7 limitações dos documentos em papel e como superá-los

Durante séculos, os documentos em papel sustentaram o mundo quando se tratava de manutenção de registros e comunicação empresarial. Cinquenta anos atrás, simplesmente não havia alternativas aos documentos em papel. As empresas armazenavam registros vitais em pilhas de arquivos de papel.

À medida que avançamos no século 21, percebemos que controlar pilhas cada vez maiores de registros em papel não é apenas cansativo e complicado, é insustentável.

Nós nos inclinamos para esse crescente aborrecimento com o papel à medida que as tecnologias digitais se moviam para o local de trabalho e logo para nossas casas.

Nos últimos anos, as desvantagens do papel no gerenciamento de documentos estão cada vez mais evidentes à medida que as tecnologias mais recentes ultrapassaram a dependência dos registros físicos pela introdução dos recursos digitais. Por isso, listamos as principais limitações dos documentos baseados em papel.

Principais limitações dos documentos baseados em papel

1. Documentos em papel ocupam muito espaço

Para uma pequena empresa, pode ser viável armazenar alguns documentos em papel. No entanto, conforme o negócio cresce, o espaço de armazenamento fica reduzido ou é muito caro.

Além disso, arquivos volumosos não só geram desordem física no local de trabalho, mas também podem afetar a produtividade dos funcionários e dificultar a localização dos registros. Um ambiente de escritório desordenado é pouco inspirador, certamente não é o ideal.

Por isso, é importante converter registros de papel para o digital, promovendo assim um local de trabalho ordenado e fácil de manter.

2. São caros de manter

O custo da utilização de documentos em papel vai muito além dos gastos com impressora, papel e tinta. Inclui também arquivo e armazenamento de papel, cópia, compartilhamento pessoal e envio por correio, serviços de segurança e destruição de documentos confidenciais, manutenção e reparos de impressoras e copiadoras. Além dos custos com tempo e remuneração de funcionários envolvidos no manuseio e organização de todos os arquivos.

Muitas organizações optam por armazenamento externo quando ficam sem espaço em seus próprios escritórios. Mas, se esse novo espaço de armazenamento estiver longe do local do seu escritório, é demorado e caro transportar os documentos sempre que necessários de volta ao escritório.

Com um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem o custo do armazenamento digital de suas informações com certeza será drasticamente menor.

Os documentos podem ser arquivados de forma simples, levando a maior organização, eliminando a perda de informações. Além disso, você também pode capturar conteúdo, rastrear seus arquivos e compartilhar informações sem precisar imprimir nada.

3. Documentos em papel armazenados não estão acessíveis

Uma das principais limitações de um modelo de arquivamento manual, baseado em papel é o tempo que leva para localizar os documentos.

Um funcionário gastará uma quantidade significativa de tempo para recuperar um registro específico em papel armazenado em um modelo de arquivamento manual. Pode demorar ainda mais se o armazenamento for externo.

Em caso de não localização do documento, a empresa pode ter maiores gastos com recriação de documentos, além do risco de possíveis transtornos financeiros com processos jurídicos em caso de não entrega de algum documento importante.

Um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos, por outro lado, fornece acesso instantâneo às informações. O tempo de acesso mais rápido aos dados aumenta a produtividade de gerentes, analistas, contadores e outros funcionários que acessam os dados com frequência.

4. A distribuição de documentos em suporte de papel causa atrasos

O que ocorre se vários departamentos trabalharem com um documento em papel de forma colaborativa? Eles distribuem múltiplas cópias entre si, onde cada um seguirá rotinas e procedimentos distintos, muitas vezes necessitando de aprovação de outros departamentos para prosseguir o fluxo, provocando um crescimento indiscriminado do volume do acervo físico. Quanto mais pessoas lidarem com ele, mais cópias serão criadas.

É um processo descontrolado, cansativo e demorado, mas também reduz a produtividade, principalmente quando se torna um processo de trabalho regular.

Essa desvantagem pode ser superada facilmente com a digitalização dos registros, além disso, através de uma ferramenta workflow os usuários participantes do processo podem interagir com mais facilidade, compartilhar os documentos, aprovar dados e rastrear as informações com mais segurança, comodidade e eficiência.

5. Estão sujeitos a danos ao longo do tempo

A manutenção dos arquivos apenas no formato físico é bastante arriscada. Os documentos em papel estão sujeitos a exposição de umidade, poeira e às condições climáticas, podendo provocar a perda irreparável das informações neles registrados.

