Gestão de documentos paperless: o que é e como implementar na sua empresa?

O mundo dos negócios está em constante evolução, e com isso, novas formas de gerenciar e organizar informações surgem a todo momento. Você já parou para pensar em como o cenário corporativo mudou ao longo dos anos?

Até pouco tempo atrás, pilhas de papel, pastas e arquivos ocupavam enormes espaços nos escritórios, tornando a busca por informações um verdadeiro desafio. Mas, graças à tecnologia e à transformação digital, esse cenário está mudando radicalmente. Empresas estão adotando uma abordagem mais sustentável, eficiente e segura para lidar com seus documentos.

E nesse contexto, a tendência é a gestão documental paperless ganhar cada vez mais espaço nas empresas. Ao abraçar este novo conceito no gerenciamento de seus documentos, as organizações encontram um novo universo de possibilidades que transformam de forma definitiva e positiva suas rotinas de negócio.

Mas o que é paperless? Como a transformação digital contribui para a eliminação do papel? Como fazer a transição do papel para o digital e ter uma gestão de documentos paperless? Quais os benefícios de um escritório sem papel? E como o Sistema Gerenciar pode te ajudar nessa jornada?

Neste artigo, vamos responder essas e outras perguntas sobre a gestão de documentos paperless. Acompanhe!

O que é paperless?

Imagine um ambiente de trabalho livre de papel, onde todos os documentos são armazenados, compartilhados e gerenciados de forma digital. Essa é a essência do conceito “paperless”, ou seja, sem papel.

Ser paperless significa eliminar a dependência de documentos físicos e adotar uma cultura organizacional voltada para o uso inteligente da tecnologia, como digitalizar, armazenar e gerenciar todos os arquivos eletronicamente. É uma abordagem que busca reduzir a papelada, simplificar os processos e promover uma gestão mais eficiente dos documentos e informações.

Nesse cenário, todas as informações são acessadas por meio de dispositivos eletrônicos, como computadores, tablets ou smartphones, permitindo um acesso rápido e fácil aos documentos, estejam eles armazenados na nuvem ou em servidores internos da empresa.

A abordagem paperless traz uma série de benefícios para as empresas, como a redução de custos com impressão, armazenamento físico e transporte de documentos. Além disso, ela contribui para a sustentabilidade, evitando o desperdício de papel e o impacto ambiental associado à sua produção.

No entanto, ser uma empresa paperless vai além de reduzir o uso de papel. É uma mudança de cultura, onde a simplicidade, a segurança e a organização ganham destaque, impulsionando a produtividade e estimulando a empresa para o futuro da gestão documental.

Como a transformação digital contribui para a eliminação do papel?

A transformação digital é um fenômeno que afeta todos os setores da sociedade, trazendo mudanças significativas na forma como as pessoas se comunicam, se informam, se divertem, se educam e se relacionam com as organizações.

A transformação digital é um processo abrangente e contínuo em que as empresas utilizam tecnologias digitais para incentivar mudanças significativas em suas operações, estratégias e modelos de negócios. Nesse contexto, a eliminação do papel é uma consequência natural da transformação digital na gestão de documentos, pois as tecnologias digitais oferecem de modo geral diversas vantagens em relação ao papel.

Através da digitalização de processos e documentos, a transformação digital permite que as empresas reduzam significativamente sua dependência de documentos físicos. Isso é alcançado por meio da adoção de soluções tecnológicas que facilitam a captura, armazenamento e gerenciamento de documentos eletronicamente.

Uma das principais ferramentas nesse processo é o uso de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), que permitem digitalizar, organizar e armazenar documentos em formatos eletrônicos. Além disso, a implementação de assinaturas digitais e eletrônicas permitem eliminar a necessidade de imprimir, transportar e assinar documentos fisicamente.

A transformação digital também promove a automação de processos, substituindo tarefas manuais e baseadas em papel por fluxos de trabalho digitais. Isso reduz erros, agiliza os processos e aumenta a eficiência geral da empresa.

Fazer a gestão de documentos paperless faz parte da transformação digital, além de mudanças tecnológicas, ela envolve uma mudança cultural dentro da empresa, abraçando a mentalidade de descobertas, agilidade e adaptação às mudanças. É um movimento que impacta todas as áreas e níveis hierárquicos da organização, buscando uma visão mais estratégica para o futuro.

