Gerenciamento De Notas Fiscais Eletrônicas

A aplicação das Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) é uma prática nas empresas e inclui um conjunto de vantagens como proteção, funcionalidade, contenção de custos, tempo e flexibilidade.

O armazenamento por um tempo de cinco anos depois da data de emissão de todo registro é uma obrigação fiscal. Mas certo que a alta quantidade de notas emitidas e ainda recebidas por organizações em diversas atuações surge o impasse em mantê-las e, sobretudo, gerenciá-las, formando então, a urgência de automatizar o processo para simplificar a localização e prevenir a assiduidade dos controles das notas.

O gerenciamento das notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas na empresa é um processo que exige zelo e cuidado, mas podem tornar simples, elas garantem vários benefícios para as organizações. Aumentam a produtividade, reduz custos, erros de digitações e um controle maior das informações.

Veja as vantagens de automatizar a gestão das NFes:

 

Armazenamento acessível

As organizações desejam obter um armazenamento acessível dessas notas fiscais eletrônicas, com custo baixo, onde esse arquivamento físico em servidores pagos como: DropBox e Google Drive, e por meio de uma plataforma de armazenamento de NFes em nuvem. As companhias que emitem e recebem um alto volume de notas podem ter redução de custos, em relação em deixar de contratar um profissional para fazer todo esse processo de gerir essas notas, além de redução de despesas, com espaço, emissão de notas fiscais em papel, mobília e o gerenciamento desses documentos em segurança.

Disponível em qualquer lugar e qualquer hora

Conforme a atividade da empresa cresce, o volume de emissão de notas fiscais aumenta consideravelmente, isso faz com que se exija uma organização maior dos documentos. Os departamentos comerciais, financeiros de uma empresa precisam ter acesso a todas as operações financeiras, e o armazenamento digital, disponibiliza todo o acervo de notas fiscais eletrônicas para serem consultadas, além de monitorar os status das notas fiscais eletrônicas em tempo real, aos sistemas das Secretarias Estaduais da Fazenda – SEFAZ. Com esse armazenamento na nuvem, esses documentos podem ser acessados em qualquer lugar e qualquer hora, e em qualquer dispositivo, seja um smartphone, tablete, laptop ou PC, com um login e senha, facilitando todos os processos internos junto as equipes na organização.

Localiza os documentos de forma fácil e rápida.

Para a empresa localizar um determinado documento fiscal em meio a tantos outros, os sistemas de gerenciamento de notas fiscais eletrônicas, permite proporcionar de forma fácil, prática e segura, a localização rápida deste documento, essa pesquisa pode ser realizada em segundos, trazendo agilidade nas informações. A empresa que atua no segmento em gestão documental, ela deve oferecer uma gestão automatizada em que as organizações possam ter segurança no acervo de informações que serão disponibilizadas na nuvem, e confiabilidade de seus processos a serem contratados.

 

Proteção dos Dados

As NFes contribuíram o autocontrole pelo Fisco, já que, para gerá-las, é fundamental uma assinatura digital e um consentimento de uso. Dessa maneira, as instituições governamentais autores por essa convenção, que são as secretarias da Fazenda, podem ter a nota fiscal na íntegra simultaneamente ao momento em que foi gerada. O processo ficou mais simplificado, e o tempo de espera, é muito menor, pois, quando existem casos de notificações como por exemplos de erros de digitação de datas e valores ou cancelamentos de notas fiscais, isso facilitou para as fiscalizações nos postos de controle.

Agregação com os predominantes ERPs

Cada programa de gestão de notas fiscais eletrônicas é uma conexão entre empresa, contabilista e o fisco, possibilitando a distribuição de arquivos em DANFe, XML, ZIP e Excel, que são compatíveis com as principais ferramentas para gestão empresarial (ERP).

Atualize a gestão da sua empresa Para simplificar ainda mais o gerenciamento das notas fiscais eletrônicas as pequenas e médias empresas podem implantar um sistema de gestão online para controlar as finanças de forma simples e eficiente.