Sistema GED: como ele pode ajudar na redução de custos nas empresas?

Os documentos são peças fundamentais para o bom funcionamento de uma empresa ou negócio, pois são eles que carregam o registro de todas as informações necessárias para a sua administração. Eles ajudam a registrar as operações financeiras, as transações comerciais, os contratos firmados, as obrigações fiscais, os direitos e deveres dos funcionários, entre outras informações importantes.

Além disso, os documentos são essenciais para garantir a transparência e a legalidade das ações realizadas pela empresa, permitindo que ela cumpra com suas obrigações legais e regulatórias. Inclusive, eles ajudam na tomada de decisões estratégicas, pois oferecem dados e informações precisas para a análise e a avaliação de possíveis cenários.

No entanto, com a evolução tecnológica, produzir e manusear esses registros em papel estão se tornando em processos cada vez mais ultrapassados, apresentando diversas desvantagens para as empresas que ainda os utilizam, já que administrar esses arquivos em papel pode ser burocrático, caro e demorado diante de um cenário marcado por intensos esforços e investimentos rumo a sonhada transformação digital.

Diante disso, é fundamental que os documentos sejam gerenciados de forma adequada e precisa, garantindo sua integridade, segurança e fácil acesso, evitando retrabalhos e proporcionando redução de custos.

E, para isso, as empresas têm adotado soluções de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), que trazem diversas vantagens em relação ao uso de documentos em papel. Proporcionando melhor armazenamento, gerenciamento e recuperação de documentos, facilitando o acesso às informações e reduzindo custos operacionais.

Entenda mais sobre como o sistema GED pode ajudar na redução de custos nas empresas, suas vantagens, os tipos de documentos que podem ser gerenciados e os recursos essenciais que esta solução oferece para transformar o seu negócio.

Afinal, o que é GED?

GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, e é formado por um conjunto de tecnologias e técnicas que visam a gestão eficiente de documentos de forma eletrônica. Um Sistema GED tem como objetivo principal auxiliar na organização e na gestão dos documentos de uma empresa, eliminando o uso de papel e promovendo uma gestão mais sustentável e eficiente.

Por meio dessa solução, os documentos ficam disponíveis em um ambiente digital, possibilitando que as equipes de trabalho tenham acesso rápido, em qualquer lugar e a qualquer momento, sem a necessidade de estar fisicamente presente na empresa. Além disso, o GED oferece recursos para indexação, pesquisa, controle de versões, colaboração e segurança dos documentos.

O uso do Sistema GED tem se tornado cada vez mais comum em empresas de todos os portes e segmentos, que buscam a modernização de seus processos e a redução de custos. Com essa tecnologia, é possível otimizar processos, aumentar a produtividade e melhorar a eficiência da gestão de documentos de uma empresa.

Quais são as vantagens do GED e como ele ajuda na redução de custos?

Como já citamos, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) pode proporcionar diversas vantagens e ainda reduzir custos em uma empresa de diversas maneiras. Algumas delas são:

Redução de espaço físico: com um GED, os documentos podem ser armazenados digitalmente, o que elimina a necessidade de espaços físicos para armazenamento de arquivos em papel. Isso pode reduzir custos com aluguel, compra ou manutenção de arquivos e prateleiras e o aproveitamento do local anteriormente destinado ao acervo para atividades rentáveis aos negócios.

Redução de custos com impressão: ao armazenar documentos eletronicamente, a necessidade de impressão é reduzida ou até eliminada. Isso gera uma drástica diminuição dos gastos com toners, papel, impressoras e manutenção.

Redução de custos com transporte e logística: uma solução GED permite que os documentos sejam acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, desde que disponha de conexão à internet. Isso significa que é possível eliminar a necessidade de transportar documentos físicos de um lugar para outro, o que pode diminuir os gastos com transporte e logística.

Aumento da eficiência: um sistema GED permite que os documentos sejam organizados e acessados de maneira mais rápida e fácil do que os tradicionais controles de arquivamento em papel por planilhas, uma vez os arquivos podem ser facilmente localizados por meio de buscas por palavras-chave, datas, nomes ou outros critérios. Isso pode aumentar a eficiência e produtividade dos funcionários, focando em atividades que geram resultados, reduzindo o tempo gasto procurando documentos.

Redução de erros e retrabalho: com um sistema GED, é possível configurar fluxos de trabalho e permissões de acesso para garantir que os documentos tramitem de maneira digital e sejam acessados apenas por pessoas autorizadas. Isso reduz a ocorrência de erros e retrabalho, que podem gerar custos adicionais.

Redução de custos com conformidade regulatória: o GED permite que as empresas se adequem mais facilmente às regulamentações e leis que exigem o armazenamento e proteção de documentos. Além disso, a eficiência de um sistema pode ajudar em um processo de auditoria ou fiscalização. Isso pode eliminar os custos associados a multas e sanções.

