O que é a tabela de temporalidade de documentos

A medida que o tempo passa, as empresas costumam acumular vários documentos. Existem aqueles que podem ser descartados, outros precisam ser mantidos intactos por toda a vida. É aí que entra a boa aplicação da tabela temporalidade de documentos.

Mesmo com o avanço da tecnologia e com muitos documentos nascendo já digitais, é importante entender que eles também possuem validade. Por essa razão, é importante existir uma boa gestão, tanto dos digitais como dos físicos.

Caso não ocorra essa boa condução, a empresa pode estar desperdiçando dinheiro e envolvendo-se em problemas, já que esta falta de controle pode gerar consequências terríveis.

Uma ótima medida provisória, é justamente ter o controle da idade dos documentos. E para que isso ocorra, o bom ajuste da tabela temporalidade de documentos deve ser feita.

O que é a tabela temporalidade de documentos?

Ela é o instrumento pelo qual se estipula um prazo de permanência de um documento em um arquivo e para onde vai esse documento após ocorrer a expiração desse prazo, visando garantir o acesso às informações sempre que necessário.

A desocupação de espaço físico, maximização na busca por informações, estipulação de rotinas operacionais, definição de fluxos, sem contar na economia e controle dos arquivos. Essas são algumas das vantagens que sua boa aplicação pode gerar.

Ela é muito comum e bastante utilizada por órgãos públicos, já que este tipo de instituição possui um grande fluxo de volume. Mas para que seja bem feito, é necessário pensar nos princípios da Teoria das Três Idades. Confira um exemplo da tabela:

Item documental	Ciclo de Vida	Frequência de uso	Prazo de guarda	Destinação final
Atestado de Saúde Ocupacional	Intermediário	Média	20 anos após o desligamento do trabalhador	Eliminação
Cartão de Ponto	Corrente	Alta	5 anos	Eliminação
Livro de Inspeção do Trabalho	Permanente	Baixa	Permanente	Guarda permanente

O conceito das Três Idades

Colocar em prática este conceito está totalmente ligado a uma boa gestão. A utilização dessa ideia consiste na divisão em categorias dos documentos da seguinte maneira: arquivo corrente, arquivo intermediário, arquivo permanente ou morto.

Fase corrente – Os documentos que estiverem nessa fase são constantemente consultados. É importante que que eles sejam de fácil acesso para os funcionários, para que a consulta seja ágil quando necessária.

Fase intermediária – Aqui nesta situação, os arquivos são acessados de vez em quando e devem estar disponíveis para serem consultados de maneira aleatória ou esperar sua eliminação definitiva. A digitalização é indicada para não ter perca no tempo de busca.

Fase permanente – Quando um documento passa pelas duas fases anteriores, eles já tiveram seu objetivo cumprido, no entanto, devem ser preservados por conta de seu valor informativo e probatório.

A temporalidade de permanência varia conforme a área relacionada. Segmentos como contábil, fiscal, pessoal e financeiro podem demandar um maior tempo em relação à manutenção dos documentos.

Cada empresa deve ajustar uma comissão para a gestão de documentos. Para maior efetividade desta comissão, é necessário que haja uma responsabilidade por ações e procedimentos.

Uma boa solução é contratar alguns projetos que facilitem esta gestão, como a utilização de softwares capazes de controlar e tornar mais eficaz o uso destes documentos que vão seguir as fases da temporalidade.

O Grupo Gerenciar – http://www.grupogerenciar.com.br

tem como propósito oferecer ajuda para as empresas que possuem o desejo de guardar suas informações de maneira segura e agilizar seus processos administrativos.

Ela oferece alguns softwares com ênfase no gerenciamento eletrônico de documentos, digitalização e que possui o conceito de paperless. No Grupo Gerenciar, uma empresa consegue utilizar de maneira eficaz a tabela temporalidade de documentos.