Não tem mais onde guardar seus documentos? Nós temos a solução!

Armazenar informações tem se tornado cada vez mais um desafio no mercado empresarial. Isso porque, mais do que nunca, escolher onde guardar documentos significa manter a salvo dados fundamentais para a sobrevivência do seu negócio.

Além da segurança e da confiabilidade, é necessário que esses documentos estejam alocados de maneira organizada, a fim de garantir que os gestores possam acessá-los rapidamente, sempre que for necessário.

Assim, uma empresa de gestão documental completa é aquela que disponibiliza, de acordo com o perfil da sua organização, serviços que irão auxiliá-lo a guardar e recuperar Informações de forma automatizada, sem a necessidade de impressões, dentro do conceito de paperless, ou sem utilizar papel.

Onde guardar seus documentos? Conheça algumas opções

O arquivamento de documentos em meios físicos tem se tornado cada vez mais obsoleto e se mostrado uma forma cara, ineficiente e pouco segura de guardar informações. Isso porque os papéis, além de perecíveis, ocupam muito espaço e demandam tempo e trabalho extra para que fiquem minimamente organizados.

Por isso, as empresas vêm investindo cada vez mais na digitalização e informatização dos seus processos documentais. Em consonância com essa necessidade do mercado empresarial, as empresas de tecnologia, como a GERENCIAR têm trabalhado para oferecer soluções que atendam a essa demanda por serviços como:

• Arquivamento e guarda de documentos;
• Digitalização de documentos;
• Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
• Gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM);
• Software Workflow, ou de Fluxo de trabalho;
• Gerenciamento de processos de negócios (BPM);
• Desenvolvimento de softwares específicos para gestão documental.

Estes serviços trabalham com os documentos da sua empresa passando por diversas etapas definidas num protocolo de gestão documental com o objetivo de evitar perdas e extravios e garantindo a integridade do conteúdo tratado.

Na Gerenciar estas etapas são:

• Classificação dos documentos;
• Temporalidade;
• Destinação (armazenamento, microfilmagem, digitalização ou descarte).

Desta forma, muito além do simples arquivamento dos dados, existe uma sistematização que facilitará os futuros acessos dos administradores aos seus bancos de dados.

Estes processos conferem mais agilidade às rotinas administrativas e integração dos setores que compõem a empresa, pois as informações passam a estar disponíveis numa rede e não mais em locais isolados.

A facilidade para acessar documentos que vão desde prontuários, fichas cadastrais, notas fiscais até relatórios de vendas aumenta a qualidade da comunicação entre os gestores dos diversos departamentos e auxilia no processo de tomada de decisão.

Assim, para além da sustentabilidade e da economia de espaço, a gestão automatizada de documentos é uma ferramenta poderosa para melhorar a performance do seu negócio e aumentar a sua produtividade.

Porque investir em serviços de gestão documental?

Ainda que sua empresa possua computadores de última geração, armazenar seus documentos em mídias físicas como HDs não é totalmente seguro. Além é estar sujeito a intempéries e desastres ambientais, é necessário contar com mão de obra especializada para lidar com as informações diariamente.

Além disso, seus dados ficam confinados a um espaço físico delimitado, limitando o seu acesso a eles.

Com a evolução da cloud computing, ou computação na nuvem, estas limitações foram superadas, pois, o arquivamento se dá através de armazenamento e a criação de bancos de dados via Internet, em rede.

A Gerenciar conta com as melhores ferramentas para a gestão de documentos da sua empresa. Se você quer saber mais sobre como e onde guardar documentos, entre em contato e conheça todas as nossas soluções empresariais.