Gerenciamento de documentos em pequenos negócios e escritórios administrativos

Os pequenos negócios e escritórios administrativos enfrentam diversos desafios em suas rotinas diárias e uma das maiores preocupações em seus processos é a organização dos documentos e consequentemente o acesso as informações vitais para a tomada de decisão.

Seja na hora de fazer um relatório, encontrar uma fatura ou mesmo realizar uma simples consulta, encontrar informações precisas e atualizadas é fundamental para o andamento das atividades. Se esses documentos não estiverem organizados e disponíveis de maneira eficiente, pode tornar a tarefa difícil e muito demorada.

Além disso, a falta de uma estratégia eficiente de gestão de documentos pode privar o negócio de informações essenciais para manter ativas as operações, e com certeza prejudicará o acesso àquelas consideradas estratégicas para a competitividade e o desenvolvimento da organização, tendo como consequências mais notáveis os constantes erros e atrasos, que prejudicam o desempenho e a saúde financeira do negócio, culminando incapacidade de implementar novos projetos e gerir investimentos.

Fazer o correto gerenciamento de documentos em pequenos negócios e escritórios administrativos pode ser a solução para organizar todos os arquivos e informações importantes, garantindo eficiência para sua empresa. Entenda melhor como aplicar isso em sua empresa.

Porque o gerenciamento de documentos é importante para pequenos negócios e escritórios administrativos?

Antes de tudo, devemos entender que a gestão de documentos, segundo a Lei 8.159/1991, é considerada um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avalição e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente. Portanto o gerenciamento dos documentos, promove o aumento da eficiência, da segurança e da integridade dos dados de uma empresa.

Na era em que arquivos e informações são produzidos e transmitidos por meio digital de forma cada vez mais acelerada, a gestão de documentos é preferencialmente conduzida nas corporações por Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Esta tecnologia é conhecida principalmente pela sigla (GED) e inclui atividades como a digitalização de papéis (documentos físicos), o armazenamento de arquivos digitais, a indexação de documentos, a classificação de informações e a disposição final dos arquivos, oferecendo assim aos usuários um acesso prático e rápido aos arquivos, sem aquele recorrente desperdício de tempo das organizações na busca ou recuperação de documentos.

O processo de gerenciamento de documentos para pequenos negócios e escritórios administrativos é importante porque permite com que eles mantenham registros organizados, rastreáveis e acessíveis, como contratos, relatórios financeiros, informações de clientes e todos os documentos administrativos da organização.

Isso ajuda a garantir que as decisões sejam tomadas com base em informações precisas e atualizadas. Além disso, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) eficiente também ajuda a prevenir a perda de informações e a mitigação dos riscos de erros, garantindo a conformidade das operações, além da confidencialidade e a segurança dos dados.

Quais os principais benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos?

Ao fazer o correto gerenciamento eletrônico de documentos, seu negócio ou escritório administrativo pode garantir inúmeros benefícios, dentre eles:

• Organização: ter uma estratégia de gerenciamento de documentos permite que todos os documentos sejam armazenados em um único local, seguro e acessível, facilitando a busca e a localização das informações.
• Maior eficiência e produtividade: a busca e o compartilhamento de documentos se tornam muito mais rápidos e eficientes, permitindo que as equipes possam colaborar de forma mais eficaz. Isso ajuda a reduzir o tempo gasto procurando informações em pilhas de papéis e acelera o processo de tomada de decisão, aumentando a produtividade da sua equipe.
• Menor risco de erros: com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, seus arquivos poderão ser organizados de forma ágil e correta, e é menos provável que ocorram erros ou perda de informações, já que os documentos poderão ser indexados e estarão rastreados em um único sistema.
• Segurança das informações: o correto gerenciamento eletrônico de documentos, permite a criação de backups regulares e a proteção de informações sensíveis, ajudando a garantir a confidencialidade e a segurança dos dados. Também é possível definir permissões de acesso aos usuários para garantir a privacidade das informações, de forma que somente pessoas autorizadas possam visualizá-las.
• Economia de espaço: sabemos que pequenos negócios e escritórios administrativos necessitam aproveitar melhor o espaço disponível para a evolução do seu negócio, e a digitalização de documentos (seguindo os critérios legais estabelecidos) permite que os arquivos sejam armazenados e acessados eletronicamente, eliminando de vez a necessidade de utilização do precioso espaço físico para o armazenamento de arquivos.
• Economia de tempo e dinheiro: com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, a equipe não precisa gastar tempo procurando documentos ou fazendo cópias, cuja interrupção pela adoção da tecnologia só já promove uma significativa economia de tempo e de recursos para seu negócio.
• Acessibilidade e mobilidade: os documentos podem ser acessados de qualquer lugar com acesso à internet, facilitando o trabalho fora do escritório ou em locais remotos.
• Integração: Muitos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos podem ser integrados a outros sistemas já utilizados pelo negócio, tornando os processos corporativos ainda mais fáceis e eficientes.

Como o gerenciamento eletrônicos de documentos para pequenos negócios e escritórios administrativos pode ser feito?

Como já citamos, a gestão de documentos para pequenos negócios e escritórios administrativos pode ser feita por meio de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, mas existem recursos e procedimentos que podem ser feitos para ajudar a sua organização a fazê-lo da maneira correta. Citamos aqui os principais:

Padronização dos processos

O primeiro passo no gerenciamento eletrônico de documentos é garantir que os processos sejam padronizados. Ter processos claramente definidos e uniformes é uma das chaves para o sucesso da gestão documental, ajuda a equipe a trabalhar com documentos de maneira mais rápida e eficiente, ajudando a liberar tempo para outras atividades importantes.