Maior segurança: documentos em papel estão sujeitos a danos pela ação do tempo, umidade, calor, fogo, agentes químicos e biológicos (como insetos e fungos), entre outros fatores. Com um sistema GED os documentos são incorporados ao meio digital e seu acesso pode ser controlado por meio de permissões e senhas, garantindo a segurança e a privacidade das informações. Eliminando os custos com cópias ou reimpressão de documentos importantes, que podem resultar em prejuízos significativos para a empresa, tanto em termos financeiros quanto em relação à reputação.

A longo prazo, esses custos podem ser significativos e impactar diretamente o orçamento da empresa. Por isso, investir em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode ser a chave para o sucesso da administração do seu negócio.

Que tipos de documentos você pode gerenciar por meio de um sistema GED?

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) pode controlar os mais diversos tipos documentais de uma empresa, como contratos, acordos, políticas internas, faturas, recibos, notas fiscais, formulários, relatórios, correspondências, entre outros.

Todos esses documentos podem ser digitalizados ou inseridos no sistema, e armazenados em formato eletrônico, permitindo que a equipe acesse e compartilhe as informações de forma mais rápida e eficiente.

O sistema pode ser personalizado conforme as necessidades de cada empresa, o que o torna uma ferramenta flexível e útil para a gestão documental. Os dados serão devidamente indexados no sistema por meio de metadados uteis que facilitarão o acesso e rastreio dessas informações.

Quais os recursos essenciais de um sistema GED?

Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) pode oferecer diversos recursos para facilitar a gestão documental e garantir os benefícios aqui citados. Entre esses recursos, podemos destacar os principais:

• Digitalização e captura de documentos: possibilita converter os documentos em papel em formato digital por meio do uso de scanners ou importar diretamente para o sistema GED. Assim os arquivos são automaticamente armazenados de forma eletrônica, permitindo uma gestão mais eficiente e sustentável.
• Indexação: é a atribuição de metadados ou palavras-chave aos documentos digitais, para que possam ser facilmente recuperados e encontrados em uma pesquisa dentro do sistema GED. Isso permite uma organização mais eficiente e uma busca mais rápida e precisa dos documentos, tornando mais fácil para os usuários localizarem e acessarem as informações necessárias.
• Armazenamento seguro: um bom Sistema GED deve oferecer armazenamento seguro dos arquivos de forma que possam ser facilmente acessados e preservados. A segurança também envolve backups regulares, criptografia de dados e controle de acesso, garantindo que somente pessoas autorizadas acessem as informações.
• Acesso e recuperação de informações: permite que os usuários pesquisem e encontrem documentos específicos com rapidez e facilidade. E, pode ser aprimorado por meio do uso de filtros de pesquisa, pesquisa de texto completo e outras ferramentas de pesquisa avançadas.
• Controle de acesso: utilizado para garantir que somente as pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos. Isso é feito por meio de autenticação de usuário, autorização de acesso e atribuição de permissões, garantindo maior segurança as informações armazenadas no sistema.
• Assinatura digital ou eletrônica: um sistema GED também pode oferecer recursos avançados como assinaturas eletrônicas, que permitem a validação e autenticação de documentos de forma segura e legalmente válida, garantindo a identidade do signatário e a integridade do documento. Essa tecnologia permite a eliminação de processos manuais de assinatura, agilizando a tramitação de documentos e reduzindo custos.
• Automação de fluxos de trabalho: criação de fluxo de atividades digitais, no qual cada etapa é atribuída a um ou mais usuários responsáveis por executá-la dentro do sistema GED. O objetivo é otimizar as rotinas de trabalho, minimizar erros, retrabalhos e tempo de execução das tarefas. Além disso, a automação de fluxos de trabalho permite monitorar o andamento do processo, identificar gargalos, medir o desempenho dos colaboradores e promover a colaboração e a transparência na empresa.

• Integração com outros sistemas: possibilidade de conectar e trocar informações com outros sistemas usados por uma empresa. Isso permite que os dados, informações e documentos sejam compartilhados de forma mais eficiente e segura, reduzindo erros e aumentando a eficiência operacional. A integração do Sistema GED a outras tecnologias corporativas também permite a automatização de processos e fluxos de trabalho, reduzindo a necessidade de intervenção manual.

Todos esses recursos ajudam a aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional das empresas, tornando a gestão de documentos mais fácil e segura.

Conheça o Sistema GED Gerenciar

O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) oferece uma série de recursos e vantagens para as empresas que buscam otimizar seus processos, reduzir custos e melhorar a eficiência da gestão documental. Em um cenário em que a competitividade empresarial exige agilidade, eficiência e sustentabilidade, investir em um sistema GED pode ser um diferencial indispensável.

Pensando nisso, o Grupo Gerenciar desenvolveu o Sistema Gerenciar com ferramentas completas para o gerenciamento de documentos e processos de trabalho. Uma plataforma segura e eficiente, com ferramentas de digitalização, gerenciamento eletrônico de documentos (GED), fluxo de trabalho digital, assinatura eletrônica e digital, e integração com outras ferramentas por meio de API.

Transforme a gestão de documentos da sua empresa e aumente a eficiência dos seus processos com o Sistema Gerenciar. Entre em contato conosco e descubra como nossa solução pode ajudar a simplificar a gestão do seu acervo documental e reduzir custos, além de oferecer segurança e facilidade no acesso às informações.