Terceirização da guarda de documentos: conheça as vantagens deste serviço

Toda empresa no desenvolvimento de suas atividades diárias produz grandes quantidades de documentos. O acúmulo desses arquivos tende aumentar com o passar dos anos, gerando uma crescente demanda por espaços destinados ao armazenamento de todas essas informações.

A guarda atrelada a uma boa gestão documental é essencial. Imagine os desafios de uma empresa com documentos fiscais diante de uma comprovação tributária, quando não há uma preocupação com a organização e armazenamento adequado de seu patrimônio documental.

Além disso, é fundamental que as informações armazenadas sejam localizadas de maneira ágil, apresentando a organização do acervo como parte de um processo de guarda de modo seguro, prático e eficiente. Por essa razão é cada vez mais comum que empresas optem pela terceirização de guarda física.

Importância da terceirização da guarda de documentos

A documentação da administração de uma empresa necessita estar arquivadas de forma mais organizada e segura possível, possibilizando o acesso aos documentos de maneira simples sempre que necessário.

Gerenciar e armazenar toda essa quantidade de papéis sem os devidos critérios de organização e segurança pode gerar diversos problemas desde o extravio até na dificuldade na tomada de decisões importantes de quem necessita dessas informações.

Mesmo com leis que garantem a digitalização e eliminação de documentos como a lei da liberdade econômica, ainda permanece a necessidade de se manter alguns tipos documentais que possuem importância vital para a empresa e não podem ser substituídos e descartados como escrituras, contratos, plantas, projetos entre outros. Por isso é importante contar com um ambiente adequado e seguro para a guarda, sendo assim, existem empresas especializadas em soluções para a guarda e organização de documentos.

Benefícios da terceirização da guarda de documentos

Entenda os principais benefícios adquiridos ao investir na terceirização da guarda de documentos da sua empresa:

• Preservação do acervo documental:

Ao lidar diariamente dentro de uma empresa é comum ocorrerem situações que prejudiquem os arquivos como o armazenamento incorreto e o manuseio inadequado.

Adquirindo um serviço de guarda para a sua empresa você garante que seus arquivos estejam armazenados em ambiente seguro, em acondicionamentos adequado e manuseio correto dos documentos, assegurando a integridade física dos registros.

• Aproveitamento do espaço físico:

Um dos principais benefícios da terceirização da guarda de arquivos é que a sua empresa pode aproveitar o espaço antes utilizado para o armazenado dos documentos para outras finalidades que possam gerar mais rentabilidade e agregar valor para o seu negócio.

• Redução de custos:

Outro benefício importante proporcionado pela guarda terceirizada de arquivos é a redução de custos, como em casos de processos judiciais em que ocorra extravio, perda ou a não localização de arquivos importantes, podendo acarretar multas elevadas. Esses casos podem ser evitados com a contratação de um serviço especializado em guarda e organização de documentos.

• Organização de arquivos:

A terceirização da guarda contribui com a organização do seu acervo documental já que os arquivos são acondicionados e catalogados corretamente, evitando o manuseio inadequado e assim mantendo-os sempre organizados.

• Segurança da informação:

Com a guarda terceirizada sua empresa conta com maior segurança, pois além de possuir ambiente propício para a preservação da integridade física dos documentos também possui acesso restrito aos arquivos. Sendo assim, somente pessoas autorizadas poderão acessar e manusear esses documentos, garantindo segurança e confidencialidade das informações.

• Agilidade nos procedimentos:

Com os documentos guardados de maneira correta e organizada é possível garantir a agilidade na localização dos mesmos. Com um sistema de Gerenciamento Eletrônico – GED associado a guarda de documentos é possível localizar seus documentos de forma instantânea, garantindo ainda mais agilidade nas rotinas e procedimentos da sua empresa.

Guarda de documentos no Grupo Gerenciar

O Grupo Gerenciar trabalha em todas as etapas do processo de gerenciamento da sua empresa. Além de oferecer serviços de Guarda e organização documental, possui um sistema de Gerenciamento Eletrônico – GED completo. Ainda conta com ambiente adequado, profissionais capacitados, equipamentos e tecnologia de ponta. A Gerenciar oferece uma consultoria arquivística de qualidade e proporciona as soluções adequadas às suas necessidades, tornando o arquivamento um processo muito mais organizado e seguro, garantindo a segurança das suas informações e a integridade dos seus documentos.

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