Gerenciamento de Documentos e Processos Para Operadoras de Planos de Saúde

Mais do que qualquer outro ambiente de escritório, o que os planos de saúde, caixas de assistência, operadoras de planos de saúde e administradoras de benefícios têm em comum é o fato de possuírem um volume considerável de documentos e fluxo de informações, tanto referente às demandas dos seus clientes e associados quanto em seus processos internos. Desse modo, essas empresas lutam diariamente para gerenciá-los de maneira eficaz e sem complicações, além de cumprir rigorosos padrões de segurança de dados de saúde.

Controlar as atividades, padronizar as tarefas, acompanhar os beneficiários, gerenciar pagamentos, ações dos beneficiários, fazer um controle financeiro e ter registro contábil de qualidade, são operações que demandam esforço, atenção, agilidade, e claro, assertividade.

No setor de saúde, velocidade, eficiência e precisão são elementos críticos para fornecer o melhor atendimento aos pacientes e associados. Os departamentos administrativos nestes ramos desempenham um papel fundamental no atendimento ao paciente, gerenciando informações pessoais, cobrança, garantindo a conformidade e rastreando o seguro de saúde. De fato, eles precisam processar um número crescente de documentos diariamente.

A importância da Gestão documental para operadoras de planos de saúde

O primeiro passo para uma gestão documental eficaz na área da saúde é ter um bom controle de todas as documentações. O controle de documentos inicialmente indica que você tem um plano para gerenciar as informações, que reduz os riscos e supervisiona a integridade e a autenticidade dos documentos.

Ao implementar políticas sobre como lidar com suas informações, você pode garantir a conformidade com os vários órgãos de governo de sua organização, bem como com os departamentos das suas operadoras de planos de saúde ou administradoras de benefícios de saúde. Isso protegerá sua organização, seus funcionários e os pacientes que você atende além de conferir confiança ao nome da instituição perante seus clientes e o mercado.

Sendo assim, a efetivação de novos recursos para gerenciar seus documentos podem garantir que sua organização exerça as atividades com mais eficiência e qualidade.

Principais desafios das operadoras de planos de saúde no gerenciamento de documentos

Os principais desafios enfrentados por operadoras de planos de saúde, organizações de apoio a gestão de saúde e caixas de assistência no gerenciamento de documentos são a alta demanda por espaço físico para o armazenamento dos arquivos em papel, horas perdidas para localizar documentos no acervo, ausência de rastreio e de controle dos documentos armazenados, alta demanda diária de impressões e cópias de documentos e ausência de mecanismos tecnológicos para o monitoramento da produção documental e das informações nas rotinas de trabalho.

Em suas atividades, há uma enorme quantidade de documentos e contratos que precisam ser gerenciados, não somente prezando-se a organização, para a rápida consulta, como também pela segurança jurídica, pois em seus conteúdos há dados e informações sigilosas registradas.

São desde documentos pessoais, sejam de clientes, pacientes ou funcionários, como também contratos de prestação de serviços ou aquisição de produtos/equipamentos, aditivos contratuais, notas fiscais e comprovantes de pagamentos, guias de autorização a fim de permitir a realização de algum exame, termo de responsabilidade, termo de consentimento livre e esclarecido, relatórios, laudos médicos e muitos outros documentos importantes.

Sabemos que tempo é dinheiro. Estudos apontam que em um ambiente baseado em papel, cerca de 20% do tempo de um funcionário é gasto em busca de documentos e informações.

Além disso, documentos em papel são difíceis de monitorar e podem ser acessados ​​por pessoas não autorizadas, expondo informações sigilosas à grandes riscos de segurança.

Em uma organização do segmento da saúde, não há margem para erros ou perdas de documentos. Muitos deles são vitais para diferentes atividades do negócio. Por isso é fundamental contar com as ferramentas certas para o gerenciamento dessas informações.

Para isso, um sistema de Gerenciamento de Documentos eficiente pode minimizar a produção descontrolada de toda a papelada propensa a erros, além de integrar vários departamentos para ajudar a mitigar esses riscos, rastreando as informações e tornando o trabalho mais seguro e produtivo.

Como um software de gerenciamento de documentos pode ajudar?

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é usado para rastrear, gerenciar, digitalizar e armazenar documentos, o que resulta na redução do uso de papel.

O gerenciamento de documentos, a automação do fluxo de trabalho e a assinatura eletrônica / digital, digitalizam a papelada, coleta assinaturas em ambiente digital de acordo com a legislação, e organiza os arquivos em um repositório seguro para a rápida recuperação, podendo ainda ser configurado de modo a garantir com que apenas pessoas autorizadas em sua organização ou operadora de planos de saúde tenham acesso a eles, protegendo o seu maior patrimônio, as informações documentais.

