Gestão de Documentos Fiscais

A documentação de uma empresa, sendo a produzida por ela, ou a recebida pelos funcionários, é de suma importância para o funcionamento da marca. A gestão de documentos fiscais deve ser arquivada de forma prática.

Com o avanço das tecnologias, ficou mais fácil fazer esse trabalho de ordenar e colocar em pastas digitais, com senhas e software programados para desempenhar essa função, poupando o tempo dos colaboradores.

Mas para essa programação ser bem arquitetada dentro da empresa, tem que haver treinamento, capacitação de um grupo de pessoas responsáveis para operar toda essa logística virtual.

Saiba a diferença da classificação dos documentos

O fluxo de entrada e saída de documentos nas empresas é de uma quantidade diária e constante. O registro documental das atividades da companhia, de compra e venda, são produzidos, recebidos e arquivados de maneira automatizada, na maioria das vezes, sendo essa a documentação:

• Documentos estruturados – São aqueles com regulamentação nacional (SPED). Todos tem a estrutura (XML), o que permitem ser emitidos e baixados em toda a federação e tem menor custo. São eles: nota fiscal eletrônica (NF –e) e de conhecimento fiscal eletrônico (CT –e).
• Documentos desestruturados – São regidos por um sistema municipal, sofrem ação humana, como comprovantes de entrega, que são canhotos do DANFE e do DACTE. São complexos e onerosos. São eles: nota fiscal de serviço (NFS), nota fiscal de serviço eletrônico (NFS –e), canhoto assinado do DANFE, canhoto assinado do DACTE e outros.

Como pode ser feita uma organização mais prática e rentável dos documentos?

Todo empresário, dono de uma companhia, sabe que a gestão de documentos fiscais, depende de uma boa logística, que não se perca e que seja inteligível para todos os colaboradores.

Investir na capacitação dos funcionários com essa missão, é necessária para não haver prejuízo nas vendas e na imagem com o fisco. Se perder com tanta burocracia e números, acarreta em mau desempenho em cadeia.

A gestão de documentos fiscais no Brasil, ainda precisa de muitos avanços para ser mais eficiente. Novos programas de arquivamento, de digitalização de documentos e de transferência estão sendo desenvolvidos.

Com isso, a impressão de notas fiscais, ordens de pagamento tendem a diminuir e não mais necessitar de tanto gastos com papel e tinta, por exemplo. Fora que com a ajuda desses softwares, tudo transita mais rápido.

A segurança também melhora, pois o salvamento de dados na nuvem e o manejo dos documentos criptografados e guardados por senhas, dão uma maior abertura de transações com fornecedores e a consultoria fiscal.

Portanto, planejar a administração fiscal deve ser efetuada por uma equipe de confiança e competente, que tenha a experiência técnica suficiente, como profissionais de TI e outros que entendem de toda essa logística.

Falando em experiência em gestão de documentos fiscais, pode ser um pouco arriscado contratar os serviços de alguém sem muito currículo nessa área e que possa propiciar alguma falha no sistema

Procure por perfis profissionais que já tenham uma visão geral dos tramites de gestão e que, possam passar isso para os outros funcionários, de maneira correta.

A gestão de documentos fiscais funciona como um trabalho em cadeia, desde o momento em que uma pessoa recebe ou produz uma documentação, preenche canhotos, até a finalização e guarda dos registros.

Com isso, o empreendimento, a partir da sua abertura, deve ter a base administrativa automatizada, acompanhando o mercado, com sua gestão de documentos fiscais aparelhados, com o retorno certo, qualidade esperada e clareza ao máximo.