Quais são os tipos de arquivos que existem?
Grupo GerenciarVocê sabe quais são os tipos de arquivos que existem? Arquivos são reuniões de informações que podem ou não ter valor documental, fiscal, histórico etc. No entanto, é inegável que no decorrer de nossas vidas, acumulamos diversos arquivos.
Eles podem ser digitais ou físicos, grandes ou pequenos, mas todos os arquivos possuem sua finalidade, e precisam ser facilmente localizados caso você venha a precisar dele.
Afinal de contas, poucas coisas são piores que procurar por um arquivo que você sabe que tem, e não o encontrar quando você precisa. É por isso que é importante conhecer os tipos de arquivos e entender como manter uma organização.
Conheça alguns tipos de arquivos, e entenda as suas diferenças
A primeira coisa que você deve saber é que existem arquivos físicos e arquivos digitais. Os arquivos físicos são aqueles organizados em pastas, que são guardados em gavetas e armários, impressos em papel.
Já os arquivos digitais são aqueles que são gerados em computador, e ficam arquivados em dispositivos como tablets, celulares, etc.
Arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto:
Existem classificações também que indicam a frequência de uso dos arquivos. Por exemplo, o arquivo ativo é aquele que é acessado com frequência. Ele precisa estar em local de fácil visibilidade.
O arquivo ativo se mantém inconclusivo. Ele pode ser alterado, alimentado e modificado a qualquer momento.
O Arquivo inativo é acessado esporadicamente, não é alimentado e não é usado para consulta com frequência. São arquivos que ainda possuem importância, porém o uso é muito pontual.
Já o arquivo morto são arquivos importantes, que possuem uma significância e relevância com finalidade documental, mas que já não são consultados, ou mesmo modificados.
Extensões de arquivos entenda um pouco sobre arquivos digitais
Falar sobre os tipos de arquivos é complexo. Existem diversas classificações, e todas elas são importantes. Os tipos de arquivos digitais, por exemplo, variam bastante de acordo com suas extensões.
Alguns dos tipos mais comuns são os seguintes:
- PSD: gerado pelo Photoshop;
- CDR: gerado pelo Corel Draw;
- XML: arquivo gerado para documentos usados na internet;
- SQL: arquivo específico para administração e dados;
- TXT e WORD: arquivos de texto;
- EXE: arquivo de execução;
- ZIP e RAR: arquivos compactados;
- JPG e PNG: arquivos de imagens.
Além desses existem inúmeros outros tipos de arquivos. Eles são usados com finalidades bem específicas, e todos os computadores/ celulares ou qualquer outro dispositivo possui muitos desses arquivos.
Dicas de organização dos arquivos
Além de saber sobre os tipos de arquivos é importantíssimo que você entenda como mantê-los organizados. A organização é fundamental para que você tenha acesso às informações de cada arquivo quando precisar.
A primeira dica que podemos dar é que os arquivos recebam nomes que façam sentido para a sua administração. Então, as faturas mensais devem carregar mês e ano, arquivos de dados pessoais devem ser especificados etc.
Criar uma dinâmica de nomenclatura e organização que faça sentido para a sua empresa é fundamental para não se perder entre os tipos de arquivos.
Terceirizar a organização:
Outra coisa importante é que você contrate uma empresa para fazer a organização dos tipos de arquivos. Uma empresa especializada será capaz de agrupar e organizar de forma clara e objetiva todos eles.
O acesso rápido aos diferentes arquivos trará maior agilidade para as tarefas rotineiras. É fundamental que você saiba onde encontrar aqueles que mais utiliza, e também aqueles que são acessados esporadicamente.
Conhecer os tipos de arquivos ajuda você a ter muito mais clareza sobre a importância e a aplicação deles. O Gerenciar é um grupo de profissionais que podem ajudar na consultoria e manutenção de seus arquivos físicos e digitais.
