9 sinais que sua empresa precisa de um GED

Todo bom gestor sabe que mudanças que impulsionam a rotina da empresa são sempre bem vindas. Existem algumas tecnologias que podem auxiliar em diversas áreas, incluindo a gestão de documentos. Você sabe identificar sinais que sua empresa precisa de um GED?

Muito provavelmente você já se preocupou com aquele tanto de documento precisando de catalogação e arquivamento correto. A organização de documentos precisa ser uma prioridade para qualquer empresa.

Por isso, vamos te ajudar a identificar se sua organização necessita de um gerenciamento eletrônico de documentos.

Como identificar os sinais que sua empresa precisa de um GED

Existem alguns elementos que podem ser indicativos de que uma mudança precisa ser feita em sua empresa. No que diz respeito à documentação, esses sinais podem ser identificados quando os problemas já começam a aparecer.

Por isso é preciso ficar atento aos sinais, para que a mudança não aconteça após ter que lidar com grandes problemas. Preste atenção na lista abaixo e cheque se há alguma identificação com algum desses itens:

1. Sua empresa sofre com a desorganização de documentos.
2. Os funcionários perdem tempo tentando encontrar documentos.
3. Existem mesas que sempre estão lotadas de papéis.
4. O armazenamento dos documentos ocupa um grande espaço físico em sua empresa.
5. Tem muitos custos com impressão e manutenção de máquinas.
6. Já passou por extravios ou perda de documentos.
7. Quer aumentar a segurança dos documentos e preservá-los por mais tempo.
8. Necessita de um melhor controle de acesso aos documentos.
9. Quer passar a ser uma empresa mais sustentável.

Se você identificou que sua empresa passa por 1 ou mais itens dessa lista, então está na hora de adquirir um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED.

Todos os itens da lista acima podem ser solucionados com a implementação do GED. Passar a obter todas as vantagens do sistema GED pode inclusive impulsionar sua empresa para mais produtividade.

Como o sistema GED funciona?

Agora que você já identificou os sinais que sua empresa precisa de um GED vamos entender melhor como esse sistema funciona.

Por meio da digitalização de documentos, uma empresa capacitada e especializada transformará o formato de todos os documentos de sua empresa. Os documentos em formato impressos passarão a ser digitais.

É importante encontrar uma empresa que seja realmente capacitada, pois é ela quem irá implementar e fazer toda a mudança de software em sua empresa.

Toda a organização passará por mudanças de adaptação a esse novo software. O GED utiliza sistema de armazenamento em nuvem, ou seja, os documentos podem ser acessados de um computador, celular ou tablet.

O controle de acesso aos documentos pode ser personalizado, garantindo mais segurança. Se um documento só pode ser acessado por certo grupo de funcionários, seu acesso fica restrito. Isso garante que as informações dos documentos fiquem ainda mais seguras.

Outro ponto muito positivo do gerenciamento eletrônico de documentos é que ele pode ser implantado em empresas grandes e pequenas. Não importa qual o volume de documentos que sua empresa possui, ela pode ser beneficiada pelo GED.

Tecnologia a seu favor

Você acabou de conferir quais são os sinais que sua empresa precisa de um GED e como seu funcionamento pode beneficiar a empresa, seus funcionários e gestores.

O avanço da tecnologia está facilitando cada vez mais a vida empresarial. Um bom gestor sabe quando é a hora de uma mudança positiva para seu negócio. Fique atento às novas tecnologias no mercado que podem impulsionar ainda mais sua produtividade.

O Grupo Gerenciar possui um software GED completo para gestão dos seus documentos e processos de negócios. Com ferramentas de digitalização de documentos, assinatura digital, assinatura eletrônica, workflow – automação de fluxo de trabalho, gerenciamento eletrônico dos documentos e muito mais.

Além dos recursos de segurança com restrições de acessos para usuários permitidos o Sistema GED Gerenciar ainda possui a possibilidade de fazer integração com outros sistemas através de API.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e saiba como podemos ajudar a sua empresa a gerir melhor seus documentos.