Segurança dos documentos: dicas para proteger as informações da sua empresa

A privacidade de dados se tornou uma preocupação de estrema relevância para empresas, funcionários, clientes e partes interessadas. Violações de privacidade podem evidenciar problemas com práticas de gerenciamento de documentos e segurança de documento.

Por que é importante garantir a segurança dos documentos da sua empresa?

A falha em proteger documentos e informações confidenciais pode causar uma série de complicações para as organizações:

• Perda de negócios: quando documentos com informações sigilosas são alvos de exposição indevida, pode criar uma sensação de desconfiança em clientes e parceiros, o que prejudica os resultados financeiros da empresa.

• Atividade criminosa: quando informações confidenciais são expostas, podem ser utilizadas indevidamente para cometer atividades criminosas como fraude, manchando a reputação de uma empresa.

• Perda de vantagem competitiva: quando planos de negócios, propriedade intelectual ou dados comerciais são divulgados ilegalmente, isso coloca as empresas em risco de perder sua vantagem competitiva.

• Moral diminuído: Quando as informações confidenciais de funcionários ou clientes ficam expostas, são compartilhadas ou divulgadas sem consentimento, isso deteriora a confiança e a lealdade do empregador.

Exemplos de documentos e informações do local de trabalho que devem ser protegidos:

As informações confidenciais do local de trabalho podem ser divididas em cinco categorias:

• Informações dos colaboradores: Isso pode incluir a divulgação de informações de identificação confidenciais por parte do empregador, como o número do seguro social de um funcionário, endereço residencial, números de telefone, endereços de e-mail, informações de login e senha, número da carteira de motorista, dados médicos confidenciais e muito mais.

• Informações de gestão: podem incluir documentação relativa a questões de relações privadas empregador / empregado ou ações disciplinares, demissões planejadas ou redundâncias, investigações de má conduta de funcionários no local de trabalho, salários e negociações de contrato e outras informações relacionadas ao emprego.

• Informações da empresa: podem incluir informações proprietárias ou dados comerciais que dão a uma empresa uma vantagem sobre a concorrência, incluindo detalhes sobre processos comerciais confidenciais, listas de fornecedores terceirizados, planos e acordos comerciais, dados financeiros, orçamentos e previsões, desenvolvimento de produtos, propriedade intelectual, senhas e logins, estratégia de marketing, pesquisa e muito mais.

• Informações dos clientes: Isso pode incluir a proteção de informações confidenciais, como clientes ou lista de clientes, informações de contato, informações financeiras, números de carteira de habilitação, números de seguro social e muito mais.

• Informações profissionais: aplica-se a várias profissões – como serviços médicos, jurídicos e contábeis – com informações que incluem listas e contatos de clientes, diagnósticos e tratamentos de pacientes, informações de impostos e renda, comunicações privilegiadas e conselhos relacionados e muito mais.

Independente do seu porte, empresas e organizações tem a capacidade de produzir uma quantidade impressionante de dados e documentos diariamente. As informações são a linhagem de uma empresa, por isso o gerenciamento eficiente de documentos é essencial para manter as informações da empresa privadas e seguras. Confira 6 dicas de segurança para os documentos da sua empresa:

6 dicas para garantir a segurança dos documentos da sua empresa

1. Tenha um espaço apropriado para os documentos físicos

Ainda é comum empresas manterem seus arquivos em armários e gavetas no escritório, essa prática reduz consideravelmente a segurança dos documentos e informações.

Além disso, o espaço de trabalho fica bagunçado e consequentemente faz com que a produtividade caia e aumente os riscos de perda e extravio de documentos importantes.

É importante que a empresa disponha de um local dedicado especificamente para o armazenamento desses documentos, com acesso restrito, de modo que apresente organização e ofereça maior segurança.

Contudo, armazenar milhares de documentos no local de trabalho pode ser bastante problemático, pois, além de reduzir drasticamente o espaço no escritório, sua empresa pode não estar equipada com as medidas adequadas para certificar a segurança e a proteção dos documentos.

Mesmo com as recentes mudanças em direção à documentação digital, ainda há empresas que demandam cópias físicas e um espaço para mantê-las. O armazenamento de documentos fora do local de trabalho pode ajudar a melhorar a eficiência e liberar espaço no escritório.

Um serviço líder de armazenamento externo de documentos oferecerá indexação, digitalização sob demanda e acesso online aos documentos, tornando a recuperação simples e rápida, economizando tempo valioso e aumentando a eficiência da sua equipe.

2. Estabeleça controle de acesso aos documentos

Definir uma política de acesso a dados confidenciais com base na necessidade de conhecimento pode evitar a ocorrência de uma violação grave. Ao conceder acesso aos documentos da empresa, os empregadores devem manter registros de quais informações confidenciais podem ser disponibilizadas e para quem.

Essa permissão também deve ser revogada após a conclusão do projeto, rescisão do contrato de trabalho ou quando o acesso não for mais apropriado.

