O Gerenciamento eletrônico de documentos no processo de adequação à LGPD
Grupo Gerenciar Gerenciar grandes volumes de documentos tornou-se um grande desafio para as organizações empresariais. Reconhecer, analisar e extrair dados vitais de vários documentos ajuda as empresas a tomar as decisões certas.
O gerenciamento eletrônico de documentos – que lida com a criação, digitalização, armazenamento e controle de documentos, tornou-se cada vez mais significativo devido à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que entrou em vigor no Brasil em 2021. Estar em conformidade com a LGPD tornou-se indispensável nas relações de negócios em escala nacional, sobretudo na forma como os dados são armazenados, manipulados e processados.
Atualmente, observa-se uma corrida mundial para constituir leis que estabelecem a segurança e a proteção de dados pessoais em toda sociedade e em suas atividades dentro de territórios nacionais (Ex: a Information Protection and Electronic Documents Act – PIPEDA do Canadá), em acordos bilaterais entre países ou mesmo cooperações entre blocos econômicos (Ex: General Data Protection Regulation – GDPR da União Europeia)
Para cumprir a LGPD, é importante observar como grandes volumes de documentos e dados são gerenciados atualmente em sua empresa e, para isso, a maioria das empresas depende de serviços de processamento de dados.
Se o seu negócio ainda não se adequou à legislação vigente, uma boa ideia seria começar revisando as tecnologias atualmente utilizadas em sua empresa, analisar se elas são adequadas e estão em conformidade legal com as diretrizes de privacidade e governança de dados e decidir se continuará utilizando os mesmos recursos, se agregará outros ou simplesmente substituirá por novas tecnologias e estratégias que atendam as expectativas e regras de negócio e aos regulamentos jurídicos da LGPD.
Quem não cumprir os requisitos da lei geral de proteção de dados corre o risco de receber multas pesadas, caso haja algum vazamento de dados pessoais e sua organização seja denunciada à Autoridade Nacional de Dados – ANPD.
Entendendo a LGPD e suas implicações
A LGPD é uma lei que aplica as regras e regulamentos de proteção de dados. A lei estabelece critérios para as empresas utilizarem com segurança os dados de clientes, funcionários e fornecedores, como minimizar a coleta, a exclusão de dados pessoais que não são mais necessários e a restrição de acesso e segurança de dados durante todo o ciclo de vida.
Não há restrição específica com base na localização, tamanho da empresa ou escopo de negócios, o que significa que qualquer entidade que colete dados será afetada.
A LGPD visa proteger informações que identifiquem o titular dos dados pessoais como nomes, números de telefone, endereços, números de contas e outros documentos pessoais (como e-mail e endereços IP). Normalmente, essas informações são armazenadas por entidades comerciais como informações de clientes (em soluções de CRM) e informações de funcionários.
As penalidades por não conformidade são bastante significativas nesta área. Os órgãos de fiscalização da proteção de dados podem impor uma multa de até R$ 50 milhões, além do risco de eliminação, bloqueio e suspensão das atividades de coleta das informações. O que pode significar um dano mortal a qualquer negócio, uma vez que a informação desempenha papel vital na execução dos serviços de qualquer organização.
O processamento de dados de acordo com a LGPD exige a adesão aos seguintes princípios que devem ser observados na hora de tratar dados pessoais:
- Finalidade: especificada e informada explicitamente ao titular.
- Adequação à finalidade previamente acordada e divulgada.
- Necessidade do tratamento, limitado ao uso de dados essenciais para alcançar a finalidade inicial.
- Acesso livre, fácil e gratuito das pessoas à forma como seus dados são tratados.
- Qualidade dos dados, deixando-os exatos e atualizados, segundo a real necessidade no tratamento.
- Transparência, ao titular, com informações claras e acessíveis sobre o tratamento e seus responsáveis.
- Segurança para coibir situações acidentais ou ilícitas como invasão, destruição, perda, difusão.
- Prevenção contra danos ao titular e a demais envolvidos.
- Não discriminação, ou seja, não permitir atos ilícitos ou abusivos.
- Responsabilização do agente, obrigado a demonstrar a eficácia das medidas adotadas.
A base da LGPD é o consentimento: ou seja, é necessário solicitar a autorização do titular dos dados, antes do tratamento ser realizado. E esse consentimento deve ser recebido de forma explícita e inequívoca.
Como o gerenciamento de documentos pode ajudar na conformidade com a LGPD?
Como empresa, é importante proteger as informações vitais e os detalhes relacionados aos clientes. Não importa se as informações estão relacionadas a detalhes corporativos da empresa, capital intelectual, detalhes financeiros, pesquisa, treinamento ou informações sobre os principais clientes, é fundamental garantir que seus dados permaneçam seguros.
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) tem a capacidade de capturar, organizar e controlar documentos em toda a organização armazenando, recuperando, gerenciando e rastreando documentos eletrônicos, bem como imagens digitalizadas de documentos em papel.
