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Para que serve a tabela de temporalidade de documentos?

Para que serve a tabela de temporalidade de documentos?
28 fev 2020
Digitalização, Sem categoria
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A utilidade da Tabela de Temporalidade de Documentos é muito importante para a gestão de uma empresa e para que o seu desempenho seja de acordo com a legalidade e sem correr riscos.

Para quem tem um empreendimento, o menor erro pode ser fatal para a vida da empresa e sua imagem no mercado. Existem uma quantidade expressiva de obrigações a serem cumpridas, que precisam de responsabilidade.

Encargos e uma documentação em dia, é requisito para não tomar decisões erradas e perder a validade de certificações e compromissos. A tabela vem para ajudar nessa trabalho.

Como a Tabela de Temporalidade de Documentos funciona?

  • Ela serve para se ter o controle dos arquivos e documentos, em seu crescimento de acervo.
  • Ajuda a se programar para não ter gastos inesperados e multas por falta de cumprimento de obrigações legais e fiscais.
  • Faz com que a vida útil dos documentos, seja lembrada, sem ter documentos já prescritos na gestão.

Mas como fazer a Tabela de Temporalidade de Documentos?

  • Classifique os documentos de acordo com a hierarquia de importância e tipos determinados.
  • Elabore o tempo de guarda dos arquivos. Esse tempo é determinado pelos responsáveis pela elaboração dos arquivos. Deve haver a data da fase de aprovação das contas, até a quitação do encargo.
  • Apresentar a destinação final dos documentos, quando ele poderá ser eliminado. Prestar atenção se algum não tem valor secundário, ou de guarda permanente, para pesquisa, como prova, ou fonte de informação.
  • Saber que os arquivos que tem guarda permanente, devem ser recolhidos e arquivados por uma instituição arquivista pública. Há também instituições particulares que fazem esse arquivamento, mediante orientação pública.
  • Por fim, tenha uma parte destinada às observações e informações que podem passar despercebidas pelos gestores da empresa. Justificativas e dados referentes aos documentos ajudam na atenção para datas e o conteúdo dos arquivos.

Classificação dos documentos

Os documentos são classificados de acordo com o destino que tomam depois que são arquivados. Eles podem permanecer na companhia, ou ficar sobre supervisão pública.

  • Arquivo setorial – Arquivos que ficam na empresa.
  • Arquivo central – Arquivos que permanecem guardados pela empresa, mas que podem ser pedidos a qualquer momento.
  • Arquivo intermediário – Arquivos que são arquivados e ficam sobre a responsabilidade de uma instituição pública.

Como podemos ver, a Tabela de Temporalidade de Documentos, tem uma importância muito grande para pequenas e grandes organizações, acompanha toda a vida útil da documentação empresarial.

Pesquisas profissionais que podem aplicar o quadro para a sua empresa, que tenha uma visão completa do caminhar legal da sua marca. Não deixe de dar atenção a parte fiscal do seu empreendimento.

Se não é sua praia, mexer com datas, burocracia e números, delegue essa missão para uma mão de obra terceirizada capacitada para de auxiliar nessa tarefa, que exige muita atenção.

Evite ter um excesso de material fiscal guardado sem nenhuma serventia, arrume a casa com eficiência para poder não tropeçar nos detalhes administrativos que podem passar despercebidos.

Não esqueça de acompanhar o desenvolvimento dessa área da companhia, afinal é o seu nome que está em jogo e a imagem da sua marca e qualidade do seu serviço. Não deixe de deixar sua equipe ciente dos compromissos fiscais.

A Tabela de Temporalidade de Documentos, deve ser item obrigatório no setor administrativo do seu negócio. Pode dar trabalho, mas acostume-se com ela, que com certeza, a segurança e o alívio de estar em dia, serão as recompensas.

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