Assinatura Eletrônica e Gerenciamento de Documentos: soluções integradas para revolucionar seus fluxos de trabalho

Qualquer empresa e organização é direcionada por documentos e informações. Na fase inicial de um negócio, o arquivamento manual e o manuseio de documentos podem ser rotinas relativamente fáceis e rápidas, pois o volume de arquivos ainda é mínimo. No entanto, conforme a empresa começa a crescer, é fundamental que você consiga arquivar, localizar e distribuir os documentos requisitados nas atividades corporativas de forma rápida e eficiente.

O processo de gerenciamento de documentos da empresa pode ser demorado, tedioso e às vezes até improdutivo. Como a gestão documental é parte integrante do desempenho de tarefas essenciais dos negócios, a implementação do uso de ferramentas que venham agilizar e simplificar o processo é crucial.

Um bom exemplo é a assinatura eletrônica que está sendo cada vez mais utilizada como uma ferramenta que aprimora o gerenciamento de documentos e melhora o fluxo de trabalho para funcionários, clientes e fornecedores.

Pare um pouco e analise, quanto tempo você espera pela devolução de um documento após enviá-lo a um cliente para recolhimento de assinatura? Isso atrasa todo o processo de trabalho, principalmente quando os clientes são difíceis de localizar ou até mesmo quando cometem um erro ao assinar os documentos.

Porém, graças ao avanço tecnológico, esse processo de assinatura se tornou algo instantâneo, prático e seguro, permitindo a manutenção da organização com um nível de produtividade superior.

O software de gerenciamento eletrônico de documentos também é outra tecnologia revolucionária para as rotinas de trabalho, pois possibilita que dados e arquivos sejam preparados e armazenados em formato digital, criando uma estrutura simplificada para organizar e recuperar com agilidade as informações essenciais para a tomada de decisão e execução das atividades.

Além disso, com a solução certa de assinatura eletrônica, todo o seu processo de fluxo de trabalho pode ser ainda mais produtivo, colaborativo e econômico.

O que é e como funciona a assinatura eletrônica?

Uma assinatura eletrônica é uma tecnologia computacional de dados voltada para executar de forma automatizada as assinaturas em documentos ou registros eletrônicos. Esse tipo de assinatura tem o mesmo status de validade da assinatura manuscrita.

É definida pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) como a “geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo.”

Em outras palavras, um símbolo eletrônico é uma marca distintiva em formato eletrônico que valida e verifica um documento, da mesma forma que uma assinatura em papel e caneta faria. A adoção dessa tecnologia de assinatura está em alta há algum tempo, especialmente quando se lida com documentos jurídicos, comerciais e governamentais.

Quais os tipos de assinaturas eletrônicas?

Atualmente, existem 3 tipos de assinaturas eletrônicas conforme descrito na Medida Provisória (MP) 983/2020, sendo estas: assinatura eletrônica simples, assinatura eletrônica avançada e assinatura eletrônica qualificada.

– Assinatura Eletrônica Simples

Na assinatura simples, a autenticação pode ser feita por um usuário cadastrado identificado por biometria, login/senha, e-mail, confirmação de “aceite os termos”, confirmação de código via SMS, entre outros.

– Assinatura Eletrônica Avançada

A assinatura avançada por sua vez utiliza métodos criptográficos (procedimentos matemáticos) que codifica o conteúdo ou a representação única de um documento digital, detectando qualquer modificação posterior.

Neste caso cria-se um padrão de identificação do signatário, estabelecendo um padrão de alta segurança para operações de risco. Trata-se de um critério que atende as exigências legais.

– Assinatura Eletrônica Qualificada

Já a assinatura qualificada, também conhecida como assinatura digital, depende de chave pública (ICP-Brasil) sendo obtida através de uma Certificadora Credenciada por meio do serviço de criação, controle, renovação e autenticação dos dados digitais que certificam o seu uso pelo interessado.

Esses recursos de assinatura eletrônica qualificada fornecem uma segurança completa e de alto nível nos processos de assinatura e contratação. A integridade do conteúdo assinado é a sua principal característica, sendo este tipo de sinal aquele que garante que o documento assinado não foi alterado ou a identidade do assinante foi alterada.

Por que usar uma assinatura eletrônica no gerenciamento de documentos?

Já se foi o tempo em que uma pilha de papéis precisava ser impressa, distribuída e armazenada para manutenção de registros. Os meios logísticos tradicionais para coleta de assinaturas de clientes como correios, office boys ou até o defasado fax demandam muito tempo e já não são apropriados para atender as novas tendências de mercado.

O local de trabalho está se transformando rapidamente e a transição para um fluxo de trabalho cada vez mais automatizado, digital com velocidade na transmissão de informações e acesso remoto e simultâneo a documentos se faz extremamente necessário.

Por meio de uma ferramenta de assinatura eletrônica, você pode facilmente compartilhar documentos com seus clientes ou membros da equipe utilizando um computador ou smartphone. O destinatário pode então aceitar os termos e condições, conferir o documento, confirmar sua assinatura e enviá-la de volta ao remetente em apenas alguns segundos.

As assinaturas eletrônicas simplificam todo o processo de autenticação do documento sem demora. Isso também economiza muito tempo, esforço e dinheiro para as empresas. É por isso que é vital integrar assinaturas eletrônicas com um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED.

Benefícios da assinatura eletrônica integrada ao gerenciamento de documentos

Entenda em detalhes como a integração de assinaturas eletrônicas à gestão documental pode ajudar a acelerar o fluxo de trabalho de sua empresa.

