Quais são os tipos de arquivos que existem?

09 abr 2020

Arquivo Digital

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Grupo Gerenciar

Você sabe o que são arquivos e quais são os seus tipos? Arquivos são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa ou entidade no exercício de suas atividades, que podem ser classificados de acordo com a sua natureza, função ou finalidade. Neste post, vamos conhecer alguns tipos de arquivos, e entender as suas diferenças, o ciclo de vida dos documentos, as extensões de arquivos e um pouco sobre arquivos digitais. Acompanhe!

Conheça alguns tipos de arquivos, e entenda as suas diferenças

Existem diversos tipos de arquivos, que podem ser agrupados em categorias conforme o seu conteúdo, forma ou origem. Alguns exemplos são:

– Arquivos administrativos: são aqueles que contêm documentos relacionados à gestão e ao funcionamento de uma organização, como contratos, relatórios, atas, ofícios, etc.

– Arquivos técnicos: são aqueles que contêm documentos específicos de uma área de conhecimento ou atividade profissional, como projetos, desenhos, mapas, plantas, etc.

– Arquivos históricos: são aqueles que contêm documentos que possuem valor cultural ou informativo para a sociedade, como cartas, fotografias, jornais, livros, etc.

– Arquivos pessoais: são aqueles que contêm documentos de interesse particular de uma pessoa ou família, como diários, correspondências, certidões, diplomas, etc.

Ciclo de vida dos documentos

Os documentos que compõem os arquivos passam por diferentes fases ao longo do tempo, que determinam o seu tratamento e destinação. Essas fases são:

– Fase corrente: é a fase em que os documentos são frequentemente utilizados pela pessoa ou entidade que os produziu ou recebeu, e que devem ser mantidos próximos ao local de trabalho para facilitar o acesso e a consulta.

– Fase intermediária: é a fase em que os documentos já não são tão utilizados pela pessoa ou entidade que os produziu ou recebeu, mas ainda podem ter alguma utilidade administrativa, legal ou fiscal. Nessa fase, os documentos podem ser transferidos para um local mais distante do local de trabalho, mas ainda sob a responsabilidade da mesma pessoa ou entidade.

– Fase permanente: é a fase em que os documentos já não têm mais utilidade administrativa, legal ou fiscal para a pessoa ou entidade que os produziu ou recebeu, mas possuem valor histórico ou cultural para a sociedade. Nessa fase, os documentos podem ser doados ou transferidos para um arquivo público ou privado especializado na preservação e difusão desses documentos.

Os tipos de extensões de arquivos

As extensões de arquivos são sufixos que indicam os formatos e o tipo de conteúdo de um arquivo digital. Por exemplo:

– .doc: é a extensão de arquivos de texto criados pelo programa Microsoft Word.

– .pdf: é a extensão de arquivos que podem conter texto, imagem e som em um formato padronizado e independente de plataforma.

– .jpg: é a extensão de arquivos de imagem comprimida em um formato muito utilizado na internet.

– .mp3: é a extensão de arquivos de áudio comprimido em um formato muito utilizado na internet.

Entenda um pouco sobre arquivos digitais

Os tipos de arquivos digitais são aqueles que existem apenas em forma eletrônica e que podem ser armazenados em dispositivos como computadores, celulares, tablets, pen drives, CDs, DVDs, etc. Os arquivos digitais apresentam algumas vantagens em relação aos arquivos físicos (papel), como:

– Ocupam menos espaço físico;

– Podem ser copiados e compartilhados com facilidade;

– Podem ser editados e atualizados com rapidez;

– Podem ser acessados remotamente por meio da internet.

No entanto, os arquivos digitais também apresentam alguns desafios e cuidados para a sua preservação e segurança. Alguns exemplos são:

– A obsolescência dos formatos e dos dispositivos;

– A vulnerabilidade aos vírus e aos ataques cibernéticos;

– A necessidade de backup e cópias de segurança;

– A observância dos direitos autorais e da legislação vigente.

Conheça nossas soluções:

O Grupo Gerenciar é uma empresa especializada em gestão documental, digitalização de arquivos e gerenciamento eletrônico de documentos. Oferecemos soluções completas para organizar, preservar e gerenciar os seus documentos físicos e digitais com eficiência e segurança. Entre em contato conosco e saiba mais sobre os nossos serviços.

Quais São Os Tipos De Arquivos Que Existem tipos de arquivos

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