Como fazer a transição do papel para o digital e ter uma gestão de documentos paperless?

A transição do papel para o digital de modo a alcançar o status de paperless não é um processo simples e instantâneo, requer planejamento, estratégia e comprometimento por parte da empresa. Por isso, trouxemos aqui algumas etapas importantes para realizar essa transição de maneira eficiente:

• Avalie sua situação atual: O primeiro passo é fazer um diagnóstico da sua situação atual em relação ao uso do papel em sua empresa. Quantos documentos em papel você tem? Onde eles estão armazenados? Como eles são organizados? Quem tem acesso a eles? Por quanto tempo eles devem ser guardados? Quanto custa manter esse acervo? A análise dessas perguntas vai te ajudar a ter uma visão clara do seu cenário atual e a identificar os pontos críticos que precisam ser melhorados.
• Digitalize seus documentos: A digitalização é o segundo passo para eliminar o papel. Utilize scanners ou serviços de digitalização para converter seus documentos em formato eletrônico. Organize-os de forma lógica e estabeleça um sistema de arquivamento digital eficiente. Esse processo pode ser feito internamente ou terceirizado, dependendo do volume e da complexidade dos documentos. Ao digitalizar os documentos, é importante seguir alguns critérios de qualidade, tais como: escolher um formato adequado para cada tipo de documento (PDF, JPG, DOC, etc.); garantir uma boa resolução e nitidez da imagem; nomear os arquivos de forma padronizada e descritiva; indexar os arquivos com palavras-chave ou metadados que facilitem sua busca posteriormente.
• Utilize um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED): Implemente um GED para organizar, armazenar e gerenciar seus documentos digitais, esse é o terceiro passo. Certifique-se de que a solução escolhida ofereça recursos essenciais, como armazenamento seguro em nuvem para facilitar a mobilidade dos processos, acesso restrito com padrões de segurança e criptografia, indexação eficiente, opções de busca rápida e integração eficiente com outras ferramentas.
• Adote a assinatura digital e eletrônica: Elimine a necessidade de imprimir, assinar e digitalizar documentos. O quarto passo é adotar a assinatura digital e eletrônica. Essa tecnologia garante a validade jurídica dos documentos, agiliza processos e aumenta a segurança das transações, eliminando o uso de papel nas rotinas e facilitando a gestão de documentos paperless.
• Estabeleça fluxos de trabalho digitais: Automatize tarefas e crie fluxos de trabalho digitais para agilizar processos. Utilize ferramentas de automação para encaminhar documentos, atribuir tarefas e acompanhar o progresso das atividades.
• Eduque e treine sua equipe: A transição para o digital requer uma mudança cultural e o engajamento de todos os colaboradores. Invista em treinamentos para que eles compreendam os benefícios da gestão de documentos paperless, saibam como utilizar as novas ferramentas e adotem novas práticas de trabalho.
• Monitore e aprimore: Acompanhe a adoção do novo sistema e faça ajustes conforme necessário. Monitore o desempenho da equipe e busque feedback para identificar possíveis melhorias.

Realizar a transição do papel para o digital e adotar uma gestão documental paperless é um investimento que traz diversos benefícios. Lembre-se que essa transição é um processo contínuo, e a colaboração e engajamento de toda a equipe são fundamentais para o sucesso dessa mudança. Mas, com uma abordagem estratégica e o apoio de tecnologias adequadas, sua empresa estará preparada para enfrentar os desafios e colher os benefícios dessa transformação.

Quais os benefícios de um escritório sem papel?

Agora, você já deve ter a ideia de como é um escritório sem pilhas de papel, sem armários repletos de pastas e sem a necessidade constante de imprimir, copiar ou arquivar documentos. A gestão documental paperless, ou sem papel, é uma abordagem que traz inúmeros benefícios para as empresas, como já citamos. Aqui estão os principais deles:

