Quais Documentos Você Deve Arquivar?

No mundo dos negócios, organização e responsabilidade são pilares que devem ser estruturados desde o início do projeto. Arrumar e arquivar os documentos importantes são de suma importância.

Não deixe para estruturar a gestão fiscal da sua empresa para depois. Uma falha nessa atividade, pode acarretar riscos e gastos inesperados como um todo. Pesquise e aplique seu modo administrativo.

Portanto, faça com que o arquivamento dos documentos empresariais ser funcional, prática e entenda como fazer isso com segurança e com uma equipe experiente nesse setor.

 

Os tipos de documentos que devem ser guardados

Confira a documentação legal que uma empresa deve dispor para qualquer atitude comprobatória diante a Receita Federal e coloque a gerência fiscal em prática.

• Documentos tributários – Segue o tempo de prazo de decadência, ou seja, o prazo de cinco anos que o Fisco tem para recolher os tributos referentes a documentação.
• Livros obrigatórios – Comprovantes de lançamento, escriturações comercial e fiscal, também tem prazo define dependendo do tempo de prescrição mediante legislação.
• Documentos trabalhistas – Devem ser mantidos pelo prazo de cinco anos, em caso de trabalhadores urbanos e rurais. Até o limite de dois anos após o término de contrato de trabalho.
• FGTS – A legislação determina um prazo de trinta anos, mas segundo decisão do Supremo Tribunal Federal, decidiu que tal prazo é inconstitucional e determinou o prazo de cinco anos.
• Documentação previdenciária – Devido à Reforma de Previdência de 2019, a legislação sofreu alterações, mas muitas empresas ainda adotam o prazo de dez anos.

Estratégias de arquivamento com uma gestão tipo GED

Uma gestão fiscal com a instalação de um software de GED, permite que a sua empresa possa ter maior margem de segurança em guardar documentos importantes, e no controle desses, sem serem danificados ou perdidos.

Aplicar um sistema de mídias digitais, um sistema virtual para classificar e armazenar esses documentos, fazem toda a diferença para a parte administrativa do empreendimento e sua manutenção.

Portanto, pesquise e introduza na sua empresa, o programa que achar de fácil entendimento e que atenda a todos os processos financeiros e fiscais. Não esqueça de deixar seus colaboradores cientes da funcionalidade do sistema.

Mesmo que você terceirize mão-de-obra para esse serviço, procure adquirir experiência para também poder organizar essa área do seu negócio. E esteja em sintonia com quem está fazendo a atividade para você.

Os documentos empresariais são importantes e têm prazos específicos para serem conferidos e pedidos legalmente. Trata-se de uma obrigação que a organização deve se responsabilizar, por risco de ter prejuízos futuros.

Não adianta querer economizar nessa área e querer fazer tudo por conta própria e sem a devida atenção. Esse campo de atividade necessita de experiência e capacitação para dar certo.

Conheça a tabela que lista todos os documentos e prazos referentes a cada um. Você pode achar exemplos dessa planilha em diversos sites, que disponibilizam de forma prática esses dados.

Uma base gerencial bem feita, deixa o ambiente empresarial mais confortável, respeitando prazos de tributos, salários e da documentação contratual. Veja se você está respeitando corretamente todos eles.

Tudo isso fica mais fácil com a GED (Gestão Eletrônica de Documentos), com um sistema feito para não deixar a empresa falhar na base fiscal e poder cumprir com as suas obrigações de maneira eficiente.

Com isso, não perca tempo para começar a arrumar a casa e planejar todas as datas com seus prazos definidos. Os documentos empresariais serão cobrados em momentos diferentes e necessitam estar prontos para serem despachados.