Produtividade e redução de custos

Com uma ferramenta de assinatura eletrônica a burocracia operacional e o tempo de respostas dos processos são consideravelmente reduzidos, eliminando o tempo perdido na rotina de impressão, envio físico do documento ao destinatário, assinatura e devolução ao remetente.

Além disso, as assinaturas eletrônicas permitem que você assine de qualquer lugar, a qualquer hora e por diferentes dispositivos. Do mesmo modo, tem o poder de auxiliar na redução do impacto financeiro causado por falhas humanas, devido a erros de assinatura que provocam retrabalhos e tornam os processos mais lentos.

A integração de uma ferramenta de assinatura eletrônica a um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos proporciona além dos benefícios já citados, a garantia de que seus colaboradores não precisarão mais procurar um documento em pilhas enormes de papel, tornando a localização de um documento uma ação automática, bastando apenas alguns cliques, garantindo eficiência e permitindo o gerenciamento de tempo de forma mais produtiva e inteligente.

Implementação de decisões mais rápida

Aplicar decisões, especialmente em um ambiente organizacional, não é uma coisa fácil. Vários documentos devem ser assinados e aprovados pelas várias partes interessadas. E como você deve estar ciente, quanto mais tempo leva o processo de assinatura e acordo, mais tempo levará para que as decisões sejam tomadas.

Não é incomum que decisões de negócios sólidas se percam em meio a todos os procedimentos e percam seu impulso com o tempo. Se você deseja diminuir a interrupção entre uma decisão e sua execução, você precisa urgentemente adotar as assinaturas eletrônicas em seu negócio para acelerar de forma simplificada as formalidades associadas ao processo de aprovação.

Com as partes interessadas assinando rapidamente os documentos vitais com assinatura eletrônica e dando à decisão de aprovação, você terá segurança e assertividade na tomada de decisões.

Economia de espaço no escritório

Com a redução do uso de documentos físicos, pense em todo o espaço de escritório que poderá economizar para o arquivo em papel. Sua empresa não precisará mais manter uma pilha de documentos em cada canto do escritório.

Desta forma, você poderá liberar todo o espaço ocupado com papéis para as atividades mais relevantes para seu negócio. Como já mencionado, graças ao recurso de gerenciamento de documentos incorporado as assinaturas eletrônicas, você não terá mais que perder seu valioso tempo procurando documentos manualmente.

Minimize os riscos e melhore o fluxo de documentos

Além dos documentos em papel serem um tanto frágeis e estarem sujeitos a danos, ainda existem riscos nos processos relacionados ao envio de documentos urgentes, tempo de retorno, e ainda no final tudo perceber que faltam algumas assinaturas. Uma ferramenta de assinatura eletrônica elimina todos esses riscos.

Um sistema de assinatura eletrônica integrado ao gerenciamento de documentos aumenta a segurança do seu arquivo, graças a recursos de algoritmos de criptografia, garantindo que nenhum terceiro acesse os documentos sem o seu consentimento, garantindo o controle máximo sobre seu fluxo de trabalho.

Melhore a experiência do cliente

Ninguém desconsideraria que a satisfação do cliente é um fator chave que influencia o sucesso do seu negócio. Seus clientes ficarão mais satisfeitos se suas relações com eles se tornarem mais eficientes.

Como já citado, as assinaturas eletrônicas economizam o tempo dos clientes e tornam o processo de assinatura muito mais atraente para eles. Eles podem assinar documentos em qualquer lugar, a qualquer hora e usando qualquer dispositivo com acesso à Internet.

Torne-se um escritório paperless (sem papel) ecologicamente correto

As empresas vêm a cada dia adotando práticas de negócios amigáveis ao meio ambiente, eliminando o uso de papel e emergindo suas rotinas de negócios à era digital.

A adoção de uma solução integrada de assinaturas eletrônicas integradas e gerenciamento eletrônico de documentos também é um fator essencial, pois apoia e capacita a transformação digital em sua organização.

Validade jurídica e conformidade

Economize tempo e custos garantindo a autenticidade e a veracidade das assinaturas eletrônicas nas rotinas de seu negócio, tudo isso com comodidade e segurança em conformidade com os padrões e regulamentações vigentes como as Medidas Provisórias 2.200-2/2001, 983/2020 e o Decreto 10.278/2020.

Transforme o modo de assinar e gerenciar seus documentos

Com o GSign, a ferramenta de assinatura digital e assinatura eletrônica do Grupo Gerenciar, sua empresa assegura a assinatura e o envio de documentos ou contratos digitais pra outros signatários de forma simples, automatizada e segura para empresas de todos os segmentos, eliminando o uso de papel e garantindo todos os benefícios aqui citados.

Além disso, o Sistema Gerenciar garante o gerenciamento completo dos seus documentos e processos de negócios por meio de ferramentas integradas capazes de promover a transformação digital dos seus negócios com total segurança, economia, praticidade, eficiência e produtividade.

Faça o armazenamento, monitoramento, organização, digitalização e acesso de forma eficiente aos seus documentos por meio da ferramenta GED/ECM. Além disso é possível automatizar seus fluxos de trabalho, aprovar ou reprovar tarefas, garantindo a integração com as equipes em ambiente corporativo ou até mesmo remotamente por meio da ferramenta Workflow/BPMS.

Conte com todos os benefícios desse conjunto de soluções que a Gerenciar oferece em uma única plataforma e ainda tenha a possibilidade de conectar seus dados e informações com outras ferramentas por meio de APIs de integração.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

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