Soluções inteligentes para acelerar a transformação digital nos negócios

Vivemos em uma era em que a tecnologia desempenha um papel fundamental no cotidiano das pessoas, empresas e instituições. Diante de um cenário cada vez mais digital, hiperconectado e competitivo, impulsionar a transformação digital nos negócios não se trata apenas de uma mera opção e sim de uma questão de sobrevivência.

Setores empresariais de todo o mundo adentraram em um ritmo acelerado de atualização tecnológica para garantir o controle estratégico de dados, documentos, métricas, operações e instalações. A tendência atual é tornar os processos de negócio cada vez mais inteligentes, incorporando os conceitos digitais e sustentáveis ao DNA das empresas, visando mais economia e rentabilidade.

A transformação digital é um conceito revolucionário e disruptivo, onde as operações que até ontem eram realizadas de forma manual e em ambiente físico, tende a ser rapidamente substituídas por operações automatizadas ou remotas, através de ferramentas virtuais.

Neste cenário cada vez mais digital, ser uma empresa Paperless é a tendência da vez. Esta concepção representa um ambiente de trabalho no qual a utilização de papel é eliminada ou muito reduzida, onde os dados e os documentos não necessitam mais serem impressos, apenas gerados, visualizados e compartilhados em formato digital, diminuindo gastos com insumos e espaço físico, adicionando produtividade e facilidade nas tomadas de decisões.

Embora a eliminação total do papel talvez ainda não represente uma meta facilmente atingível a curto prazo em todos os segmentos de negócios, mesmo uma pequena redução pode já em um primeiro momento representar uma economia de custos considerável e a melhoria na eficiência dos processos. Não importa se sua empresa está na fase inicial ou desenvolveu políticas e procedimentos bem estabelecidos, sempre há vantagens na interrupção ou mesmo na redução do uso de papel.

Razões para digitalizar os documentos e atividades da sua empresa

Produtividade aprimorada: Localizar e compreender rapidamente as informações pode melhorar a eficiência e a imagem profissional de sua empresa. Gastar tempo vasculhando pilhas de papel diminui o tempo de resposta em uma época em que a maioria das respostas está apenas a alguns cliques.

Reduza os custos operacionais: Os custos de armazenamento físico são um dos principais motivos para substituir o uso de papel por arquivos digitais. Você pode eliminar uma quantidade considerável de espaço de armazenamento e reutilizar esse espaço para atividades mais produtivas e lucrativas.

Compartilhamento de informações e interação entre equipes: Digitalizar seus processos de negócio também possibilita o compartilhamento de informações e documentos, aumenta a interação entre as equipes de trabalho. Com recursos de assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais e ferramentas de automação de rotinas de trabalho (workflow), você não precisa mais esperar, basta clicar e seguir em frente. Economize tempo e elimine as frustrações com as papeladas.

Maior segurança: Ao eliminar a circulação de papel, você pode cumprir melhor os novos requisitos de conformidade de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), habilitando o acesso às informações e arquivos apenas a usuários específicos. Vários backups também podem ser criados, dentro e fora do local, enquanto a recuperação e proteção de dados são significativamente aprimoradas.

Ecologicamente correto: Em uma sociedade onde a consciência ecológica é cada vez mais disseminada e ações com resultados voltadas para a causa são homenageadas, é essencial considerar as implicações comerciais de seu impacto ambiental. A eliminação do papel na rotina de trabalho reduz drasticamente o consumo de recursos valiosos pela sua organização. Isso também aumenta seu status ecológico com o público e clientes.

Quais soluções podem promover a transformação digital nos processos da sua empresa?

Digitalização de documentos

A Digitalização dos documentos é o passo inicial para a transformação digital do acervo e dos processos de negócios da sua empresa, pois garante os benefícios principais já citados, como acesso e compartilhamento fácil das informações.

Assinatura digital e assinatura eletrônica

As assinaturas digitais e eletrônicas têm revolucionado empresas que buscam digitalizar seus processos. Além de trazer ganhos na eficiência operacional, desburocratizar os processos, ainda contribui com a redução de custos em todo o fluxo de trabalho, eliminando a necessidade de impressão, cópias, envio e armazenamento físico de documentos.

Gerenciamento de processos (Workflow)

Ter um sistema de gerenciamento de processos ajuda a otimizar os fluxos de trabalho e torna as atividades muito mais práticas, além de garantir a eficiência na organização e no rastreamento dos trâmites documentais e informações, ajudando a economizar tempo, eliminar desperdícios, otimizar etapas e procedimentos de trabalho, aproveitamento inteligente dos recursos humanos, o que em geral poupa dinheiro e contribui para o crescimento e melhoria das empresas.

Gestão Eletrônica de Documentos – GED

Investir em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e converter seu escritório de arquivos de papel em digital não só lhe dará um sólido retorno sobre o investimento, mas também fornecerá uma base sólida para ajudar a expandir seus negócios, melhorar a produtividade nas atividades internas e externas e facilitar a tomada de decisões nas rotinas administrativas.

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O Grupo Gerenciar possui as melhores e mais completas soluções tecnológicas do mercado para promover a transformação digital dos negócios e colocar a sua empresa sempre um passo à frente.

O Sistema Gerenciar oferece soluções integradas que irão revolucionar a gestão dos seus documentos e rotinas de trabalho, gerando economia, praticidade, eficiência e produtividade.

Com a ferramenta GED/ECM armazene, monitore, organize, digitalize e acesse de forma eficiente os seus documentos. Automatize fluxos de trabalho, realize suas atividades com mais segurança, praticidade e produtividade, interagindo com as equipes em ambiente corporativo ou até mesmo em home-office por meio do Workflow/BPMS. Com o Gsign Assinatura Eletrônica e Assinatura Digital assine ou envie documentos e contratos para outros signatários com mais rapidez, em qualquer lugar e a qualquer hora, eliminando o uso do papel. Além dos benefícios das soluções integradas da Gerenciar já apresentados, com o  Sistema Gerenciar ainda é possível fazer conexão com outras ferramentas através de APIs de integração.

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