Neste cenário, as organizações assumem uma nova identidade, com um ganho expressivo de eficiência e agilidade, classificando e rastreando de forma simples e inteligente qualquer documento que chegue ao lado operacional da organização, desde registros de funcionários até faturas e documentos legais.

O gerenciamento eletrônico de documentos, como o nome sugere, ajuda a gerenciar documentos com a ajuda de seus principais recursos tecnológicos que facilitam a tarefa de digitalizar, assinar, armazenar, tramitar, compartilhar, recuperar, proteger e revisar documentos. Esses recursos aumentam a produtividade dos funcionários, ajudam a gerenciar documentos com eficiência, e os protegem contra uso indevido, além de melhorar a colaboração interna e a satisfação do cliente.

Um GED pode sobretudo melhorar a produtividade dos funcionários, automatizando seus trabalhos manuais e morosos, disponibilizando informações prontamente, acelerando tarefas regulares e facilitando a comunicação e a colaboração interna. Tudo isso cumulativamente tem um efeito positivo na satisfação do cliente.

Principais benefícios do gerenciamento de documentos e processos para operadoras de planos de saúde:

• Digitalize registros em papel, faturas e muito mais, para acesso instantâneo, fornecendo à equipe administrativa as informações que precisam para manter a organização funcionando com eficiência.
• Armazene registros de pacientes e documentos de associados eletronicamente para economizar espaço no escritório.
• Simplifique os processos: as atividades das operadoras de seguro e caixas de assistência tornam-se mais eficientes e as informações importantes fluem livremente com fluxos de trabalho baseados em documentos eletrônicos.
• Reduza os custos de impressão, armazenamento e arquivamento
• Elimine trabalhos manuais e reduza falhas operacionais.
• Colete e/ou assine documentos digitalizados com assinatura digital ou eletrônica, de acordo com a legislação vigente, eliminando tempo e custos com impressão e necessidade de mobilidade no processo.
• Automatize o trâmite de documentos e informações nas rotinas de trabalho dos departamentos de toda a organização com tecnologia, garantindo agilidade e assertividade na execução das tarefas, onde somente pessoas designadas têm acesso às demandas atribuídas, mantendo o fluxo de atividades e os registros em segurança, contribuindo para a política institucional de proteção de dados e para a manutenção dos arquivos.
• Elimine o tempo de busca à documentos perdidos e/ou arquivados incorretamente.
• Tenha os documentos em ambiente digital rastreados e acessíveis a qualquer hora e a qualquer lugar e garanta o acesso simultâneo aos documentos.
• Visualize e monitore com precisão o fluxo de documentos, as rotinas de trabalho e a entrega dos serviços da instituição.
• Facilite a conformidade e garanta a segurança. Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos eficiente oferece trilha de auditoria completa com registro de data e hora de execução da atividade do usuário e do sistema.
• Implemente uma solução amigável que se adapte às necessidades de vários departamentos sem adicionar trabalho para a equipe de TI.
• Acelere a transformação digital da instituição, diminuía a burocracia, promova serviços com mais conveniência, torne o atendimento aos pacientes e associados mais eficiente e ganhe competitividade.

Dê o próximo passo no gerenciamento de documentos da sua operadora de planos de saúde

Hoje, o setor de saúde depende da tecnologia mais do que nunca. Por isso, o Grupo Gerenciar criou o Sistema Gerenciar, um software inteligente de gerenciamento de documentos que fornece acesso centralizado e autorizado a documentos, pesquisa avançada e fluxos de trabalho automatizados para processos relacionados a arquivos documentais, promovendo a eliminação legal do papel e simplificando as tarefas das suas operadoras de planos de saúde e administradora de benefícios.

Os recursos do Sistema Gerenciar ajudam as organizações a capturar, distribuir, gerenciar e arquivar uma ampla variedade de documentos de maneira segura, altamente estruturada e em conformidade jurídica, garantindo todos os benefícios acima citados do gerenciamento de documentos.

Conte com ferramentas de digitalização de documentos, GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Workflow para automação de fluxos de trabalho onde os documentos tramitam em ambiente digital, assinatura digital e assinatura eletrônica, além de permitir integrações com outros sistemas por meio de APIs.

Além disso, conta com funcionalidades essenciais para garantir o melhor do gerenciamento e segurança das informações como relatórios gerenciais, controle de acessos, trilha de auditoria e muito mais.

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