Ao padronizar os processos, sua equipe trabalha de maneira assertiva, garantindo que os processos fluam corretamente, mesmo com a rotatividade de colaboradores, mantendo as informações de maneira consistente, evitando erros e aumentando a eficiência da equipe.

Digitalização de documentos

A digitalização de documentos é o processo de conversão de documentos físicos em arquivos em formato digitais, tornando-os acessíveis, fáceis de armazenar e de recuperar. Além disso, a digitalização ajuda a preservar documentos importantes, pois em ambiente digital estes estão protegidos contra danos causados por incêndios, umidade ou outras condições adversas, além de eliminar a constante preocupação com o armazenamento de papéis em arquivos ou em estantes lotadas.

Esse processo envolve passos importantes como a preparação dos documentos, a captura de imagem, onde os documentos são digitalizados por meio de um scanner, a aplicação de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), tecnologia que permite a busca por palavras-chave, o armazenamento que deve ser feito para garantir a segurança dos dados e a disposição das informações para que elas possam ser acessadas.

Mas, não basta apenas digitalizar os documentos para garantir que eles estejam organizados e acessíveis, muitas vezes ao fazer isso sem nenhum critério, você estará apenas transferindo uma bagunça física para o meio digital. Por isso, é fundamental que ao digitalizar documentos sua empresa conte com uma ferramenta para gerenciamento desses documentos eletrônicos.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Uma ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos oferece funcionalidades como armazenamento seguro, pesquisa e recuperação de documentos, podendo ainda integrar tecnologias de assinatura eletrônica e fluxo de trabalho.

Após digitalizados, para garantir a organização e a acessibilidade dos arquivos um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos conta também com recursos de indexação de metadados, onde os documentos são rotulados corretamente com informações uteis de pesquisa sobre cada registro como data, autor, assunto, tipo documental, etc., para facilitar a localização dos documentos no sistema e torná-los acessíveis a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que haja conexão com a internet.

Além disso, por meio de um sistema GED sua empresa garante a centralização das informações e o rastreio completo dos arquivos.

Assinatura digital ou eletrônica

Um dos recursos valiosos que podem ser integrados a um sistema de gerenciamento de documentos e facilitar a rotina de um pequeno negócio ou escritório administrativo, como já mencionado, é a utilização de assinaturas digitais e eletrônicas.

Uma ferramenta de assinatura digital ou eletrônica permite que documentos sejam assinados e aprovados rapidamente, sem a necessidade física de papel para recolhimento de assinatura manual ou gastos com envios. Isso pode acelerar o processo de negociação e aprovação de contratos e outros documentos críticos, aumentando a segurança e eficiência dos processos.

Além disso, as assinaturas digital e eletrônica possuem validade jurídica, garantindo a autenticidade do documento e da assinatura, evitando assim fraudes e erros.

Aliando uma ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos a uma solução de assinatura digital e/ou eletrônica, sua empresa pode acelerar processos, garantir integridade das informações, aprimorando a eficiência, a produtividade e eliminar o uso de papel nos processos se tornando um escritório paperless (sem papel).

Fluxo de trabalho digital (Workflow)

O fluxo de trabalho digital permite automatizar e tornar digitais os processos, como aprovação de documentos nas rotinas de trabalho, por meio de definição de regras e procedimentos claros, identificando os responsáveis e garantindo que todas as etapas sejam cumpridas de forma rápida e eficiente.

Além disso, garante o rastreamento do progresso dos documentos em tempo real, ajudando a identificar problemas e melhorar a eficiência. Assim, sua equipe passa a realizar as atividades que antes eram manuais e demoradas para uma maneira totalmente ágil e digital, promovendo o engajamento e a colaboração das equipes de trabalho, de forma fácil, assertiva e eficiente, de modo consistente e conforme os procedimentos da empresa, reduzindo assim a ocorrência de erros e problemas.

Inclusive, uma ferramenta de fluxo de trabalho digital agregada ao gerenciamento eletrônico de documentos permite armazenar os documentos dos processos de forma segura, garantindo a integridade dos dados e a segurança da informação.

Faça o gerenciamento correto dos documentos do seu negócio

O gerenciamento de documentos é uma questão crucial para o sucesso de um negócio e investir em uma solução eficiente pode ser a diferença entre uma empresa bem organizada e eficiente e uma que enfrenta dificuldades na gestão de informações.

O Grupo Gerenciar entende que o gerenciamento de documentos é estratégico e fundamental para o sucesso de um pequeno negócio ou escritório administrativo. Por isso, oferecemos soluções personalizadas para aprimorar a organização de documentos, facilitando o acesso e a proteção de suas informações.

Pensando nas melhores estratégias de gerenciamento de documentos, criamos o Sistema Gerenciar, uma ferramenta totalmente digital que faz o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) com recursos de digitalização de documentos que atendem às exigências legais, incluindo a assinatura digital ou eletrônica (GSign).

Além disso, conta com funcionalidade de otimização de fluxos de trabalho, onde o conceito paperless (sem papel) é facilitado, reduzindo a produção de documentos em suporte físico e aumentando a eficiência no processo de gerenciamento de documentos.

Inclusive, o Sistema Gerenciar conta com possibilidade de integração a outras ferramentas por meio de API. Bem como, recursos para potencializar a segurança das informações, permitindo o controle de permissões de acesso a informações, proteção por senha, restrições de acesso a arquivos, entre outros, para manter as informações importantes da sua empresa muito mais seguras.

Descubra como as soluções do Grupo Gerenciar podem ajudar a sua empresa a gerenciar as informações da maneira correta. Entre em contato conosco agora mesmo e garanta o melhor da tecnologia para seu acervo documental.