Entenda o que é workflow

Você sabe o que é Workflow? Esse termo é muito importante para o universo do empreendedorismo, especialmente para aqueles que desejam garantir sucesso na execução de seus projetos.

Um Workflow bem-sucedido é aquele que leva em consideração todo e qualquer projeto feito dentro de uma empresa, desde a criação de uma ideia até a entrega de seu resultado final para o cliente.

É preciso que ele seja constante e descomplicado, evitando que problemas tomem conta dos processos e impeçam que os melhores frutos sejam colhidos deles.

Sem se importar em manter esse conceito fácil e linear de se compreender por parte dos funcionários e gestores, muitas empresas se perdem em meio a excelentes ideias e são prejudicadas. Para evitar isso, entenda mais sobre o assunto.

O que, de fato, é um Workflow?

Em tradução livre, Workflow significa fluxo de trabalho ou tarefas. Porém, nem sempre as empresas entendem a importância de contar com um bom fluxo – tanto em termos de informação quanto de execução dos afazeres do dia a dia.

Outro erro comum é achar que as empresas só devem se importar com o conceito de fluxo de tarefas no que diz respeito a grandes projetos, mas não no cotidiano.

Em suma, apostar em um bom fluxo de trabalho é fundamental para todos os deveres de uma organização. É preciso, porém, saber como fazer isso corretamente.

Aumente as etapas de realização de um projeto

Um projeto qualquer deve contar com começo, meio e fim. Porém, nem sempre isso deve ser feito em apenas 3 etapas.

Quanto mais delimitadas e bem delegadas as tarefas dentro de uma empresa são, maiores as chances delas serem executadas corretamente. Para isso:

• Entenda o que deve ser entregue ao fim de uma tarefa.
• Execute os primeiros passos em tarefas ainda menores, visando colocar o projeto em prática.
• Faça o mesmo para o desenvolvimento do processo e, em seguida, para sua finalização.
• Delegue setores e pessoas específicas para realizar cada um dos passos necessários para todas as etapas do planejamento.
• Defina limites de tempo cabíveis para a entrega das tarefas.

Organize-se

A organização é parte fundamental da obtenção de um Workflow fluido. Isso significa que as informações podem ser localizadas, compreendidas e encaminhadas para todos os setores da empresa de forma simples.

É muito comum, ainda, encontrar empresas que não se focam na organização de seus documentos. Pior ainda, que usam montanhas de papéis para informar seus colaboradores em relação aos dados que precisam ser usados. Para evitar isso:

• Aposte em um sistema paperless, ou seja, que reduz ou elimina o uso do papel e, consequentemente, otimiza o fluxo de informações.
• Use bons softwares para gerir a documentação eletrônica de sua empresa.
• Faça uso de um bom BPM (Business Process Management) para otimizar os processos usados em seusnegócios.

Revise

É praticamente impossível ter, constantemente, acesso a processos sem falhas e gargalos.

Um Workflow de qualidade vai além da otimização da execução de tarefas em geral, ele também é obtido por meio de uma revisão constante de metodologias e obrigações.

É fundamental identificar e otimizar atrasos, problemas, erros e desvios de informação durante qualquer processo.

Afinal, para que haja um fluxo de trabalho realmente fluido, é preciso atualizar as etapas usadas na execução de processos constantemente e pedir o feedback dos colaboradores para checar se eles estão realmente tendo seu máximo potencial aproveitado.

Melhores resultados!

Entendendo não só o que fluxo de trabalho, mas como otimizá-lo dentro de uma empresa, é certo que seus resultados serão, também, maximizados.

Aposte nas dicas acima para garantir um bom Workflow e clique aqui para saber como o Grupo Gerenciar pode fazer toda a diferença para sua empresa nesse momento!