Com o uso da digitalização no gerenciamento de documentos, as informações em papel podem ser capturadas e gerenciadas de maneira muito mais segura e eficiente. A utilização de um GED permitirá que você controle e organize documentos em toda a sua organização, o que torna sua empresa compatível com LGPD.
Além disso, um sistema de gerenciamento de documentos é fundamental não apenas para ajudá-lo a cumprir as obrigações de conformidade, mas também para simplificar o acesso às informações e melhorar a eficiência geral das atividades da empresa.
Se examinarmos as melhores práticas em privacidade de dados recomendadas podemos ver um claro paralelo com muitas das funcionalidades padrão dentro de um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
• Classificação e Temporalidade Documental
Gerenciar períodos de retenção é um elemento central em qualquer sistema de arquivamento. Um sistema GED de alto nível permite que sua organização classifique arquivisticamente um documento e informe respectivamente o prazo de guarda, de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade criado e utilizado pela empresa, implementando as informações de disposição final aplicável – destruição, preservação permanente e/ou parcial – uma vez que o período de retenção do registro termine.
• Instrumento Eletrônico de Gestão Documental
Por meio de um instrumento eletrônico de gestão documental (como por exemplo um manual de gestão documental) é definido sistemicamente as tipologias documentais, bem como o mapeamento dos respectivos metadados em conformidade com a LGPD, indicando todos os dados relacionados a cada documento para a sua respectiva localização e as diretrizes para a recuperação das informações aos usuários.
• Controle de acessos por usuários
Com um GED, você pode criar uma separação lógica entre diferentes tipos documentais e gerenciar o acesso de usuário baseado em função. Em um GED, os usuários podem acessar apenas os documentos para os quais possuem autorização explícita.
• Relatórios Gerenciais e Trilhas de auditoria
Seja arquivamento eletrônico ou em papel, as trilhas de auditoria são indispensáveis. Eles permitem a identificação de quem acessa qual documento e quando, permitindo a auditoria sistêmica dos usuários nas ações relacionadas à movimentação dos documentos e o acesso às informações.
• Fluxos de trabalhos monitorados
O trâmite dos documentos ocorre com rapidez, visibilidade, segurança e controle, gerenciado por meio de um sistema GED, que garante o monitoramento eficiente dos processos documentais através dos fluxos de trabalho, onde os registros e as informações percorrem os departamentos da empresa entre responsáveis pela execução dos serviços.
Ao mesmo tempo, você terá a plataforma necessária para manter uma linha completa de visão de onde seus dados estão armazenados e quem tem acesso a eles. A capacidade de capturar, gerenciar e controlar o acesso à crescente quantidade de registros e outros documentos que sua empresa lida (digitais e impressos) oferece muitos benefícios importantes:
– Acesso eficiente aos documentos.
– Recuperação rápida de documentos.
– Evita erros de arquivamento.
– Economia de dinheiro na administração.
– Maior eficiência do fluxo de trabalho.
– Segurança centralizada.
– Melhor colaboração.
– Facilidade em auditorias e fiscalizações.
O uso dos dados pessoais no âmbito da LGPD evidencia a importância da adoção de medidas de controle do maior patrimônio coorporativo que são as informações e que por sua vez implica diretamente em mudanças fundamentais na cultura organizacional nas empresas.
Por esse motivo a implantação de um Sistema GED dentro de uma organização torna-se cada vez mais indispensável, pois centraliza todos os ativos digitais e permite agilizar com segurança todos os processos de gerenciamento de dados relacionados às informações e seus respectivos acervos documentais, sejam eles físicos ou digitais.
Desse modo, um Sistema de Gerenciamento de Eletrônico de Documentos atua na linha de frente do processo como uma ferramenta estratégica na adequação à LGPD, garantindo o sucesso no cumprimento das obrigações de privacidade de dados pelas empresas.
O Sistema Gerenciar pode ajudar sua empresa com a LGPD
O Sistema Gerenciar pode ajudar sua empresa a controlar com eficiência os documentos e informações, e estabelecer processos para alcançar a conformidade com a LGPD.
Qualquer documento, nota ou arquivo contendo informações de identificação pessoal é um dado pessoal. Isso significa que ele deve ser armazenado, gerenciado, protegido e controlado de acordo com a LGPD.
O Sistema Gerenciar permite digitalizar e capturar dados e organizá-los em um local centralizado para o armazenamento seguro e recuperação rápida. Você pode encontrar e acessar facilmente todos os dados pessoais em seus documentos, contando com todos os benefícios da solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos aqui apresentados.
Com soluções integradas de gestão documental e processos de negócio, o Sistema Gerenciar conta com ferramentas como Digitalização de documentos, GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Workflow, Assinatura digital e assinatura eletrônica. Além disso, possibilita a Integração com outras ferramentas através de API.
Conte com o Sistema Gerenciar para auxiliar a sua empresa a cumprir os requisitos de privacidade em conformidade com a LGPD. Entre em contato conosco agora mesmo e saiba como podemos ajudar a sua empresa a otimizar todos os processos de gerenciamento de documentos.