Se sua empresa possui um local para armazenamento interno dos documentos, certifique-se claramente quais pessoas que têm acesso a esses arquivos de modo a garantir maior segurança e organização das informações.

3. Forneça treinamento regular para funcionários

Os colaboradores devem ser treinados para lidar com informações confidenciais e particulares com cuidado e respeitar a sensibilidade das informações.

Quando um empregador investe em treinamento contínuo, a segurança da informação torna-se enraizada na cultura da empresa, onde seus funcionários passam a entender as implicações da divulgação indevida de dados e assumem a responsabilidade de proteger adequadamente as informações confidenciais.

4. Crie melhores políticas internas

Crie políticas que transmitirão as melhores práticas para sua empresa. Compartilhe suas políticas internas com sua equipe para garantir que todos estejam cientes das expectativas.

Comece esclarecendo por que a confidencialidade é tão importante. É importante não apenas para os clientes da empresa, mas também para os funcionários. Em seguida, dê dicas práticas sobre proteção de dados.

Oriente a todos que usem senhas seguras em seus dispositivos de trabalho, ensine-os a descartar corretamente os documentos e explique sobre as restrições de acesso físico aos documentos.

Tenha um plano de organização e crie políticas para o tempo que você deve manter os documentos guardados. Desta forma, quando os procedimentos de organização e descarte de documentos são claros e convenientes, não há razão para encontrar documentos com informações confidenciais desorganizados ou jogados na lixeira, mas sim armazenados no local correto ou destruídos adequadamente de acordo com a sua temporalidade legal.

5. Implementar uma Política de Destruição de Documentos

Como mencionamos, depois que um registro atinge seu período de retenção, as práticas recomendadas determinam que você o destrua com segurança.

A destruição adequada de documentos com informações confidenciais é critério opcional de qualquer empresa, mas pode se tornar um processo complexo, caro e demorado quando tratado e executado internamente pelos funcionários.

O ideal é que você obtenha a assistência de um profissional ou empresa da área de gestão documental para conduzir a eliminação dos documentos e certificar sua destruição ou descarte seguro. Dessa forma mantém a organização de acordo com as boas práticas arquivísticas e em conformidade com as leis de privacidade além de fornecer proteção a todas as partes para evitar o vazamento de informações confidenciais.

6. Invista em uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos – GED

Atualmente o melhor meio de garantir a segurança das informações é o a armazenamento de documentos em formato eletrônico. É aqui que entram os Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos – GED.

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos garante que sua propriedade digital e os dados confidenciais sejam mantidos seguros por meio de senhas fortes, restrições de acesso, armazenamento em nuvem e criptografia. Essas estratégias de segurança garantem que suas informações sejam protegidas de qualquer pessoa que não deveria ter acesso.

Além disso um sistema GED robusto possui ferramentas que proporcionam a captura, armazenamento, recuperação, assinatura digital ou eletrônica e distribuição de documentos digitais.

Estes recursos aplicados nos processos organizacionais da empresa provoca uma drástica redução da dependência do uso de papel, gerando economia de preciosos recursos antes empregados em impressões, múltiplas cópias e espaço físico para o armazenamento do crescente volume de arquivos, além de outros recursos para um melhor gerenciamento das informações e do acervo físico já existente.

Permite também, que você forneça aos funcionários, clientes e fornecedores de forma rápida e fácil as informações de que precisam, reduzindo as ineficiências para atender às suas metas de negócios, oferecendo vários benefícios importantes para sua organização.

As empresas que optam por investir em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos fornecem a si mesmas a base para ajudar a simplificar os fluxos de trabalho e dimensionar os processos essenciais aos negócios. Além de melhorar a produtividade da empresa, a organização dos arquivos e o acesso fácil e rápido aos documentos e informações.

A transição para um software GED possibilita as empresas a automatizar fluxos de trabalho e minimizar erros de arquivos, liberando um tempo valioso para se concentrar em áreas mais determinantes para os negócios.

Tenha uma solução segura para o gerenciamento dos documentos da sua empresa

O Grupo Gerenciar é especialista em gerenciamento de documentos e processos de negócios. Atuando no mercado a mais de 12 anos, proporcionando soluções eficazes voltadas para uma gestão completa do acervo documental de clientes.

Prezando sempre pela segurança e agilidade no acesso a documentos e informações, o Grupo Gerenciar desenvolveu o Sistema Gerenciar, uma plataforma completa com ferramentas integradas para a gestão de documentos e processos de negócios.

O Sistema Gerenciar conta com ferramentas de digitalização de documentos, GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Workflow para automação de fluxos de trabalho onde os documentos tramitam em ambiente web digital, assinatura digital e assinatura eletrônica, além de permitir integrações com outros sistemas por meio de APIs. Inclusive conta com funcionalidades essenciais para garantir o melhor gerenciamento e segurança das informações como relatórios gerenciais, controle de acessos, trilha de auditoria e muito mais.

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