Documento Digital e Documento Digitalizado: Qual a Diferença?

Por décadas, o ambiente corporativo foi dominado por pilhas de documentos físicos, ocupando salas e exigindo espaço para armazenamento. No entanto, à medida que avançamos para a era digital, a necessidade de mudança se torna cada vez mais clara. Os documentos impressos, antes considerados fundamentais, estão perdendo espaço para os documentos digitais e documentos digitalizados.

Essa mudança dos documentos físicos para os digitais não é apenas uma mudança de formato. É uma alteração estratégica que modifica como as companhias operam, colaboram e inovam.

Os documentos físicos, que antes eram a base da documentação empresarial, enfrentam diversos obstáculos, incluindo a perda, a deterioração e a dificuldade de acesso e compartilhamento. A transição para documentos digitais e digitalizados se revelou uma solução completa e estratégica, que vem impulsionando a produtividade, a colaboração e a inovação nas relações e atividades organizacionais.

Embora os termos “Documento Digital” e “Documento Digitalizado” sejam semelhantes, compreender suas diferenças é crucial para uma utilização otimizada e estratégica.

Neste artigo, vamos explorar essas diferenças, discutir sua validade jurídica e destacar os benefícios gerados por um gerenciamento eficiente neste novo cenário digital.

O que é um documento digital e quais suas características?

Ao tratarmos de documentos digitais, é crucial distinguir entre dois conceitos que frequentemente se misturam no universo eletrônico: o “documento digital” e o “nato digital”. Enquanto ambos se enquadram na esfera eletrônica, suas origens e características fundamentais apresentam variações significativas.

No entanto, vamos nos deter sobre o termo “documento digital”, que é usado para se referir a documentos “nato digitais”, que são criados e gerados exclusivamente em meio digital, sem qualquer relação física. Estes são criados diretamente em formato eletrônico, por diferentes softwares. Sua principal característica é a sua origem totalmente eletrônica, o que elimina a necessidade de conversões a partir de formatos físicos.

Alguns exemplos de documentos nato digitais são as mensagens de e-mail, os contratos eletrônicos assinados de forma digital, os registros em bancos de dados, dentre outros. A sua composição eletrônica lhes confere características singulares, tais como, maior facilidade no uso, compartilhamento e conservação.

Ao surgirem no ambiente digital, esses documentos incorporam de maneira natural os benefícios oferecidos pelo mundo eletrônico, destacando-se pela flexibilidade e variedade proporcionadas pela tecnologia.

O que é um Documento Digitalizado?

Um documento digitalizado também é considerado um documento digital, porém a diferença está na sua origem.

Enquanto o documento nato digital emerge diretamente no ambiente eletrônico, sem ter uma contraparte física, o documento digitalizado carrega consigo a história de uma transformação.

Ele é o resultado de uma conversão de um documento físico, em papel, para a sua representação no formato digital. Esse procedimento, conhecido como digitalização, envolve a captura da imagem ou conteúdo do documento físico por meio de tecnologias como scanners, transformando-o em dados binários compreensíveis por sistemas computacionais.

As características distintas do documento digitalizado estão profundamente ligadas à sua origem física. Enquanto mantém a aparência e o conteúdo do original, sua representação captada em ambiente digital permite uma série de vantagens, como a facilidade de armazenamento, compartilhamento e busca, quando comparado ao formato físico.

Diferentemente do documento nato digital, o documento digitalizado pode ser entendido como uma ponte entre o mundo analógico e o eletrônico. Ele preserva informações que anteriormente só existiam em formato físico, permitindo sua inserção e integração no vasto cenário da documentação digital. São exemplos claros de documentos digitalizados aqueles provenientes de arquivos históricos, contratos físicos (assinados de forma manuscrita) transformados em versões eletrônicas e fotografias passam por um processo de conversão.

Validade Jurídica dos Documentos Digitais e Digitalizados

No cenário jurídico brasileiro, tanto os documentos digitais quanto os digitalizados são respaldados por regulamentações específicas que conferem validade e aceitação legal. Vamos explorar a validade jurídica de cada categoria, destacando os pontos essenciais.

• Documentos Nato Digitais:

No cenário legal brasileiro, a Lei nº 14.063/2020 trouxe avanços significativos ao reconhecer a equivalência funcional das assinaturas entre documentos físicos e digitais, estabelecendo diretrizes que legitimam a utilização de tecnologias para sua criação, assinatura e armazenamento. Adicionalmente, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 estabelece a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) como base para a validade jurídica dos documentos eletrônicos e das assinaturas digitais no país.

No contexto legal, os documentos nato digitais, gerados exclusivamente em meio eletrônico, encontram respaldo para sua validade por meio da assinatura digital baseada na ICP-Brasil. Essa assinatura, certificada por Autoridade Certificadora credenciada, garante autenticidade, integridade e identificação inequívoca do signatário.

A legislação também sugere a criação de metadados que enriquecem o contexto do documento, proporcionando rastreabilidade ao longo do tempo. A conformidade com esses requisitos legais, aliada à assinatura digital, confere robustez à validade jurídica dos documentos nato digitais na sociedade brasileiro.

