Fluxos de trabalho: como otimizá-los com uma ferramenta workflow?

As atividades de uma empresa podem ser divididas em processos, que por sua vez podem ser subdivididos em tarefas. Essas tarefas, desde as mais simples às mais complexas, contribuem para a realização dos objetivos finais da empresa. Isso significa que, quanto melhor eles forem gerenciados, mais bem-sucedidos serão os resultados do negócio.

Infelizmente, muitas empresas ainda cometem o equívoco de limitar a agilidade das tarefas que executam, prendendo-se a processos e fluxos de trabalho manuais e pouco práticos. Como consequência, a organização perde produtividade e eficiência.

Para evitar a perda de competitividade, é indispensável que as empresas transformem cada vez mais seus processos de negócios em busca da excelência, é aqui que a otimização do fluxo de trabalho desempenha um papel fundamental.

Afinal, o que é um fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho envolve um padrão ou série de tarefas dentro de um processo organizacional, enquanto os processos formam as condições definidas da sequência conectada de atividades que compõem um fluxo de trabalho.

Basicamente, os fluxos de trabalho são processos de negócios em ação. Portanto, da mesma forma que otimizamos os processos para a máxima eficiência e eficácia, a otimização do fluxo de trabalho visa alcançar o mesmo sistematicamente.

No nível da empresa, é uma sequência em que as tarefas, informações ou documentos são distribuídos de um colaborador para outro, de acordo com um conjunto de regras de procedimento.

Os fluxos de trabalho unificam os sistemas de informação para auxiliar a concluir tarefas, organizando e alinhando a automação e execução de processos. Desse modo, após otimizar seus processos de negócios, automatizá-los em um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é fundamental para contribuir para o aumento do sucesso da empresa.

Como saber quando é hora de otimizar os seus fluxos de trabalho?

Bem, responda às seguintes perguntas para obter a resposta:

• Os processos demoram muito mais do que o esperado?
• Os erros ocorrem com muita frequência?
• Existem gargalos?
• Seus processos de trabalho têm etapas monótonas e irrelevantes?
• Você está alcançando os objetivos desejados?
• Ajudaria se seus processos de trabalho fossem otimizados?

Se você respondeu “sim” a qualquer uma das perguntas acima, talvez seja hora de dar uma olhada séria e tomar medidas reais para otimizar seus processos de trabalho de forma impactante.

Benefícios da otimização dos fluxos de trabalho

Investir tempo para entender melhor e otimizar seus fluxos de trabalho traz uma série de benefícios, incluindo nas seguintes áreas:

• Automação de tarefas: economize tempo nos esforços de coordenação das atividades.
• Eficiência do processo: taxas de conclusão de tarefas aprimoradas.
• Operações simplificadas: aumento da produtividade tornando o gerenciamento do fluxo de trabalho mais eficiente.
• Adoção de processos: a repetição padronizada de processos corresponde a maior qualidade na execução das tarefas.
• Risco reduzido: diretrizes predefinidas ajudam a minimizar o erro humano e outros riscos.
• Trabalho em equipe (fluxo): comunicação clara e atribuições do projeto de tarefas e responsabilidades.

Juntos, esses benefícios reduzem custos, aumentam a produtividade da equipe, encantam os clientes e ajudam você a atingir seus objetivos de negócios. É por isso que você deve considerar o gerenciamento de fluxo de trabalho em sua organização.

Como otimizar os processos de trabalho da sua empresa?

Existem inúmeras maneiras de otimizar os processos de trabalho e aperfeiçoar o desempenho das atividades em uma empresa. Eles são conhecidos como processos de melhoria de produtividade. O grande benefício é que podem ser executados em conjunto, tornando as ações ainda mais eficazes. Confira alguns deles abaixo:

Mapeamento de processos

O processo de mapeamento compreende o estudo das atividades realizadas, de ponta a ponta em um processo, bem como a identificação das entradas e saídas.

Dessa maneira, é analisado um desenho do fluxo dessas tarefas, reforçando assim a compreensão de como o trabalho é executado.

Isso facilita, por exemplo, a identificação de erros e possibilita a implementação de melhorias.

Identificação e eliminação de falhas

Quando o processo é mapeado, fica mais fácil e preciso verificar erros e atrasos que afetam a produtividade e consequentemente o resultado final.

Nesta etapa, não basta identificar o problema e seus possíveis impactos, é fundamental ter a capacidade de determinar sua causa raiz e o que precisa ser feito para reduzi-la.

Sendo assim, os esforços utilizados são muito mais eficazes para eliminar a falha e suas ocorrências.

Eliminando etapas desnecessárias

Outro ponto que afeta diretamente a produtividade é a execução de ações que mesmo não impactando positivamente o processo, ainda são realizadas.

O mesmo é evidente para tarefas manuais, por exemplo, a busca de documentos ou informações por colaboradores.

Na otimização da gestão dos processos de negócios, esses pontos podem ser identificados e eliminados, bem como automatizados, tornando a atividade mais precisa e ágil.

Automatizando os processos

Se você ainda não tem uma solução de automação de processo de trabalho, é hora de optar por uma. Escolha uma ferramenta que atenda aos requisitos de negócios e às necessidades do usuário.

A automação de processos ou automação de fluxos de trabalho é a utilização de tecnologia digital para otimizar as tarefas que envolvem processos de negócios complexos com o objetivo final de simplificá-los.

Existem ferramentas eficientes voltadas para a automação de fluxos de trabalho e processos de negócio que promovem uma verdadeira revolução nas rotinas de uma empresa e com resultados animadores. Essas ferramentas são conhecidas como Workflow e estão se popularizando rapidamente no meio coorporativo.

A automação promovida pelo Workflow pode agilizar processos repetíveis e permitir que funcionários neles ocupados agora se concentrem em tarefas específicas e fundamentais do negócio, enquanto aumenta a consistência, eficiência e confiabilidade das atividades.

O acompanhamento e a medição contínuos dos fluxos de trabalho após a automatização lhe ajudarão a identificar gargalos e indicar áreas de melhoria. A avaliação contínua de seu fluxo de trabalho e sua atualização periódica contribuirá para que sua equipe se torne mais eficiente.

Otimização dos fluxos de trabalho com o Workflow Gerenciar

Não ignore os sinais de alerta que indicam a você a necessidade de automatizar seus processos de negócio. Sua empresa pode otimizar fluxos de trabalho e reduzir custos.

Para isso, conte com o Workflow Gerenciar, uma ferramenta de fluxo de trabalho poderosa com soluções integradas para potencializar o gerenciamento das informações da sua empresa.

Integre as diferentes etapas das atividades da sua empresa, onde os documentos tramitarão entre a equipe de trabalho em ambiente totalmente digital, garantindo o dinamismo, produtividade e eficiência das atividades, viabilizando a interação das partes envolvidas de forma ágil e segura.

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