Gerenciamento de documentos: conheça as melhores práticas

O gerenciamento de documentos consiste em um conjunto de práticas que visa a organização e controle dos arquivos documentais e a preservação adequada das informações que fazem parte de uma instituição. Como sabemos, todo ambiente corporativo produz uma quantidade considerável de documentos.

Organizar todos esses registros de maneira eficiente certamente representará um grande desafio, porém os resultados serão extremamente benéficos e satisfatórios para a sua empresa, proporcionando agilidade na localização dos documentos, segurança jurídica e redução de custos.

Para que isso aconteça, entretanto, é necessário estimular boas práticas administrativas, algo inerente a qualquer processo de uma gestão verdadeiramente assertiva. Mesmo em menor escala, ainda há negligência do empresariado em torno da gestão de documentos, o que traz sérios riscos para qualquer negócio.

Melhores práticas para o gerenciamento de documentos da sua empresa

Para que a gestão de documentos realmente facilite a vida da sua empresa, nós vamos lhe apresentar as melhores práticas aplicáveis ao seu acervo e às rotinas do seu trabalho, com foco na eficiência e nos resultados. Confira:

Digitalização dos documentos

Os avanços tecnológicos revolucionaram as rotinas de praticamente todos os serviços, inclusive na gestão de arquivos. Neste contexto, a digitalização de documentos se tornou uma das melhores soluções disponíveis para esse tipo de gestão.

Além de dinamizar o acesso às informações documentais (ao alcance de uma simples pesquisa em um software), a gestão eletrônica de documentos ainda reduz a utilização de papel, contribuindo para o meio ambiente e para o seu bolso, já que as cópias e impressões de documentos envolvem custos. Os documentos digitalizados e certificados com ICP-Brasil (assinatura digital) de acordo com a legislação vigente (Lei 13.874/2019, Decreto 10.278/2020 e MP 2200-2/2001) recebem todo o respaldo jurídico para substituir o documento original e consequentemente eliminá-lo. Saiba mais.

Tenha um espaço organizado

Para garantir o controle de todo o acervo da empresa e ter eficiência na localização e acesso aos documentos o mínimo que sua empresa precisa dispor é de um espaço exclusivo e organizado, com padrões de armazenagem bem definidos.

Há situações, por exemplo, em que você precisa consultar e apresentar informações documentais para agentes fiscalizadores. Mas se o seu espaço de arquivo se assemelhar a um depósito, com pilhas de documentos simplesmente jogados, você corre risco de perder tempo e dinheiro.

É preciso estabelecer critérios, com prateleiras bem identificadas e separação inteligente através de categorias e subcategorias.

Uma outra opção, que têm se mostrado bastante viável é a terceirização da guarda dos documentos físicos, onde uma empresa especializada armazena os arquivos, aplicando conforme o contrato firmado entre ambas, todo o tratamento arquivístico definido pela gestão dos documentos.

Atenção para a temporalidade dos documentos

Uma boa gestão de documentos também engloba a temporalidade deles, ou seja, o período em que é obrigatório armazená-lo tanto em meio físico quanto em ambiente digital. Extratos bancários, por exemplo, devem ser armazenados por cinco anos. Já os documentos que comprovam quitações com a Previdência precisam ser mantidos por 30 anos.

Um serviço bastante requisitado pelas empresas é a criação de um plano de classificação e a tabela de temporalidade. Este material que garante a segurança jurídica para a eliminação dos documentos não vigentes pode ser desenvolvido tanto por uma empresa especializada como o Grupo Gerenciar, como pela consultoria de um profissional arquivista, juntamente com os departamentos responsáveis pelo documento, considerando além da legislação específica para cada documento, também as pendências legais e judiciais envolvendo os registros.

Tecnologias voltadas para a gestão de documentos

Um recurso fundamental que garante a eficiência de qualquer empresa ou instituição na gestão de seu acervo é a adoção de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GE.

Os melhores softwares de mercado (como o Sistema Gerenciar) possuem ferramentas com tecnologia voltadas para o rastreamento físico e eletrônico de todos dos documentos, digitalização e armazenamento digital, assinaturas eletrônicas e digitais, além de automatização de rotinas de trabalho (Fluxo de trabalho – Workflow), onde os registros são incorporados ao ambiente digital onde passarão a tramitar de forma virtual e automatizada entre os departamentos e equipes da empresa, com total segurança, eficiência e produtividade.

Políticas de uso – melhores práticas no gerenciamento de documentos

Também é fundamental ter processos bem definidos quanto ao uso e transporte de documentos. Ou seja, o acesso a determinados arquivos deve estar diretamente ligado à hierarquia estabelecida na organização.

Isso é ainda mais fácil de ser controlado no meio digital por sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, onde é possível definir níveis de acesso desde um colaborador comum até o líder da empresa. Esse tipo de política de uso promoverá mais segurança em termos de desaparecimentos ou deteriorações de documentos.

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