O suporte documental em papel está sujeito à deterioração, que pode ser causada por práticas de manuseio inadequadas, agentes biológicos como fungos e insetos, também podem ser facilmente perdidos, extraviados ou roubados. Além disso, um incêndio ou desastre natural pode significar a perda de informações essenciais.

Se você não tiver cópias de segurança em papel ou microfilme, uma vez que os arquivos são destruídos ou perdidos, não há como recuperar os registros antigos. A microfilmagem é um procedimento caro. Por isso é essencial garantir a integridade dessas informações e investir na produção de documentos no formato digital, como veremos a seguir.

6. Documentos em papel não são fáceis de proteger

Independentemente do tamanho, todas as organizações devem proteger os dados e informações, pois são o ativo mais valioso de uma empresa.

Um dos principais riscos de segurança da informação para um negócio são os registros físicos, pois os documentos impressos são difíceis de proteger contra acesso não autorizado, perda ou danos.

A possibilidade de acesso não autorizado, equivocado ou mesmo fraudulento a documentos em papel é muito maior em comparação com os registros digitais.

É mais fácil e descomplicado proteger os registros digitais com um sistema robusto de gerenciamento de documentos em nuvem, com tecnologias de criptografia e proteção por senha.

Uma estratégia assertiva para proteger seus documentos e ainda frear o crescimento físico do acervo é abolir as impressões, produzir e gerenciar os documentos nato digitais (documentos originalmente digitais) e eliminar os documentos em papel, apostando na digitalização com base nos requisitos da legislação vigente ou até mesmo em uma digitalização convencional de mercado, apenas para acessar as informações, descartando os documentos originais de acordo com a sua vigência (prazo de guarda).

7. Documentos em papel não são ecologicamente corretos

A Responsabilidade Social Corporativa cresceu em importância nos últimos anos.

Para produzir 1 kg de papel, são necessários 324L de água. A produção de papel impulsiona a demanda de celulose, o que causa o desmatamento. Precisamos de árvores para limpar o ar que poluímos de inúmeras outras maneiras.

À medida que as tendências “verdes” ganham força nos próximos anos, é aconselhável adotar políticas amigas do ambiente o mais cedo possível.

Práticas sem papel como o armazenamento e gerenciamento digital e a redução de impressões desnecessárias irão economizar dinheiro para sua empresa e tornar sua marca mais atraente para clientes ambientalmente conscientes.

Não seja restringido pelas limitações dos documentos em papel

As empresas estão se livrando do papel e aderindo ao movimento digital mais rápido do que nunca. A pandemia COVID-19 de 2020 agiu como um pedal acelerador. Não é mais uma questão de “se”, mas de “quando” as organizações optam por abolir o papel.

As empresas que já adotaram essa iniciativa provavelmente terão um desempenho melhor, pois a digitalização do negócio reduz custos significativamente e melhora a produtividade. Em breve, o armazenamento de registros digitalizados será a norma e não apenas a melhor opção.

Rompa com as limitações dos documentos em papel agora e invista em soluções de gerenciamento de documentos digitais.

Conheça o Sistema Gerenciar

O Sistema Gerenciar é uma solução completa para ajudar sua empresa a deixar de usar papel, com um conjunto de ferramentas integradas para o gerenciamento eletrônico de documentos e processos de negócios, a fim de agilizar a sua rotina de trabalho, com total controle e segurança das informações.

A ferramenta GED/ECM proporciona o armazenamento, monitoramento, organização, digitalização e acesso de forma eficiente aos seus documentos. Já a solução Workflow/BPMS garante a automatização dos fluxos de trabalho com maior segurança, praticidade e produtividade no trâmite das informações, melhorando a interação do time tanto em ambiente corporativo como em home office.

O Sistema Gerenciar também conta com a ferramenta Gsign de assinatura eletrônica e assinatura digital que possibilita a assinatura ou envio de documentos e contratos para outros signatários com mais rapidez, em qualquer lugar e a qualquer hora, eliminando o uso do papel. Além dos benefícios das soluções integradas já apresentadas, ainda é possível fazer conexão com outras ferramentas através de APIs de integração.

Acelere os processos de negócios e aumente a eficiência operacional da sua empresa eliminando o uso de papel nas rotinas de trabalho, entre em contato conosco agora mesmo e saiba mais.

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