• Organização e economia de espaço: A gestão de documentos paperless permite categorizar, organizar e armazenar arquivos de forma estruturada. Isso elimina a necessidade de espaços físicos para armazenamento, liberando espaço significativo em seu escritório e reduzindo custos com arquivo físico.
• Eficiência operacional: Com documentos digitais, você pode pesquisar, compartilhar e acessar informações de forma rápida e fácil. Não há mais necessidade de procurar manualmente em pilhas de papel ou solicitar documentos de outros departamentos. Tudo está ao alcance de alguns cliques.
• Redução de custos: Ao adotar um escritório sem papel, você economiza em papel, impressão, cópias, armazenamento físico e despesas relacionadas. Além disso, há redução nos custos logísticos para envio de documentos físicos e deslocamentos.
• Sustentabilidade ambiental: A redução do uso de papel contribui para a preservação do meio ambiente. Menos árvores são cortadas, menos energia é consumida na produção e transporte de papel, e menos resíduos são gerados. Adotar uma gestão documental paperless é um passo importante para a sustentabilidade.
• Flexibilidade e Mobilidade: O acesso aos documentos digitais pode ser feito de qualquer lugar, a qualquer hora, através de dispositivos móveis ou computadores. Isso permite que colaboradores tenham maior flexibilidade para trabalhar remotamente, sem perder a produtividade.
• Segurança dos documentos: Os documentos digitais podem ser protegidos com criptografia, senhas e controles de acesso, garantindo a segurança das informações. Além disso, é possível fazer backup regularmente, minimizando o risco de perda ou danos aos documentos.
• Conformidade regulatória: Muitas empresas precisam seguir regulamentações e normas relacionadas à gestão documental. O escritório sem papel facilita o cumprimento dessas obrigações, permitindo um melhor controle, rastreamento e auditoria dos documentos.
• Melhoria na experiência do cliente: Com documentos digitalizados e processos mais ágeis, a empresa pode oferecer uma experiência mais eficiente e satisfatória ao cliente, melhorando a reputação da marca.

Como já dito, a transição para um escritório sem papel requer planejamento, adoção de tecnologias adequadas e mudança cultural na empresa. No entanto, os benefícios são significativos e duradouros. Ao adotar o paperless, sua empresa promove uma forma mais inteligente, competitiva e moderna de gerir documentos.

Tenha uma gestão documental paperless com o Sistema Gerenciar

Agora que você entendeu mais sobre o conceito paperless e seus benefícios, imagine poder transformar os processos da sua empresa.

Compreendemos os desafios enfrentados pelas empresas na gestão de documentos físicos e, como especialistas em gerenciamento, desenvolvemos o Sistema Gerenciar, uma solução completa para impulsionar a transição paperless em seus negócios e rotinas de trabalho.

Com o Sistema Gerenciar, você pode digitalizar, armazenar e gerenciar todos os seus documentos de forma eletrônica. Ele oferece recursos avançados de digitalização, permitindo que você converta seus documentos físicos em formatos digitais de alta qualidade. Dessa forma, você elimina a dependência do papel e cria um ambiente mais sustentável, com total controle e segurança.

Além disso, o Sistema Gerenciar oferece o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), onde você pode organizar e categorizar seus documentos de forma intuitiva. Com apenas alguns cliques, você pode localizar documentos importantes, compartilhá-los com sua equipe e garantir que todos tenham acesso rápido e seguro às informações necessárias.

O fluxo de trabalho digital (workflow) também é uma parte fundamental do Sistema Gerenciar. Com ele, você pode ter fluxos de trabalho personalizados para automatizar tarefas, como aprovações, revisões e assinaturas digitais. Isso agiliza os processos internos, elimina atrasos e garante uma maior eficiência operacional.

O Sistema Gerenciar ainda oferece recursos avançados de segurança para proteger seus documentos digitais. Criptografia, autenticação e controle de acesso garantem que apenas as pessoas autorizadas possam visualizar e modificar os documentos, mantendo a confidencialidade e a integridade das informações.

Além de facilitar a organização e o compartilhamento de documentos, o Sistema Gerenciar promove a redução de custos operacionais, eliminação de erros e retrabalhos, e contribui para uma gestão sustentável e ecologicamente consciente.

E aí, o que falta para sua empresa ser mais digital e eliminar o papel dos processos? Desperte o potencial da sua empresa com uma gestão documental paperless. Conte com nossa expertise para implementar com sucesso essa transformação digital e elevar sua empresa ao próximo nível de eficiência e competitividade. Simplifique, modernize e amplie suas possibilidades com o Sistema Gerenciar. Entre em contato conosco agora mesmo e saiba mais.