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GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
28 fev 2020
Ged nas nuvens
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O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma das várias vantagens que a tecnologia pode trazer para sua empresa. Porém, muitas dúvidas e desconfianças surgem quando se ouve falar sobre o assunto.

Os questionamentos em relação ao serviço ocorrem, principalmente, no âmbito da segurança. Isso porque muitas empresas ainda consideram a terceirização dos serviços como uma abertura para o roubo de arquivos.

Neste artigo, você será familiarizado no mundo do gerenciamento eletrônico de documentos e descobrirá suas vantagens na gestão empresarial. Além disso, entenderá quais são os desafios que o serviço pode te ajudar a solucionar.

GED – Gerenciamento Eletrônico de DocumentosO que é GED?

GED é a sigla usada para Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O termo surgiu na década de 1990, durante a explosão da internet, e vem sendo disseminado. Trata-se de um conjunto de ferramentas e serviços auxiliares na gestão dos documentos.

Ou seja, simplificando, GED nada mais é do que a gestão de documentos em um ambiente virtual. A generalidade do termo está intrinsecamente ligada ao quão personalizável esse serviço pode ser, de acordo com a demanda de um cliente específico.

É importante saber que tipo de serviço contratar antes de implementar o GED na sua empresa. Afinal, o objetivo é facilitar e desburocratizar os processos de gestão de documentos, não a dificultar. A seguir, vamos citar alguns benefícios do GED.

Benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos

  • Redução dos custos da gestão de documentos

O gerenciamento eletrônico de documentos reduz muito os custos da gestão de registros, por diversos motivos. Primeiramente, a digitalização dos documentos reduz custos com papel, pois exclui a necessidade de cópias físicas destes.

Consequentemente, também exclui a necessidade de espaço para o armazenamento de documentos. O espaço necessário para armazenar documentos em um ambiente virtual é muito menor do que o físico.

Por fim, reduz os custos de funcionário, pois exclui a necessidade de uma equipe interna. Contratando os serviços de uma empresa terceira, não existe necessidade de funcionários especializados dentro da organização.

  • Controle, integridade e segurança das informações

O controle e indexação dos arquivos em um ambiente online é muito mais simples do que em um ambiente físico. Isso porque a indexação de documentos é facilitada pela tecnologia.

A segurança e integridade das informações também pode ser garantida através de um ambiente virtual. Isso porque o arquivo digital está menos sujeito ao desgaste do papel ou a perdas.

Além disso, o controle sobre quem pode acessar as informações ou não é muito mais simples. Isso reduz as chances de roubo ou vazamento de documentos.

  • Automatização dos processos

Além do custo financeiro, um dos grandes problemas de manter um gerenciamento físico de documentos é o custo temporal. Quanto mais tempo se gasta indexando esse tipo de informação, menor a produtividade dos funcionários.

Automatizar os processos de criação, armazenamento e acesso aos documentos agiliza todo o ciclo de produção das equipes internas da empresa. Além disso, o custo de implementação desse tipo de tecnologia é relativamente baixo.

GED e a nuvem

O conceito de computação em nuvem refere-se ao armazenamento de arquivos em servidores remotos, que podem ser acessados através da internet. A nuvem está cada vez mais presente no dia a dia das pessoas, e o GED não é exceção.

As vantagens do armazenamento remoto dos arquivos são inúmeras, mas uma das mais importantes é a utilização de serviços sob demanda. Ferramentas em nuvem podem ser acessadas de qualquer lugar e, cada vez mais, de qualquer dispositivo.

Portanto, a nuvem, aliada ao gerenciamento eletrônico de documentos, permite que você tenha acesso aos arquivos importantes da empresa a qualquer momento, de qualquer lugar e com segurança.

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