Por quanto tempo devo guardar a nota fiscal?

Quem tem uma empresa, que já está em algum ramo do mercado, sabe que existe todo uma responsabilidade para guardar a nota fiscal de uma determinada atividade da companhia.

Geralmente, as empresas têm um escritório de contabilidade que cuida da organização dos pagamentos e cobranças no geral. Mas há alguns documentos que não saem de dentro do estabelecimento e esses são responsabilidade de quem está no local.

Então, quanto mais cedo os colaboradores se organizarem para desempenhar essa tarefa com segurança e com a devida atenção em como guardar e até quando, melhor.

Veja como fazer para ter o controle das notas fiscais

 

• O tempo para guardar a nota fiscal em um negócio é de cinco anos. Nesse tempo a empresa tem como provar para a Receita Federal que todos impostos estão quitados.
• Deve-se lembrar que notas fiscais eletrônicas, quando emitidas, são armazenadas em um arquivo XML.
• Tenha um software de GED para poder arquivar as notas com as devidas validades e pelo assunto ou área da empresa.

Os benefícios de guardar a nota fiscal

• Venda de equipamentos que não são mais usados pela empresa para outras pessoas físicas ou jurídicas.
• A nota fiscal é uma segurança documental, que ajuda a não cairmos em golpes ou termos que pagar multas já sanadas ou indevidas.
• Você terá a garantia do que comprar e mãos, em caso de defeito, ou troca, e poderá fazer isso no prazo indicado no documento.

Grandes quantidades de documentos e arquivos. Como organizar?

Ainda nos dias de hoje, a burocracia que envolve as transações de compra e venda é bastante orientada por documentos e comprovantes. Com isso, deve existir um setor responsável por emitir, receber e guardar a nota fiscal.

Portanto, selecione pessoas capacitadas para desempenhar esse trabalho, que saibam lidar com a organização de arquivos, tanto físicos, quanto digitais. Não se esqueça de fazer um balanço do material de tempos em tempos.

Geralmente, o serviço de arquivar as notas fiscais e comprovantes, quando físicas, é feito com a separação dos arquivos em pastas e assuntos. Os documentos digitais também seguem esse planejamento.

Mas com os documentos digitais, contamos com software digitais, que nos ajudam a separar, qualificar, saber as mudanças sofridas no arquivo e seu tempo de validade.

Essa organização dá a orientação certa de até quanto tempo devemos manter algo e a hora de fazer um backup e uma limpeza geral no computador para liberar o espaço do disco.

Ainda temos a vantagem de termos a nuvem, o cenário virtual, para salvarmos o que achamos que mais tarde poderemos precisar para alguma atividade da empresa.

A falta de controle das notas e comprovantes, físicos e digitais, pode gerar gastos indesejados, perda de tempo, falhas no atendimento como um todo e a falta se segurança em relação a terceiros.

É preciso separar os assuntos da documentação para não perder, colocar a validade e definir o período em que os arquivos serão analisados para se saber se já pode ser liberado, despachado ou excluído.

Os benefícios dessa atividade ser bem feita traz celeridade às resoluções e diminui a margem de erros dentro da empresa. Não poupe na hora de estruturar esse serviço e dê a devida atenção a ele.

Caso sua empresa seja pequena, ou os próprios funcionários tiverem que guardar a nota fiscal, defina como fazer isso, treine essas pessoas para que elas não se percam em algum momento, afinal a demanda é diária.