• Documentos Digitalizados:

O Decreto nº 10.278/2020 desempenha um papel central ao regulamentar a digitalização de documentos, assegurando que esses documentos produzam os mesmos efeitos legais que seus equivalentes físicos. Ele estabelece critérios técnicos e requisitos para garantir a validade legal dos documentos digitalizados.

Para esses documentos, a assinatura digital com certificação no padrão da ICP-Brasil é fundamental. Essa medida, aliada aos metadados obrigatórios, reforça a segurança jurídica, assemelhando o documento digitalizado ao documento físico em termos de validade perante a lei, proporcionando autenticidade e rastreabilidade ao processo de digitalização.

Essencialmente, tanto para documentos nato digitais quanto para os digitalizados, a aderência às normativas legais é primordial. O cumprimento rigoroso dessas regulamentações garante a segurança e aceitação desses documentos em âmbitos jurídicos, consolidando a transição para uma gestão eficiente e confiável no contexto digital brasileiro.

Vantagens da gestão eletrônica de documentos digitais e digitalizados

A gestão eletrônica de documentos emerge como um alicerce essencial para otimizar as operações e a organização das empresas. Dentro desse contexto, o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) desempenha um papel crucial, proporcionando vantagens tanto para documentos nato digitais quanto para documentos digitalizados. Esse conjunto de benefícios visa potencializar a eficiência, a segurança e a acessibilidade na administração documental, representando um avanço significativo no cenário empresarial moderno. Confira os principais benefícios desse sistema:

1. Centralização e Organização:

Um GED permite a centralização de todos os documentos, independentemente de sua forma original, em um único ambiente digital. Isso facilita a organização e o acesso rápido às informações, reduzindo o tempo gasto em buscas manuais e a probabilidade de perda de documentos.

2. Acesso Remoto e Colaboração:

Com o GED, os documentos digitais ou digitalizados podem ser acessados remotamente, permitindo a colaboração entre equipes dispersas geograficamente. Isso agiliza os processos de trabalho, melhora a comunicação e possibilita tomadas de decisão mais rápidas e informadas.

3. Segurança da Informação:

O GED oferece recursos avançados de segurança, como controle de acesso, criptografia e trilhas de auditoria. Isso protege os documentos contra acesso não autorizado, garantindo a confidencialidade e integridade das informações sensíveis.

4. Economia de Espaço e Custos:

Ao eliminar a necessidade de armazenamento físico de documentos e optar pela digitalização, o GED reduz os custos associados à compra, manutenção e espaço físico necessário para arquivos em papel. Isso contribui para uma economia significativa a longo prazo. Além disso, para documentos nato digitais, o GED facilita ainda mais a gestão, promovendo uma administração eficiente e econômica.

5. Conformidade Legal e Regulatória:

Um GED permite o cumprimento das regulamentações legais e padrões de conformidade, armazenando documentos digitais de acordo com requisitos específicos de retenção e disposição. Isso reduz o risco de ilegalidades e resguarda a organização de possíveis ações judiciais.

6. Preservação e Durabilidade:

Documentos digitais e digitalizados gerenciados por um sistema GED estão livres de danos físicos e deterioração e menos sujeitos a perda, garantindo sua preservação a longo prazo. Isso é especialmente importante para documentos históricos ou de valor significativo.

Ao adotar um GED, as organizações podem otimizar seus processos documentais e obter uma vantagem competitiva no ambiente empresarial atual. Esse investimento não apenas moderniza as práticas administrativas de documentos digitais e digitalizados, mas também posiciona as empresas em um patamar mais competitivo, alinhado com as demandas e expectativas da era digital.

Gerencie seus documentos digitais com o Sistema Gerenciar

Agora que compreendemos as particularidades entre documentos nato digitais e digitalizados, torna-se crucial assegurar o gerenciamento adequado desses documentos. Diante desse desafio, o Grupo Gerenciar desenvolveu o Sistema Gerenciar, uma solução abrangente para atender às demandas específicas de ambos os tipos de documentos.

O Sistema Gerenciar é projetado com a flexibilidade necessária para lidar eficientemente tanto com documentos nato digitais quanto com os digitalizados. Para isso ele conta com ferramentas de digitalização (para a captura e conversão do documento físico), e de upload de arquivos digitais que incorpora e mantém as características originais eletrônicas.

Além de oferecer funcionalidades avançadas, como assinatura digital e fluxo de trabalho digital, o Sistema Gerenciar simplifica e aprimora os processos internos relacionados à gestão documental. A inserção de documentos nato digitais e a digitalização de arquivos físicos tornam-se tarefas fluidas e eficazes, oferecendo uma solução única para os desafios contemporâneos da administração documental, reforçando a segurança, autenticidade e eficiência no ciclo de vida documental.

A capacidade de inserir documentos nato digitais e digitalizar arquivos físicos através do mesmo sistema proporciona uma abordagem unificada e eficiente para a administração documental. Isso não apenas simplifica os processos internos, mas também melhora a colaboração, acessibilidade e conformidade com normas e regulamentações.

Faça a transformação digital dos documentos da sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e saiba como o Sistema Gerenciar pode ajudar nessa jornada.