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O Que é ECM e Para Que Serve?

O Que é ECM e Para Que Serve?
28 fev 2020
GED/ECM
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Você sabe o que é ECM? Essa é uma sigla que gera muitas dúvidas no meio de tecnologia da informação. Basicamente, está ligada a uma série de processos e soluções voltados para a coleta, utilização e armazenamento de informações digitalmente.

Normalmente, em um primeiro contato com o termo, é comum surgirem dúvidas quanto às tecnologias e serviços que ele engloba e como eles podem beneficiar sua empresa. Principalmente porque ainda há uma desconfiança geral da população sobre serviços online.

Neste artigo, você entenderá um pouco melhor o que é ECM e que tipos de serviços são englobados nessa sigla. Também entenderá para que eles servem e como podem ser aplicados na sua realidade empresarial.

O que é ECM?

ECM é a sigla para Enterprise Content Management, em português, Gerenciamento de Conteúdo Empresarial. O termo engloba uma série de estratégias e metodologias de gerenciamento de documentos e registros nas organizações.

Apesar de ter surgido no meio tecnológico, o termo vai muito além disso. Ela pode se referir a qualquer tipo de técnica para otimizar a coleta e interpretação de informações, geralmente ligada ao ambiente empresarial.

A seguir, vamos falar um pouco sobre as serventias que sua implementação pode ter no ambiente empresarial. No final, será discutido se ele é, de fato, a melhor solução para sua empresa.

O Que é ECM e Para Que Serve?Para que serve o ECM?

  • Um sistema complet

Implementar o ECM na sua empresa lhe garante um sistema de gerenciamento de documentos completo. Isso inclui desde a sua produção, quanto a digitalização, a indexação e a utilização destes.

Não apenas a parte documental, mas todo tipo de informação e conteúdo gerado pela empresa pode ser interpretado dentro de uma plataforma dessas. Isso facilita muito a comunicação entre os diversos setores da empresa, por exemplo.

Além disso, a automação dos processos de produção e armazenamento de documentos abre espaço para que os funcionários se dediquem às suas funções próprias. A economia de recursos físicos é otimizada ao máximo.

  • O futuro da gestão de documentos

Ter uma plataforma dedicada ao gerenciamento dos registros da empresa facilita a vida de todos dentro dela. É uma aliança entre o fator humano e a tecnologia. Seus dados estarão todos em um único lugar, a uma distância de poucos cliques.

A agilidade que isso garante ao trabalho das equipes é notória. Sem precisar se preocupar em olhar uma papelada imensa e desorganizada, os colaboradores podem dedicar-se às funções pelas quais foram contratados. O engajamento se torna maior.

  • O controle nas suas mãos

Os diversos serviços e soluções digitais envolvidos nesse conceito tornam a experiência do usuário muito mais simples. Além disso, fica muito mais fácil controlar quem terá acesso a quais informações.

A experiência personalizada das plataformas digitais é a melhor forma de controlar os dados gerados por sua empresa. Isso diminui muito as chances de perda ou vazamento de informações importantes, garantindo a integridade dos dados.

O Que é ECM e Para Que Serve?

Eu devo aplicar o ECM na minha empresa?

A organização dos documentos e registros de uma empresa é o maior desafio para pequenos e médios empreendedores. O volume de informações gerados por ela podem facilmente fugir do controle, se não houver um planejamento prévio.

Negligenciar o controle dos registros vai, invariavelmente, gerar a perda de informações importantes, tal como notas fiscais, registros de pagamento ou contratos de serviços. Pode não parecer muito, mas quanto mais tempo de empresa, maiores os registros a serem mantidos.

Dessa forma, a implementação do ECM auxilia, desde o início, a manter seus dados sempre próximos de você, fáceis de serem consultados e garantir que estes não sejam soterrados pelos novos.

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