processos é um importante diferencial no mercado.

Independente da sua área de atuação, é importante saber gerenciar o tempo dos funcionários para que eles possam trabalhar melhor. Fazê-los gastar tempo de trabalho com processos burocráticos diminui sua produtividade e o foco.

O objetivo desse artigo é explicá-lo e conscientizá-lo quanto à gestão de documentos. Além de fazer recomendações quanto à melhor forma de produzir, arquivar e utilizar os registros da empresa da melhor forma.

O problema do mal gerenciamento

Gerenciar os arquivos de uma empresa é um processo custoso. Isso se torna ainda mais complicado se não houver um planejamento de tempo e recursos a serem gastos na operação.

Além disso, um arquivamento ruim gera um acesso precário aos arquivos. Documentos de uso frequente devem estar em um local separado dos que estão lá apenas para registro. Porém, essas categorias nem sempre são óbvias.

Outro problema que normalmente passa despercebido quando falamos de gestão de documentos é a segurança. É essencial que os funcionários só tenham acesso aos arquivos que sejam necessários para seu trabalho. Isso garante a integridade da operação e evita vazamentos

Como ter uma boa gestão de documentos na empresa?

• Digitalização

Sim, existem documentos que precisam estar fisicamente armazenados na empresa. Mas hoje em dia, eles são uma minoria avassaladora. A maioria dos registros das organizações podem ser armazenados digitalmente, sendo a nuvem uma das alternativas mais vantajosas.

Isso porque mesmo os arquivos armazenados em um HD dentro da empresa estão sujeitos à corrosão do tempo e possíveis perdas. Armazenando os arquivos em servidores na nuvem, principalmente com empresas especializadas, ajuda a manter sua integridade.

• Manter os registros necessários

Não seja um acumulador. Manter registros de transações e notas fiscais é importante, mas não é necessário manter arquivado tudo que acontece na organização. Saber o que deve ser armazenado ou não facilita muito no acesso aos documentos da empresa.

• Pensar o nível de centralização

Existem vantagens e desvantagens em centralizar a gestão de documentos em uma equipe. Em uma empresa pequena ou que precisa de poucos registros, por exemplo, as respectivas equipes de projetos podem gerenciar os documentos que produzem.

Porém, se o volume de documentos for muito grande, é bem possível que os funcionários se percam enquanto armazenam os documentos. Isso porque elas já têm os próprios trabalhos para realizar. Nesse caso, centralizar o trabalho é a melhor opção.

Uma equipe centralizada consegue manter um registro mais uniforme e diminui o trabalho das demais. Além disso, a segurança dos arquivos, quando colocados sob os cuidados de um grupo, é mais garantida.

O problema de manter uma equipe para o controle dos registros é que deve haver funcionários trabalhando na empresa para tal. Ou seja, os custos são mais altos e a burocracia envolvida também.

E quanto a contratar uma empresa especializada?

Se o seu influxo de documentos for pequeno, é possível que os próprios funcionários consigam manter registros de suas ações. Porém, quando a complexidade dos processos passa a aumentar, vale a pena pensar em contratar uma prestadora de serviços.

Ao utilizar os serviços de uma organização terceirizada, você ganha acesso aos seus servidores e uma equipe especializada. Além disso, pode personalizar os serviços de acordo com as necessidades da organização.

Portanto, terceirizar os serviços de gestão de documentos é uma alternativa barata e segura. Isso porque economiza os recursos internos e garante a integridade, uniformidade e o sigilo dos documentos.